Метод ALPS За допомогою цього методу ви краще структуруєте свій робочий день - і можете зробити більше

Ще один ранок, ще одна купа завдань на столі. Просто починайте з І як все ефективно працює? Метод ALPEN допомагає структурувати робочий день. Ось як це працює.

визначення: Що таке метод ALPEN?

Звучить як гори, але це не має нічого спільного: метод ALPEN - це техніка управління часом, за допомогою якої ви плануєте свій робочий день та оптимізуєте свій спосіб роботи. Букви A-L-P-E-N означають окремі кроки, за допомогою яких ви складаєте щоденний план:

А.запишіть завдання
Л.оцінити довжину
План у буферному часі
E.приймати рішення
остаточний огляд

Як підприємці можуть використовувати метод ALPEN?

Лотар Сейверт, експерт з управління часом та винахідник методу, рекомендує створити план на наступний робочий день напередодні, незадовго до кінця дня. "Це займає чищення зубів, може, п'ять хвилин", - говорить Сейверт. Сам він щодня застосовує метод ALPEN.

Сейверт не радить складати щоденний графік на початку роботи, оскільки перші дзвінки, електронні листи або працівники вранці можуть заважати - і планування змішується.

Де і як ви записуєте свій щоденний графік, вирішувати вам - будь то вільна колекція нотаток, аналоговий чи цифровий календар. Головне, запишіть, коли ви хочете вирішити завдання, і скільки часу плануєте їх виконувати.

Ось як працюють окремі етапи методу ALPEN:

A - Запишіть завдання, заходи та призначення

Запишіть все, що вам потрібно зробити наступного дня: проведення нарад, підготовка презентацій, здійснення важливих телефонних дзвінків або вихід на вечерю з діловими партнерами. Завдання, які ви не могли виконати напередодні, також входять до списку справ.

L - оцініть тривалість завдань

Після кожного завдання запишіть, скільки часу на це ви дозволяєте. "Це не повинно бути хвилинним плануванням", - говорить Сейверт. "Але ми часто суттєво недооцінюємо, скільки часу щось триває, і це створює стрес у нас".

Ваш власний графік роботи гарантує, що ви працюєте більш концентровано і що вас не легко відволікати - зрештою, ви хочете дотримуватися своїх особистих термінів.

P - час буфера

Іноді ви в кінцевому підсумку займаєтеся завданням довшим, ніж було заплановано спочатку. Ви спілкуєтесь із співробітником за кавою, або терміновий телефонний дзвінок відкидає вас від уваги. Тому, створюючи свій щоденний графік, ви повинні врахувати щедрі розслаблення. Сейверт рекомендує планувати лише близько 50-60 відсотків робочого дня із завданнями та призначеннями. Решта часу відводиться на непередбачені події та завдання, над якими ви працюєте довше запланованого.

Щоденний буферний час від 40 до 50 відсотків слід знову розділити, радить Сейверт: половина часу стосується суто професійних справ, таких як дзвінки та позапланові зустрічі, інша половина - для соціальних заходів, таких як кава-брейки, розмови з працівниками або кілька хвилин лише на себе.

Е - приймати рішення

"Ми, як правило, пакуємо занадто багато завдань за один день", - говорить експерт з управління часом. Тому вам слід визначити пріоритети та подумати: Які завдання особливо важливі? Які з них я можу зробити післязавтра чи наступного тижня? Які завдання я можу доручити працівникам? Те, що сьогодні ви не можете зробити, відкладіть на інший день.

Якщо вам важко визначити пріоритети, можуть допомогти інші методи управління часом: аналіз ABC, наприклад, або принцип Ейзенхауера, за допомогою якого ви сортуєте завдання за важливістю та терміновістю. Або принцип Парето, який допомагає працювати ефективніше.

N - подальша перевірка

Відкладення завдань не повинно залишати їх на столі без обробки через кілька тижнів. Сейверт: "Якщо я продовжую щось наполягати, щось не в порядку з пріоритетами".

Тому щодня перевіряйте, чи завдання, передані з попереднього дня, все ще актуальні - чи ви можете видалити завдання.

Переваги та недоліки методу ALPEN

Щоденний план містить огляд усього, що відбувається в даний час - і в кінці дня ви дізнаєтесь, чого досягли. Ті, хто регулярно застосовує метод, краще розуміють, як довго вони працюють над різними завданнями, і що заважає їм працювати.

Критики скаржаться, що метод ALPEN займає занадто багато часу. Їх можна використовувати ефективніше, безпосередньо обробляючи завдання. З іншого боку, Сейверт каже: "Для цього вам потрібно п’ять хвилин, а вправа три".

За словами Сейверта, єдиним недоліком методу є людський фактор: «Я повинен подолати своє слабше Я. Деякі люди не хочуть взяти на себе зобов'язання, залишатися спонтанними та гнучкими. Але ми повинні планувати свій робочий час так само, як плануємо поїздки на машині, наприклад: Ми не просто їдемо і помічаємо на півдорозі: лайно, неправильний напрямок. Ми заздалегідь плануємо маршрут ".

Межі методу ALPEN

За допомогою методу ALPEN ви можете планувати робочий день, але не весь тиждень або місяць. "Один день все ще можна впоратись", - говорить Сейверт. "Важче спланувати місяць, тому що все продовжує з’являтися".

Для того, щоб мати можливість структуровано заглянути в майбутнє, експерт з управління часом рекомендує скласти список пріоритетів для щотижневого або щомісячного планування та обмірковування кожного дня: Яке завдання я маю вирішити сьогодні?