Метод Кайдзен - розумно використовувати силу маленьких кроків, але як
Той, хто більш тісно займається управлінням ідеями, CIP чи методом ощадливих, рано чи пізно обійде японський термін кайдзен. Метод Кайдзен - мистецтво робити великі зміни маленькими кроками - успішно практикується у всьому світі. Що саме стоїть за «м’якою» технологією з Далекого Сходу - і як ми на Заході можемо використовувати її ще краще?
Багато хто знає Кайдзен як концепцію "постійного вдосконалення" зі світу праці. Назва складається з японських термінів "Кай" ("змінити") та "Дзен" ("на краще"). Метод Кайдзен спрямований на те, щоб покращувати компанії щодня - за допомогою багатьох дрібних кроків. Кайдзен пропонує для цього ряд корисних інструментів. Але Кайдзен - це набагато більше: філософія життя та праці.
Ідея обходить весь світ
Kaizen був розроблений японським виробником автомобілів Toyota після Другої світової війни як концепція управління для стимулювання економіки в умовах відсутності падінь вдома. Цей принцип став відомим у всьому світі у 1980-х роках завдяки Масаакі Імаї, який підсумував успішні стратегії японських менеджерів під крилатою фразою "Кайдзен" і який у 1985 році також створив власний Інститут Кайдзен. У своїй книзі «Кайдзен: ключ до успіху японців у конкурентній боротьбі» далекосхідний принцип раптово став популярним на світовому рівні з 1986 р., Особливо в США та Європі.
На Заході метод Кайдзен став однією з основних практик ощадливого управління для впорядкування та спрощення процесів. А в 1990-х роках ми розробили концепцію CIP (процес постійного вдосконалення) як адаптацію ідеї. Сьогодні kaizen та CIP часто використовуються як синоніми в управлінні ідеями. CIP також стосується "процесів постійного вдосконалення" і постійного підвищення конкурентоспроможності компаній невеликими кроками. Але чи справді ідентичні CIP та Kaizen?
Жодного дня без покращення
Повернемось до «Mr. Кайдзен ”: Масаакі Імай сформулював суть ідеї наступним чином:“ Повідомлення Кайдзен полягає в тому, що жоден день не повинен пройти без певного вдосконалення компанії ”. А на веб-сайті його Інституту Кайдзен пише:“ Поліпшення світу з усіма, скрізь, Кожен день - шлях Кайдзен. “Якщо ми дозволимо наступним цитатам працювати на нас, це стане зрозумілішим:
“Kaizen - це нескінченний процес.” - Акіо Тойода, генеральний директор Toyota
"Якщо мене запитають, чим відрізняється Toyota від інших компаній, відповідь така: всі розуміють, що Кайдзену немає кінця". - Фуджіо Чо, колишній глава Toyota
“Кайдзен - це не пункт призначення, а подорож; це не спринт, а марафон; це не завдання, а ставлення; є простим, що важко зробити ". - Джерело: невідомо
З Kaizen ми повинні розрізняти методологію ("як") і ставлення ("чому"). А також уважніше ознайомитися з різними культурами, які працюють з Kaizen або CIP.
Давайте розглянемо методологію. Метою обох підходів є повільне, але стійке вдосконалення. Основна увага приділяється не раптовим змінам через інновації, не швидкій фінансовій вигоді, а поступовій оптимізації продуктів та процесів. Для того, щоб мати можливість розвинути їх повний та успішний ефект, Kaizen або CIP повинні жити в компанії на всіх (ієрархічних) рівнях. Кожен працівник - від топ-менеджера до працівника - повинен висувати пропозиції щодо покращення проблем, які вони спостерігають у своїй щоденній роботі: будь то власна зона відповідальності, певний процес, технологія чи умови праці. Будь-яка ідея, якою б маленькою вона не була, може мати велике значення. Наступні наріжні камені складають основу для "як".
