Як ви можете зменшити потік електронних листів у вашій компанії K15t

Як і будь-яка компанія, ми хочемо розробляти хороші продукти та продавати послуги. Для цього нам потрібні ноу-хау, яскравий розум та командний дух, але також можливість зосередитися на ваших завданнях. Ось чому кожна людина замислюється над тим, коли, з ким, як і з якою темою відбувається спілкування: особисто, по телефону чи електронною поштою та використовує всі можливості сучасного спілкування.

Але як щодо більшості компаній? Часто електронний лист спочатку пишеться, не замислюючись про те, чи не короткий телефонний дзвінок може бути ефективнішим. Недарма працівники всього світу скаржаться на потоки електронних листів. Ми не скаржимося. Тому що ми - принаймні внутрішньо - більше не пишемо електронні листи. Чому? Тому що сьогодні є кращі можливості для обміну думками.

Прокляття повені електронних листів

Буквально 20 років тому ділові листи все ще розмовляли, друкували, копіювали, підписували, надсилали та подавали на диктомати. Часто доводилось чекати відповіді кілька днів. Сьогодні важко уявити. Тож не дивно, що електронний лист був таким успішним. Це швидко, недорого, екологічно та практично. Але сьогодні справжній потік електронних листів став прокляттям для багатьох компаній:

  • Кожен працівник отримує в середньому 615 електронних листів на тиждень.
  • Кожен працівник витрачає 15 годин на тиждень, відповідаючи на ці електронні листи.
  • Кожен працівник переглядає електронне повідомлення 36 разів на годину.

Різні дослідження показують, наскільки неефективним стало спілкування за допомогою електронної пошти та як це порушує концентрацію одержувача. Багато програм електронної пошти повідомляють про нове повідомлення візуально чи звуком. Оскільки щодня надходить понад 100 електронних листів, можна уявити, що це відволікання коштує компаніям мільярди доларів.

потік

Джерело: дослідження Atlassian з 2016 року

Вистежуйте непродуктивні електронні листи

Спам-листи навряд чи відіграють роль, оскільки більшість повідомлень, які потрапляють у вхідні, надсилаються внутрішньо. Вони обертаються навколо керованої кількості завдань та проектів, над якими працюють окремі співробітники. Але якщо надійде електронне повідомлення, одержувач може працювати над іншою темою. Якщо повідомлення в якийсь момент знадобиться, його доведеться посилено шукати у вхідній скриньці електронної пошти.

Однак, окрім обговорень та надсилання документів, фактичний потік електронних листів у компаніях обумовлений головним чином великою кількістю непродуктивних електронних листів:

  • Погано продумані списки одержувачів та списки розсилки CC
  • Переспрямування, які надсилаються "лише для інформації"
  • Неуважність на кшталт "На жаль, забув вкладення" або "Що ще забув згадати"

Серію електронних листів можна запобігти лише короткою особистою розмовою.

Але будьте обережні:

Не лише кількість електронних листів постійно збільшується. Крім того, співробітники сидять на засіданнях в середньому більше 15 годин на тиждень - дві третини з них непотрібні, показують дослідження. Рука на серці: у скільки марних зустрічей чи телефонних конференцій ви вже брали участь сьогодні?

Тож це не допомагає. Вам потрібно докопатися до суті проблеми та різко зменшити обсяг електронних листів та нарад, щоб покращити співпрацю.

Використовуйте можливості сучасного спілкування замість електронної пошти

За допомогою засобів сучасного спілкування ми завжди в мережі - в офісі та в дорозі. Це відкриває нам великі можливості - і приватний сектор це показав. Зображення та повідомлення обмінюються, коментують та обговорюють. Є чат та відеодзвінки. Як часто ви пишете електронне повідомлення приватно?

Тільки уявіть, якби у вашій компанії теж було таке:

  • Обмінюйтесь, обговорюйте та коментуйте інформацію інтерактивно (включаючи вбудовані коментарі та @ згадування)
  • Зробіть знання (протоколи, списки Excel, звіти про стан тощо) доступними для всіх учасників проекту
  • Завжди майте найновішу версію, але також і старі версії
  • Ведіть обговорення безпосередньо в документі

Запити та обмін даними за допомогою індивідуальних та групових чатів

Ось хороша новина: є. Платформа Atlassian пропонує різні інструменти для кращої співпраці. Тож електронне повідомлення відходить на другий план самостійно.

Ви працюєте разом над концепціями, посібниками, звітами, статтями для преси та безліччю іншого змісту - паралельно. Ніхто не повинен чекати, поки документ буде затверджений для редагування. Зміни відразу видно кожному. Такі файли, як журнали, звіти про стан, розрахунки, зображення та багато іншого, просто завантажуються. Обговорення можна проводити безпосередньо на документі або в окремій кімнаті чату. Таким чином, ви можете знайти всю інформацію там, де це потрібно, і одночасно зменшити значну частину потоку електронних листів у вашій компанії.

Завдяки Atlassian Confluence ви можете повною мірою скористатися можливостями сучасного спілкування та одночасно зменшити потік електронних листів у вашій компанії.
Також прочитайте наші 5 порад для початківців у Confluence.

Організований сервісний центр замість електронного пінг-понгу

ІТ-відділи живуть цим вже давно: вони думають по-орієнтованому на споживача і керують запитами через систему сервісних центрів, таку як JIRA Service Desk. Ця концепція також може бути корисною для інших служб обслуговування, таких як людські ресурси, маркетинг, бухгалтерія, управління якістю тощо, в яких поштова скринька заповнена широким розмаїттям запитів та інформації:

  • Ви зберігаєте огляд, і жоден запит не втрачається у вашій поштовій скриньці.
  • Запити можуть бути розставлені за пріоритетами та направлені до відповідного процесора.
  • Ви запобігаєте пінг-понгу з питаннями та відповідями, коли запитуєте всю інформацію у формі.

Питання, що часто повторюються, також можна включити до довідкового центру як зону самообслуговування. Ви можете зрозуміти, що це за щоденна потік електронних листів у вашій компанії - запити про поточні форми дорожніх витрат, правила відпусток або проспекти товарів. Оскільки замість того, щоб написати вам електронне повідомлення, колега-пошукач може просто скористатися функцією пошуку та voilà: є відповідь або файл, який ви шукаєте.

Таким чином, ви не тільки зменшили потік електронних листів, але й значно збільшили внутрішнє задоволення споживачів.