Професійне управління ІТ-закупівлями ІТ

Важливість ІТ зростає майже у всіх компаніях та сферах бізнесу. У багатьох випадках це стає вирішальним фактором успіху. Щоб вона могла впоратися з постійно зростаючими завданнями та проблемами, вона повинна мати необхідні ресурси. У корпоративному середовищі мова йде про інвестиції. Наприклад, якщо поширити цей термін на сферу персоналу, можна говорити про закупівлі. Важливою характеристикою корпоративних закупівель є те, що вони контролюються керівництвом, тому вони також відомі як управління ІТ-закупівлями. У нашій заключній частині серії статей з питань управління ІТ ми розглядаємо саме цей під-аспект. Як постачальник ІТ-послуг, дуже корисно зрозуміти точку зору та основний підхід наших клієнтів, щоб набирати бали за індивідуальними пропозиціями.

Серія статей

Частина 1: Визначення рівня зрілості ІТ у бізнес-середовищі
Частина 2: Огляд аспектів сучасного управління ризиками
Частина 3: Тендери: Шлях до грошей
Частина 4: Управління закупівлями

Характеристика процесів організаційних закупівель

Чи відрізняється процес приватного купівлі від процесу закупівель у компанії? Відповідь на це питання однозначна: так. На цьому етапі ви можете заперечити, що докладаєте величезних зусиль, щоб придбати останню машину або вибрати літні канікули. Вони досліджували, що ви хочете, порівнювали ціни та читали відгуки. Зрештою, ви обрали продукт, який, на вашу думку, найкраще задовольнить усі ваші потреби. Тим не менше, застосовується таке: Більшість рішень про купівлю в приватній сфері приймаються спеціально та інтуїтивно. Багато покупок - це так звані імпульсні закупівлі. Іншого шляху немає, інакше нам би не було чого їсти на столі ввечері, якби ми зважували кожне маленьке рішення годинами. Рішення щодо купівлі та інвестицій у корпоративному секторі різні. Вони відомі як організаційні процеси прийняття рішень про придбання, і вони мають такі характеристики:

похідний попит
більше людей
високий ступінь формалізації
частково високий ступінь налаштування
велике значення послуг
кілька організацій
довгострокові ділові відносини
особиста взаємодія має першорядне значення

Давайте пояснимо ці особливості, щоб мати змогу їх краще зрозуміти: придбання апаратного та програмного забезпечення або введення в експлуатацію постачальника послуг завжди відбувається з точки зору бізнесу, щоб мати можливість надати послугу власним клієнтам. Дорогі ліцензії для середовищ розробки купуватимуться лише в тому випадку, якщо вони потрібні для майбутніх замовлень. Отже, обсяг закупівель та інвестицій визначається попитом споживача. Отже, можна говорити про похідний або похідний попит.

З певного розміру процеси закупівель зазвичай не здійснюються однією особою. Сюди входять, наприклад, управління (основні вимоги та бюджет), відповідний спеціалізований відділ (визначення вимог) та закупівлі (управління процесом закупівлі). Для продажів це означає, що вам доводиться мати справу з усіма важливими сторонами, що беруть участь у замовника. На відміну від поведінки покупців для кінцевих споживачів, часто доводиться мати справу з так званими центрами закупівель в організаційному середовищі.

Часто це довгий шлях від попиту до остаточної закупівлі. Рішення про покупку, як правило, дуже офіційні та відповідають суворим правилам. Прикладами є: Отримання пропозицій, ведення переговорів, затвердження, розміщення замовлень та контроль за всім процесом прийняття рішення про придбання. У багатьох випадках програмне та апаратне забезпечення пристосоване до конкретних проблем. Готові товари часто доводиться підганяти. Наприклад, у випадку програмного забезпечення це відбувається за допомогою конфігурації або програмування спеціальних інтерфейсів.

