Повідомлення по телефону Уникайте цих помилок при вітанні

Телефон дзвонить, ти береш його і кажеш, що саме? Чи достатньо простого привітання, чи ви повинні сказати своє ім’я? Ми роз’яснюємо та розповідаємо, як правильно повідомляти по телефону.

Повідомте правильно і належним чином по телефону

Здійснюючи телефонний дзвінок, у вас є лише кілька секунд, щоб повідомити про це належним чином і тим самим закласти основу для дружньої, відкритої та довірливої розмови. Формулювання привітання по телефону залежить від того, чи дзвоните ви або хтось телефонує вам.

Часто дотримується думки, що той, хто викликає, викликає занепокоєння, і тому він зобов'язаний спочатку ідентифікувати себе. Але: Сьогоднішня рекомендація щодо телефонного дзвінка полягає в тому, що зателефонований відповідає першим і представляється. Сторона, що зателефонувала, повідомляє про своє приватне телефонне спілкування Ім'я та прізвище і штовхає одного дружнє привітання дня після. Тоді настає черга того, хто телефонує, представитися таким же чином.
Той, хто телефонує, повинен припустити, що він перебиває того, кому телефонують. Тому доцільно запитати: "Чи є у вас трохи часу для мене?" Менш доброзичливим і, отже, не рекомендується: "Чи заважаю я?" Це іноді змушує закликаного відповісти непривітно: "Так, ти заважаєш".
Якщо виклик відповідає лише "Привіт" або "Будь ласка", абонент повинен мовчки прийняти це. Ні в якому разі не можна запитувати "Хто на лінії?". Це може призвести до того, що людина, яку викликають, роздратовано реагує і відповідає: "Вибачте, але ви зателефонували мені. Чи не було б чемно, якби ви сказали мені своє ім’я?" У цьому випадку абоненту не залишається іншого вибору, крім як представити себе належним чином.
Якщо ви телефонуєте на приватний номер, не слід робити це до 10:00 ранку, не в обідній час, не між 14:00 та 16:00 та навіть після 21:00. Хіба що ви точно знаєте розпорядок дня людини, якій телефонують. Ви можете спробувати встановити ділові зв’язки в будь-який час доби.
Якщо дзвінок був перерваний через технічну несправність, абонент повинен знову встановити контакт по телефону.
Тут ми покажемо вам, що ви можете зробити, якщо дзвінок не надійшов.

Почніть ділові дзвінки правильно

Правила ділових дзвінків відрізняються від правил приватних дзвінків:

Якщо вас телефонують по справах, вам слід якомога швидше відповісти на телефонний дзвінок. Якщо можливо, ніколи не дозволяйте йому дзвонити більше трьох разів. Вітайте кожного, хто телефонує, як нібито вони першого дня, навіть якщо їм уже п’ятдесят.
Привітання повинно бути короткий, лаконічний, орієнтований на обслуговування і вид зазнати невдачі. Переконайтеся, що ваше привітання не надто довге. Оптимальним є: Компанія ABC, Джон Доу, Доброго ранку або Компанія ABC, ви розмовляєте з Максом Мустерманом, добрий день.
Якщо у вас активний дзвінок, що надходить від вас, відповідь наступне: Доброго ранку пані./Містер . Компанія XYZ, мене звати Макс Мустерманн.
Вітаючись, ви повинні переконатись, що ви говорите з відповідною швидкістю та чітко говорите. Швидкий темп мови створює у співрозмовника враження, що ви поспішаєте.
Уникайте надмірності. Це звучить занадто штучно і, як правило, призводить до рефлексу втечі у іншої людини. Говоріть розслабленим голосом. Це може, наприклад, трохи заспокоїти розлючених клієнтів.

Ви все одно повинні звернути на це увагу

Якщо вас телефонують у професійному контексті, завжди бажано записати ім’я абонента, щоб ви могли відповідним чином відреагувати під час розмови.

Здійснюючи ділові дзвінки, сучасні телефони ISDN із розпізнаванням номерів дзвінків не повинні спокушатися негайно привітати абонента "Привіт, містере Кляйн". З одного боку, пристроєм також може користуватися хтось інший. З іншого боку, може статися так, що абонент почувається дещо перевіреним, якщо до нього звертаються з їх іменем до того, як він відповів.
Під час ділового дзвінка бажано звертатися до абонента особисто по імені один-два рази. Це створює у нього відчуття, що ви сприймаєте його стурбованість серйозно і що вас це цікавить.
В кінці (успішного) телефонного дзвінка відбувається дружнє і обов'язкове прощання, і, якщо потрібно, a "Дякую за дзвінок!" доречно. Якщо телефонний дзвінок був менш успішним, цього правила не обов’язково дотримуватися.
Коли ви телефонуєте у представництві Вам також слід зв’язатися з діловими контактами "на лінії ..." Звіт. Для приватних телефонних дзвінків ви також повинні вказати своє ім'я "тут, у ..." казати. Таким чином ви уникнете нестабільних ситуацій та замішань.

Ще в одній практичній підказці ми пояснимо вам, як самостійно підключити мультимедійну розетку.