Посадити витрачені час на дієту; Виробничий завод GSE Press BLOG
Іноді у нас складається відчуття, що завдання та зустрічі схожі на поїзди, до яких ви доїжджаєте в останню секунду, повністю виснажені. Що ми постійно маємо трохи занадто мало сну, пульс трохи завищений і наше дихання занадто поверхневе. І коли ми намагаємось все це зробити, постійно з’являється щось нове, нове завдання, яке потрібно зробити, нове повідомлення, на яке потрібно відповісти, рішення, яке потрібно прийняти. Іноді ми заважаємо собі добре використовувати свій час, дозволяємо відволікатися, занадто довго витрачаємо на деталі, поки не втрачаємо з виду загальну картину, присвячуємо себе завданням інших, перш ніж займатися своїми забудьте зарядити свої батареї, виснаження попередньо запрограмоване.
Що ми можемо зробити, щоб тримати вимоги під контролем - а вони не контролюють нас? Що допомагає нам бути продуктивними і виконувати свої завдання з добрим почуттям до інших і до себе?
Принцип Парето: правило 20/80
Перфекціонізм є ворогом у нашому списку справ - за принципом Парето. Вільфредо Парето вважав, що він непродуктивний, неекономний і нерозумний. Парето виявив, що 80 відсотків завдання можна виконати, доклавши 20 відсотків зусиль. Приклад: Робота, яка займає загалом 10 годин, може бути виконана до 80 відсотків за 2 години. Решта 8 годин використовуються для решти 20 відсотків завдання для досягнення 100 відсотків роботи. Однак, на думку Парето, було б ефективніше виконати чотири інші завдання на 80 відсотків одночасно.
Звичайно, принцип не може застосовуватися до кожного проекту, особливо не тоді, коли результат повинен бути на 100 відсотків. Наприклад, коли справа стосується безпеки та якості, як у виробництві продуктів харчування. Тут відсутні 20 відсотків можуть означати небезпеку для здоров’я, це ризик, який заборонений на 100 відсотків.
З іншого боку, принцип Парето можна застосовувати до завдань, для яких достатньо хорошого замість ідеального результату. Наприклад, презентація Power Point: метою є надання інформації про факти зрозумілим і зрозумілим способом. Для цього не потрібно 50 повністю написаних слайдів розміром 9 шрифту або дивовижних анімаційних ефектів. Як тільки шаблон добре розроблений, потрібно багато роботи, і деталі можна обговорити під час презентації. Принцип Парето допомагає зосередитися на важливих завданнях і визначити пріоритети. Це особливо важливо, коли часу не вистачає і потрібно досягти результатів.
Сплануйте завдання
Добре продуманий щоденний та тижневий план направляє нас ефективно в нашу роботу та винагороджує хорошими результатами. Найголовніше - визначити пріоритети. Важливі завдання слід виконувати негайно і з максимальною увагою, менш важливим дозволяється чекати. Для великих проектів потрібен власний графік, у якому перелічені окремі етапи та процеси. Також важливо: реалістичне планування часу. Сюди входять буфери для несподіваних подій, таких як пробки або затримки поїздів у відрядженнях.
Режим дня також рекомендується для змінних щоденних та тижневих планів. Оскільки сила звички чинить ніжний тиск, так що ми навіть не маємо спокуси відволіктися. Виправлений час відповідей на повідомлення заважає нам знову і знову вириватися з роботи.
Делегат
Оскільки наш час обмежений, і ми не маємо технічного досвіду у всіх сферах, доцільно делегувати або передавати завдання на аутсорсинг. Нам слід і дозволяється концентруватися на своїх сильних сторонах і на тому, що для нас важливо. Іноді виникає певне небажання делегувати завдання - може це може здатися ледачим чи марнотратним? Позбавимося від цього. Якщо податкова декларація коштує нам цілих вихідних і навіть гірше, це коштує нам дорогоцінних нервів, якщо податкова інспекція робить це за частку часу і дуже добре, рішення насправді легко, чи не так?
Встановити часові обмеження
Щоб не загубитися в подробицях або уникнути небезпеки відволікання, корисно встановити для себе обмеження часу. Наприклад за допомогою таймера. Чітка мета з огляду на бажання виконати завдання до певного моменту часу звільняє енергію, ми більш концентровані та зосереджені.
Монозадачі
Написання електронного листа під час розмови по телефону та підписання рахунків звучить як працівник із наддержавами, такий собі офіс Шива з чотирма руками. Але: багатозадачність брехня. Помилково, що ми могли б робити набагато більше завдань, якби вирішували їх одночасно. Кожне завдання займає фіксовану кількість часу. Однак якщо ми працюємо над кількома паралельно, тим більше, навіть тому, що нам бракує необхідної концентрації, щоб швидко їх закінчити. Ми не швидші, а результати, як правило, гірші, простіше помилитися. Ми звертаємось до клієнта по телефону на ім’я одержувача електронної пошти, затверджуємо рахунок-фактуру, який є занадто високим, оскільки ми не перевірили його в деталях, і надсилаємо електронне повідомлення без вкладення та з орфографічними помилками. Тож давайте краще слідувати мудрості «по одному» - у цьому велика ефективність.
Усуньте відволікаючі фактори та джерела перешкод
Соціальні медіа та повідомлення, будь то на смартфонах або в Outlook, - це марнотратство в режимі реального часу, особливо якщо вони час від часу відволікають вас. Якщо можливо, скористайтеся функцією «не турбувати» смартфона та встановіть час відповіді на електронні листи тощо.