"Повага до тих, хто робить це самостійно", звучить у їхньому рекламному ролику відома група "зроби сам" і явно націлена на кінцевого споживача. За ІТ-компаніями доглядають професійні постачальники послуг. Це означає, що стандартні завдання також передаються на замовлення як послуги. Кілька компаній та організацій часто беруть участь у процесі прийняття рішення про придбання. Часто замовлення настільки складні, що їх не може прийняти один клієнт. Приклад: ІТ медичного центру слід оновити. Цей проект включає закупівлю апаратного та програмного забезпечення та інтеграцію до існуючих процесів. Апаратне та програмне забезпечення постачаються різними постачальниками. З іншого боку, індивідуальна конфігурація та адаптація до ІТ компанії здійснюється зовнішньою компанією, що займається розробкою ІТ. Вся координація покладається на внутрішній ІТ-відділ.

Ви любите різноманітність щотижневих покупок? Звичайно, ви вже знаєте напам'ять сир та йогурти дискаунтера. Тож цього тижня ви будете робити покупки в іншому супермаркеті. Це займає більше часу, у вас також немає огляду цін, але це не має значення - головне, щоб це було весело! В операційному середовищі ситуація інакша: існує великий інтерес до довгострокових ділових відносин. Вони полегшують процес замовлення та обробки платіжних операцій. Таким чином, можна зменшити офіційні перешкоди. Кожен покупець у компанії радий, що може замовити у відомого постачальника. Це призводить до значних спрощень, особливо для продуктів, що повторюються.

Продаж апаратного та програмного забезпечення кінцевим споживачам, як правило, повністю анонімний. Покупець і продавець не знають один одного і укладають договір із покупкою. Не має значення, чи це перша покупка, чи повтор. Корпоративні закупівлі в основному базуються на особистих контактах. Компанії, що продають, особисто доглядають за покупцями та консультують щодо товару та товарного середовища. Для цього їм доводиться комплексно мати справу з обставинами своїх клієнтів (управління ключовими рахунками).

Після цієї фундаментальної характеристики процесів підприємницького замовлення стосовно рішень про закупівлю в приватному середовищі, ми тепер уважніше розглянемо цикл закупівель.

Огляд циклу закупівель

Наразі ми намагаємося з’ясувати, якими є об’єкти закупівель в ІТ. Спробуємо визначення: Корпоративні ІТ-закупівлі включають усі продукти, послуги та права, які, в свою чергу, підтримують процеси створення корпоративної вартості за допомогою інфраструктури та послуг [1]. Що ти маєш на увазі? Окрім фізичних товарів, це також впливає на послуги, інформацію та права. Знаючи об’єкти закупівель, ми можемо перейти до закупівельного циклу. Цикл закупівель включає кроки, яких слід дотримуватися при придбанні товарів ( Рис. 1 ).

Рис. 1: Огляд циклу закупівель [2]

Як тільки стратегія закупівель буде визначена, можна переходити до вибору найбільш підходящого контрактного партнера. Вирішальними факторами тут є міркування витрат і вигод. Ця фаза характеризується наступними підетапами [2]:

Визначення вимог до закупівель.
Короткий зміст у специфікації вимог, щоб чітко визначити основу для прийняття рішень для всіх залучених сторін.
Уточнити корисність, вартість та вартість ресурсу.
Визначення процесу відбору для присудження контракту.

Це продовжується з розробкою контракту. Метою є створення гладких відносин між покупцем і постачальником. Залежно від того, про який ресурс йдеться, конкретна процедура виглядає по-різному. Приклад: При аутсорсингу весь процес розробки контрактів може залучати декілька підрозділів компанії. Цикл закупівель закінчується управлінням постачальниками та контрактами, до якого ми прийдемо пізніше.