Кайдзен: 5 центральних стовпів
Розв’язуйте задачі за допомогою PDCA: ПЛАНУЙТЕ - ЗРОБИТИ - ПЕРЕВІРИТИ - ДІЯТИ
(1) Орієнтація на процес: Kaizen фокусується не на результатах, а на процесах. Орієнтація на процес насамперед означає точно документування процесу та подальше вдосконалення стандарту процесу.
(2) Орієнтація на клієнта: Кайдзен каже: “Клієнт - це цар” і ділиться на внутрішніх та зовнішніх клієнтів: зовнішнім клієнтом є кінцевий споживач, внутрішнім клієнтом є колега (наприклад, у філії). Завдяки спільному вирішенню проблем з усіма підрозділами, окремий працівник формує розуміння процесів та потреб своїх внутрішніх клієнтів - якість постійно покращується.
(3) Орієнтація на якість: Kaizen працює з постійним контролем якості та високими стандартами якості. Для цього для кожного товару використовуються точні показники якості та складні методи вимірювання.
(4) Орієнтація на критику: Кайдзен розглядає критику як можливість для постійного вдосконалення - вона не тільки дозволена, але явно бажана. Кожен працівник може вносити пропозиції щодо вдосконалення, які потім перевіряються на користь. Якщо загальний рейтинг буде позитивним, ідея буде інтегрована або впроваджена в процеси компанії. Це призводить до нескінченного циклу з повторюваними завданнями: План → Зробити → Перевірка → Діяти, або коротко PDCA. Усі заходи постійно аналізуються та вдосконалюються за допомогою PDCA (див. Графік вище).
(5) Стандартизація: Якщо впроваджено вдосконалення, яке виявилося придатним, воно визначається як новий стандарт та інтегрується в процес за допомогою так званого циклу SDCA: Стандартизувати → Зробити → Перевірити → Діяти. Лише після завершення стандартизації все починається спочатку.
Для підтримки повсякденної роботи метод Кайдзен пропонує своєрідний набір інструментів - низку корисних інструментів та практичних правил поведінки, якими повинен користуватися і дотримуватися кожен працівник. Найвідоміші методи - також у CIP - включають 3-Mu:
- 3-Mu: служить для уникнення відходів (Muda), перевантаження (Muri) та відхилення (Mura)
- 5S: служить для стандартизації та організації робочих місць для більш ефективної роботи без стресів
- TQM: (Загальне управління якістю) використовується для перегляду та документування всіх процесів щодо планування якості (про це далі)
Kaizen & CIP: Філософія проти методології
Ідея Кайдзен, природно, тісно пов’язана з японською ментальністю та культурою: спільнота, непорушна трудова етика, прагнення до досконалості, серед іншого. втілений "дзен" - усі ці цінності відіграють ключову роль в японській культурі і міцно закріплені в мисленні кожного японця.
Японці з ранніх років узагальнили постійні зміни та вдосконалення у всіх сферах - вони навіть не замислюються про це, але живуть Кайдзен як звичайно. У японській практиці Кайдзен - це не метод, а філософія життя і праці. У нас все виглядає трохи інакше - завдяки культурі - як показано на наступному графіку:
"Передача особистості" ідеї Кайдзен у західні умови - як ви вже здогадалися - навряд чи можлива. За словами Кайзена, покращення відбувається звідусіль у компанії, і кожен працівник робить свій внесок - генеральний директор, а також керівник групи або працівник виробництва. У нас теж увага зосереджена на людях - на відміну від Японії, проте, не всі працівники, як правило, беруть участь у загальному процесі. Там відбувається процес «знизу вгору»: знизу вгору, у нас «зверху вниз»: ініціюється зверху і живе лише «знизу». Величезна різниця! Або у вашій компанії CIP практикується як “японець”? Як це працює?
