Контрольний список. Будинок подій Бонно. 1 фаза концепції. Контрольний список Bonnot s Event House 1 Планування, організація та проведення заходів
1 Контрольний список Bonnot s Event House 1 Етап концепції Розробіть концепцію заходу Якої мети ми хочемо досягти за допомогою заходу? До якої цільової групи ми хочемо звернутися? Тип заходу (захід замовника, захід працівника, загальні збори, ярмарок, ювілей тощо) Чи маємо ми достатньо потенціалу/персоналу для реалізації без агентства? Чи маємо ми необхідні технічні ноу-хау для професійного впровадження? Яке агентство подій має підтримати нас у реалізації? Список адрес Цільова група Адреса список преса/ЗМІ Визначте кількість гостей/учасників Визначте дату, тривалість та місце події (увага: враховуйте час збирання та демонтажу!) Де і коли має відбутися подія? Підготуйте приблизний бюджет Модерація/розваги Оздоблення (концепція/тема кімнати) Технологія організації харчування Внутрішні витрати на харчування Виробництво Запрошення Місце проживання Нічліг Трансфер (подорожі, транспорт) Особисті роздачі Зв'язок з подією (заявка на подію, запрошення тощо) Контрольний список Bonnot s Event House 1
2 Розклад для всієї організації заходу Визначення змісту програми Планування, виготовлення, відправлення запрошень Підтвердження, включаючи програму, опис маршруту, дрес-код, транспорт тощо. Підготувати презентаційні документи Підготувати PR-документи Документи-учасники Створити роздачі списку гостей/списку ЗМІ Підготувати теги імен, при необхідності призначити квитки 2 Визначення розкладу програми Доповідачі/модератори визначають сценарій, час висвітлення дидактики та драматургії, кінець шоу або музичні особливості Контрольний список визначних пам'яток Bonnot's Event House 2
3 3 Інфраструктура місця/кімнати Чи пропонує вона достатньо місця для бажаної кількості учасників? Чи пропонує він достатньо допоміжних кімнат, секретаріату, гардеробу для спікерів/художників, а також для працівників прес-служби. Чи легко дістатися до громадського транспорту? Трансфер? (Місце для повороту для автобусів?) Сусіди (викиди шуму та бруду) Доступ для людей з обмеженими фізичними можливостями Для наметів та інших незвичних місць Опалювальне обладнання/кондиціонер Вентиляція Санітарні приміщення Знаки аварійного виходу Технічна інфраструктура (світло, звук, відео тощо) Особливості кімнати для проведення заходів Висота кімнати Ширина кімнати Плани чи ескізи приміщення Оптичні перешкоди в залі (наприклад, колони тощо) Сидіння, меблі, сцена, роздільники кімнати тощо? Вимоги до простору для технологій Підключення живлення/вимоги до живлення Місце для зберігання порожніх приміщень (інфраструктура та технології) Інфраструктура/меблі Барні столи Шведські столи Обідні столи Стільці Lounge/bar Гардероб Контрольний список Bonnot s Event House 3
4 4 Кейтеринг Концепція кейтерингу (сервіс, фуршет, теми, реалізація) Кейтерінг для налаштування та демонтажу днів (персонал) Привітальний напій Перерва напої Обідня вечеря Ліжко mumpfeli (шоколад на подушці, вітальна картка) Дотримуйтесь дієт/спеціальних запитів меню (м'ясо/вегі) Кейтеринг зовнішнім персоналом 5 Прикраса Оренда рослин Прапори Гобо (проекції логотипів) Килим Оздоблення столу Тематичні прикраси Теми Зображення або відеопроекції Контрольний список Bonnot s Event House 4
5 6 Логістика Побудова телефонних списків для екіпажу Етикетки з логотипом (брендинг) Вуличні вивіски (маршрут до заходу) Вивіска для місцевості (стоянка, в будівлі, зал) Оздоблення, дизайн сцен, технологія громадського харчування Місця для паркування для збірки та доставки Привід Місця для паркування для гостей/учасників Місця для паркування для людей з обмеженими можливостями Транспорт з/до аеропорту, залізничного вокзалу та ін. Стійка реєстрації гостей в готелі: стійка реєстрації, кабінка з інформацією про подарунки Санітарні приміщення вкл
6 7 Дрес-код персоналу (власні та зовнішні співробітники) Індивідуальна інформація/інструктаж з нагоди присутнього екіпажу Поведінка, інструкції в надзвичайних ситуаціях Адреса та телефонні списки Планування персоналу (крім технічного персоналу) Керівники проектів Художники/художники Безпека Медичні перекладачі Бігуни Декоратори Пожежна команда (пожежна варта) -Послуги гардеробу в екіпажі/на виклик Підтримка VIP Модератори Хостеси Кейтеринг Водії Фотографи Підтримка стоянки Телефонна служба Контроль входу/виходу Підтримка виконавців Контрольний список Bonnot s Event House 6
7 8 Юридичні питання та дозволи Уточніть правила дорожнього руху в муніципалітеті/міській поліції Дозволи на нічне водіння Будь-які дозволи на будівництво (трибуни тощо) Повідомте владі про збори (податок на квитки) Дозволи на роботу для художників, включаючи будь-який податок, який утримується, авторські права (SUISA тощо) Подовження (місцева година міліції) Страхування (транспорт, відповідальність, Крадіжки та ін.) 9 Маршрути евакуації та аварійні виходи (повідомити, позначити) та прийняття пожежною поліцією Статистика будинків під час зупинки Доступ для пожежної частини та швидкої допомоги Захист від шуму Аварійна аптека, самарянка, перша допомога, лікар невідкладної допомоги тощо. Охорона, контроль входу тощо. 7-й