Стратегії закупівель

Які можливі стратегії закупівель і як їх можна класифікувати в контексті управління ІТ? З точки зору постачальника можна розрізняти такі стратегії:

Одиничне постачання: Це означає закупівлю асортименту товарів або послуг у одного постачальника. Незважаючи на те, що ця стратегія пов'язана з ризиком невдач, вона забезпечує низьку ціну через об'ємну комплектацію та знижки. Крім того, з часом ви вже будете знати постачальника та його продукцію, тобто H. Заходи забезпечення якості можна зменшити.
Подвійне джерело/Кілька джерел: Подвійне джерело означає закупівлю товару або послуги від двох альтернативних постачальників. Кілька постачальників означає закупівлю одного і того ж товару або послуги у кількох постачальників. Ці стратегії забезпечують кращий захист у випадку відмови постачальника. Звичайно, адміністративні зусилля зростають.

Хто мої постачальники? Чи отримую я свої товари у сусідньої компанії, чи купую їх на світовому ринку? Тут також є варіанти:

Місцеві джерела: постачальник товарів або послуг знаходиться в безпосередній географічній близькості.
Глобальні джерела: На відміну від місцевих джерел, постачальник не за горами. Закупляється найдешевший та найбільш інноваційний продукт на світовому ринку.

Аутсорсинг - крайня форма пошуку

Аутсорсинг є радикальною формою підтримки управління ІТ. Надання ІТ-послуг повністю або частково переходить до відповідальності третьої сторони. Як правило, такі угоди укладаються на строк від п’яти до десяти років. Сфера аутсорсингу може бути обмежена частинами або сегментами ІТ-служби або охоплювати повний асортимент послуг та всю операційну ІТ-діяльність. Тому розрізняють частковий та повний аутсорсинг. У разі часткового аутсорсингу укладається угода про надання конкретних ІТ-послуг. Цей компонент служби вбудований у ваші власні ІТ-послуги. Завдяки повному ІТ-аутсорсингу вся ІТ-функція передається постачальнику послуг. Тема аутсорсингу останніми роками стає все більш важливою. Нижче ми перерахуємо найпоширеніші форми в ІТ-секторі [3]:

Надання додаткових послуг або Програмне забезпечення як послуга: Програмне забезпечення надається третьою стороною через мережу, тобто. H. програмне забезпечення та ІТ-інфраструктура експлуатуються зовнішнім постачальником ІТ-послуг. Клієнт сплачує плату за користування цією операцією.
Аутсорсинг бізнес-процесів: Весь бізнес-процес та допоміжні процеси, що стоять за ними, передаються в аутсорсинг.
Аутсорсинг трансформації бізнесу: Це розуміється як економічний зв’язок між двома паралельними проектами аутсорсингу: реінжиніринг та постійне впровадження бізнес-процесів. На додаток до трансформації, метою також є безперервна оптимізація відповідного процесу.
Повне забезпечення: Тут мається на увазі те, що цілі частини бізнесу, включаючи робочу силу, передаються третій стороні.
Керована послуга: частини послуги або повну послугу пропонує третя сторона, наприклад B. ІТ-робоче місце.
Повторне завдання: Угоди про ІТ-послуги укладаються із зовнішнім постачальником послуг. Ці послуги постійно надаються під керівництвом та контролем ІТ-відділу.

Як показано, форми аутсорсингу переслідують дуже різні цілі. Для того, щоб вибрати підходящий варіант, слід врахувати наступні моменти:

Довіра керівництва та працівників до компетенції третьої сторони
Сфера ризику того, що завдання буде передане на підряд
компетенція технічного рішення третьої сторони
власна відсутність потужності
фінансова вигода від власної діяльності або аутсорсингу

В основному ті частини ІТ, які не впливають на основний бізнес компанії, цікаві для аутсорсингу. Стандартні послуги та основні послуги зазвичай може надавати зовнішній постачальник послуг із необхідною якістю за нижчою вартістю, ніж якщо ви робите це самостійно.

Хмарні джерела

Усі сьогодні говорять про хмару: хмарні технології, хмарні обчислення, хмарні рішення тощо. Чи чули ви про хмарні джерела? Це загальний термін для "стратегії аутсорсингу ІТ-послуг та їх надання та обслуговування одним чи кількома постачальниками хмарних послуг" [1]. Таким чином, вся ІТ-інфраструктура може бути закуплена з хмари: обчислювальні ресурси, обсяг пам’яті та програмне забезпечення надаються як послуги та оплачуються відповідно до їх використання. Так звані хмарні екосистеми, хмарні базари та хмарні платформи відіграють важливу роль у встановленні стратегії (табл. 1).