Батько-засновник Кайзена Масаакі Імаї вбачає ще одну важливу різницю в японських компаніях: "Пов'язаний із процесом спосіб мислення порівняно із західними інноваціями та мисленням, орієнтованим на результат". Тому в багатьох компаніях Кайдзен залишається чистою теорією. Такі курси, як Kaizen Super, Kaizen Blitz або Kaizen Best Practice, «прописані» згори. У свідомості працівників лише застряг: Kaizen - це техніка, яку можна швидко засвоїти за кілька годин або 1 або 2 дні. Цілісний підхід, основний керівний принцип Kaizen, який також слід використовувати в CIP, не розуміється і не практикується щодня.
«Слухати та розуміти недостатньо. Вам потрібно практикувати Кайдзен кожен день. Це має стати вашими здібностями, вашою філософією та вашим розумінням. Це створює і розвиває ваш власний шлях ". - Чіхіро Накао
Керівництво повинно закріпити і (попередньо) реалізувати метод Кайдзен
Справа в тому, що європейська культура принципово відрізняється від японської. Але багато пропозицій від Кайдзен також можуть мати успішний і тривалий вплив на нас. Однак для цього керівницький поверх повинен спочатку переосмислити: також потрібно “робити щодня щось краще” та перевіряти на сам, наскільки є готовність зробити співдружників з колег. І: Менеджери повинні терпіти в довгостроковій перспективі, що завдання виконуються інакше, ніж вони звикли. Зазвичай це супроводжується культурними змінами - лише так усі співробітники можуть отримати нове ставлення до своєї роботи та узагальнити принцип Кайдзен. Для цього потрібен час, терпіння та дисципліна.
Але як саме це працює: закріпити Kaizen як універсальний спосіб мислення в компанії і жити «по-європейськи»? Ось огляд найважливіших кроків:
Підготовка - починайте з Kaizen:
Кайдзен вимагає кооперативного стилю керівництва. Важливим є спільне, чітке формулювання цілей та прозорий консенсус замість ізольованих індивідуальних рішень «згори». Для відліку рекомендується проведення стратегічного семінару з усією командою керівників, в якому спочатку визначаються цілі та дорожня карта Кайдзен, а керівництво зобов’язується в письмовій формі впровадити Кайдзен. Потім на спільному заході з (вищим) керівництвом, робочою радою та всією робочою силою представляється основний принцип Кайдзен та обговорюються ідея, стратегія та цілі компанії. Також можуть бути обрані або призначені координатори та модератори.
Інтеграція - застосування Kaizen:
Наша рекомендація: Регулярне навчання на виробництві з паралельними пілотними проектами. Супровідні заходи, наприклад, дії 5S (з керівництвом); Базовий тренінг або поглиблене підвищення кваліфікації/семінари, навчання координаторів та модераторів
Реалізація - жити Кайдзен у повсякденному житті:
Регулярне навчання для всіх співробітників та підвищення кваліфікації для модераторів (також зовнішнє)
Передача знань через міждисциплінарні зустрічі та обмін між місцями
Прозорість, документація, інформація: про всі поточні заходи, результати та успіхи
Постійний контроль успіху, вдосконалення структури та організації процесів
Найкраща практика автомобільного постачальника показує, як вирощування Кайдзен може досягти успіху на практиці: Для підвищення конкурентоспроможності в 2018 році там була розроблена Програма трансформації Кайдзен на 2 роки, дорожня карта якої базується на чотирьох опорах: Кайдзен для команд у повсякденному бізнесі, Кайдзен для керівників, Kaizen в проектах та Kaizen в галузі інфраструктури та управління. Наприклад, у повсякденному бізнесі підтримують практичні заходи для розвитку співробітників, такі як ранкові зустрічі, дошки команд, візуалізація та показники ефективності. У проектах різні проекти Kaizen були виведені з точки зору замовника на основі аналізу потоку вартості та оптимізації центральних потоків вартості та здійснювались за допомогою методу PDCA. Програма позитивного закріплення мислення Кайдзен у всій організації мала вражаючий успіх: всього за півроку німецький завод піднявся з останнього на перше місце з точки зору трансформації Кайдзен.
