Правильні телефонні дзвінки 6 порад щодо імпульсу ділових телефонних дзвінків
Правильні телефонні дзвінки - це важливо не тільки для секретарів. Боси також повинні знати, як справити гарне враження на своїх клієнтів по телефону.
Хтось може телефонувати? Можна подумати, що лише кілька телефонних дзвінків по офісах республіки швидко переконають вас у зворотному. Дуже часто тимчасовий персонал, який не підготовлений, або недоброзичливий адміністратор дратують абонента першими кількома реченнями. Велика помилка, адже кожен телефонний дзвінок - це акустична візитна картка, переконливіша за будь-яку брошуру із зображеннями.
Не тільки секретарі повинні знати, як правильно розмовляти з клієнтами по телефону: якщо начальник поводиться по телефону, як Stoffel, він може дратувати важливих клієнтів. Як поводитися професійно по телефону, коли клієнт дзвонить - поради від Сабіна Бергманна, телефонного тренера з телефонного тренінгу в Contelle.
Ходити навколо: не поспішайте
У багатьох офісах приймач піднімають, як тільки дзвонить у двері. Те, що має на увазі, переважує більшість абонентів. В основному: відповідайте на кожен дзвінок між другим і третім дзвінками. Якщо ви відповідаєте після першого дзвінка, ні той, хто дзвонить, ні ви не зосереджені.
Привіт: Перше враження має значення
Відповідаючи на дзвінки, пряність звучить стисло: вкажіть своє привітання, ім’я та компанію - у такому порядку. Пам’ятайте: остання інформація завжди запам’ятовується найкраще. Тому найголовніше - ваша компанія - належить наприкінці привітання.
Підключитися: Ви завжди можете допомогти
«Я теж не можу вам у цьому допомогти, я міг би лише зв’язати вас». Така заява є нелогічною, тому що лише підключившись, ви можете дуже добре допомогти своєму абонентові: завдяки вашим знанням, хто з ваших працівників відповідає за тему клієнта та яке розширення це має. Перед підключенням чітко вкажіть ім’я та роль людини, якій ви перекладаєте дзвінок.
Стійка: тримайтеся вертикально
Станьте великими, коли почуваєтесь маленькими: у ситуаціях, коли ви почуваєтесь невпевнено, вставайте зі стільця і продовжуйте говорити по телефону стоячи. Це змушує вас почуватися впевненіше в собі, ваш голос стає більш захищеним - той, з ким ви розмовляєте, відчує це по телефону. До того ж: стоячи, ваша діафрагма не стискається, ваш голос отримує більше резонансного простору і, таким чином, виглядає повнішим і переконливішим.
Посміхніться: заведіть собі настрій
Посміхніться телефону - завжди. Голос походить від настрою. Ваш слухач може почути вашу посмішку. Тому ніколи не дзвоніть у поганому настрої. Спробуйте заздалегідь поліпшити настрій. Для цього хвилинку посміхніться собі в дзеркалі. Як би це не звучало безглуздо, але через цей час ваш мозок надсилає речовини, які передають вам гарний настрій.
Сформулюйте: немає потреби
За допомогою "Я просто повинен перевірити, чи він там ..." або "Я повинен перевірити це спочатку ..." ви повідомляєте абоненту, що вам важко швидко поглянути. «Спочатку потрібно надіслати нам факс». Це звучить як інструкція. Просто обійтися без “обов’язкового”: “Я просто подивлюсь, чи він там”. Замініть його на "із задоволенням": "Я буду радий перевірити це для вас" або сформулюйте свою відповідь як запитання: "Не могли б ви надіслати мені це швидко факсом?" Лише кількома словами ви можете викликати у абонента відчуття, що вони раді допомогти.