Категорія Функція Значення для прикладу ІТ-джерел

Хмарний ринок	Інтегрована обробка договірних відносин та виставлення рахунків, створення прозорості цін	дуже високо	Telekom Business Marktplace, хмарна біржа Deutsche Börse
Хмарна екосистема	Мережа та інтеграція вибраних партнерів, щоб мати можливість запропонувати спеціальні рішення або більш економічну координацію	високий	Хмарна біржа Equinix
Хмарна платформа	Стандартизоване підключення партнерів через API до інфраструктур основних хмарних провайдерів	високий	Microsoft Azure, Amazon AWS

Таблиця 1: Хмарний ринок, хмарна екосистема та хмарна платформа [1]

Як ви вибираєте найбільш підходящу хмарну послугу? Параметри рішення включають: тип хмарного сервісу та термін дії контракту. На сьогоднішній день неможливо чітко та прозоро порівняти пропоновані послуги. Розробка стандартів у майбутньому допоможе хмарним службам краще розвивати свій потенціал, і буде легше знайти правильного хмарного партнера.

Класифікація постачальників

Не кожен постачальник є синонімом з точки зору компанії. Класифікація постачальників зазвичай базується на продуктах, які вони постачають. Приклад: Постачальник А постачає стандартні товари або некритичні товари, які не мають серйозного впливу на успіх компанії. Постачальник B відповідає за якісні та рідкісні товари, що мають стратегічне значення для компанії. Постачальників можна класифікувати наступним чином:

Стандартні постачальники: ці постачальники відповідають за доставку стандартних товарів. На ринку існує велика кількість стандартних постачальників.
Постачальники кредитного плеча: Вони характеризуються великим обсягом закупівель матеріалів. На ринку також існує велика кількість постачальників важелів.
Постачальники вузьких місць: на ринку є лише кілька постачальників вузьких місць. З цієї причини вони домінують у відносинах постачальник-споживач.
Стратегічні постачальники: ці постачальники відповідають за важливі компоненти. Часто буває, що доступне лише одне джерело постачальника.

Управління постачальниками

ІТ - це сфера, в якій продукти та послуги значною мірою отримуються від зовнішніх постачальників послуг або осіб, що не входять до компанії. З цієї точки зору систематичне управління діячами має стратегічне значення. Також йдеться про управління постачальниками. Постачальники є постачальниками товарів та послуг в ІТ-секторі. Управління постачальниками займається всіма темами, що стосуються постачальників, включаючи: з підтримкою відносин, управління контрактами, складання оглядів продажів, порівняння цін та умов тощо.

Таблиця 2: Юридичні джерела, що мають значення для управління ІТ [3] (натисніть, щоб збільшити)

Висновок

На цьому наш екскурс в управління ІТ-закупівлями завершився, як і вся наша стаття про управління ІТ. Незалежно від того, з яким аспектом ми мали справу, всебічні ІТ-проблеми часто є лише на межі технічного характеру. ІТ все частіше стають фактором, що сприяє бізнесу, а отже, і фактором конкуренції. Для нас, розробників, це гарантія нашої роботи. Потреба в спеціалізованих ІТ продовжує зростати. Однак для виконання відповідальних завдань потрібно мати справу з основними процесами управління.

бібліографія

[1] Тімеєр, Ернст (ред.): "Посібник з управління ІТ-системою", Карл Гансер Верлаг, 2016 р.
[2] Стейгеле, Гельмут: “Професійні закупівлі в галузі ІТ. Путівник ”, 2009 рік
[3] Хойерман, Роланд: “Стратегічне управління ІТ в приватному секторі та адміністрації”, Де Груйтер Ольденбург, 2014