Ясно одне: Кайдзен - це постійний процес, процес, який ніколи не закінчується. Організації, які щодня впроваджують принцип із відданістю та послідовно у всій компанії, можуть повною мірою скористатися перевагами. Ось основні переваги усталеної культури Кайдзен:
- Економія витрат: Завдяки постійній, поетапній оптимізації, уникненню витрат тощо.
- Поліпшення робочої атмосфери: усі співробітники є частиною процесу, сприяють розвитку та вдосконаленню. Мислення змінюється принципово. Спільнота результатів стає спільнотою значень!
- Краща співпраця: Через групову роботу між спеціалістами/місцевими спеціалістами, спільні зустрічі та семінари. Усі люди автоматично мають однаковий рівень знань і розмовляють однією мовою.
- Вища мотивація працівників: Працівники можуть працювати самостійно і бачити, що їхні незначні ідеї та кроки вдосконалення також важливі. Вони набагато охочіші брати участь.
- Підвищена продуктивність: менше бракувань, скорочення запасів, коротший час пропускної здатності
- Вища якість продукції = вища задоволеність споживачів
Що може дати нам Кайдзен
За допомогою методу Кайзена ми не тільки вдосконалюємо робочі процеси, але й автоматично вдосконалюємо себе, може з’явитися ДНК стійкості. Це також чудово працює у повсякденному житті, наприклад, з принципом 5S:
• Сейрі (сортування): зосередьтеся на справді важливому робочому обладнанні та видаліть усе, що вас турбує або відволікає від фактичної роботи.
• Сейтон (систематизувати): розумно організуйте свої речі (наприклад, позначивши папки)
• Seiso (чистота): Завжди підтримуйте своє робоче місце в чистоті та чистоті!
• Сейкецу (стандартизація): Зробіть робоче місце охайним та чистим, встановивши стандарти. В ідеалі вам слід запланувати на це п’ять хвилин щодня.
• Шітсуке (самодисципліна): зробіть 5 S особистою турботою, залишайтеся на м'ячі!
Погано оптимізовані процеси та відсутність організації робочого місця в офісі - це величезна втрата часу. В результаті втрачається більше чверті щоденного робочого часу. Працівники проводять 12 днів на рік лише для пошуку інформації чи матеріалів. Метод 5S також підвищує безпеку праці, оскільки - згідно з японською філософією, що стоїть за ним - порядок і чистота автоматично призводять до більшої безпеки. Звичайно, 5S також допомагає в приватній сфері - просто подумайте про переповнені шафи та шафи для взуття. Ще одним корисним інструментом Kaizen або CIP є 3 Mu:
• Муда (відходи): Муда включає 7 основних відходів процесу: перевиробництво, запаси, транспорт, очікування, надто складні процеси, непотрібне переміщення, помилки
• Мурі (перевантаження) працівників або машин
• Мура (відхилення) від стандартів або правил
Зосередження на справді важливих речах, менше баласту - є багато можливостей для вдосконалення. На роботі чи в повсякденному житті: Kaizen можна використовувати практично будь-коли та де завгодно - з невеликими зусиллями. Більше займайтеся спортом, їжте краще, вивчайте нову мову, оптимізуйте свої фінанси, зменшуйте пластику: робіть щодня лише один маленький крок, і це стане новою звичкою. Кожен може досягти своїх цілей «щадним» способом. Кайдзен ніколи не зупиняється. Просто починайте.
Хотіли б ви дізнатись більше про те, як клієнти HYPE покроково збільшують свої інноваційні та конкурентні сили новими ідеями та вдосконаленнями? Просто перегляньте трохи в наших тематичних дослідженнях або в блозі управління ідеями.
До речі: з 13 по 14 листопада ідея 2019 відбудеться у Бонні, нашому великому осінньому форумі для менеджерів ідей. Зустрініться з іншими експертами та обговоріть поточні події та майбутнє управління ідеями!