Самоменеджмент - як правильно планувати Онпульсон

Мета планування - створити ясність, тобто знати, що робити щодня та довгостроково. Занадто багато людей планують дуже мало, особливо коли справа стосується власної роботи

онпульсон

Особистий щоденник, планувальник або організатор з’явився на ринку, коли він був запущений у 1980-х роках, серед іншого тому, що люди розглядали його як інструмент і, нарешті, шанс організувати, спланувати речі заздалегідь та дізнатись про для відстеження виконаної роботи.

Деякі люди помилково вважають, що їх розумова діяльність у дорозі на роботу або в душ приймає "планування" роботи. Ви можете думати про свою роботу, але навряд чи ви можете назвати це плануванням. Натомість це неефективна форма мислення, яка мало чи нічого не з’ясовує.

Деякі люди також вважають, що планування саме по собі є марною тратою часу і не приносить великої користі. Якщо ви плануєте неефективно і не робите того, що планували, планування є само собою зрозумілим. Складений план хороший лише в тому випадку, якщо він застосовується на практиці - і лише тоді планування має сенс.

Коли ви відчуваєте, що на вас тиснуть на роботі, що у вас занадто багато роботи, що у вас занадто мало часу для цього, що ви вийшли з-під контролю або що ви просто не можете зрозуміти найважливіші речі, це часто відбувається через погану або відсутність планування. У такому випадку ви виявите, що все, що вийде з вашої роботи, має схожість із наклейкою "Літак вперед", слово "попереду" стиснуте вправо.

Основи планування

Є три кроки до ефективного планування: встановлення пріоритетів, управління часом та фактична реалізація цілей. Далі ми хотіли б показати вам, як правильно встановлювати пріоритети та як ефективно розпоряджатися своїм часом.

розставити пріоритети

Планування без встановлення пріоритетів взагалі не має сенсу. Нерідкі випадки, коли хаос загрожує, оскільки незрозуміло, чи надається важливим та/або невідкладним завданням вищий пріоритет. Тим не менш, враховуючи навантаження, яке нам часто доводиться виконувати під величезним тиском часу, не можна уникати встановлення пріоритетів. Одного разу один голландський колега сказав: планування означає не що інше, як встановлення пріоритетів та виділення часу на виконання завдань послідовно.

Перш ніж ви зможете визначити пріоритети, вам слід чітко уявити свої цілі та шлях, який вас там приведе. Переконайтеся, що робота, яку ви повинні виконати, відповідає крокам, необхідним для вас. Вирішіть, чи слід виконувати певні завдання самостійно, чи не було б краще їх делегувати. Однак, якщо ви делегуєте завдання, переконайтеся, що вони насправді виконані.

Управління завданнями, також відоме як управління завданнями, особливо важливо для тих з нас, хто не може вільно планувати свій робочий час. Подумайте лише про всіх співробітників кол-центрів, банків чи інформаційних стендів: вони навряд чи можуть планувати свої завдання з точки зору часу, оскільки їм завжди потрібно негайно реагувати на запити клієнтів. Чим менше у вас є вільного часу для розпорядження, тим чіткішою має бути різниця між невідкладними та менш нагальними завданнями.

Управління часом

Управління часом можна визначити як мистецтво керувати собою. Коли ви знаєте, що робити і як найкраще цього досягти (управління завданнями), вам потрібно максимально використати час, який у вас є. Незалежно від того, чи зайняті Ви щоденним, щотижневим або річним плануванням: Визначте, які завдання потрібно виконувати і коли. Зверніть увагу на такі поради:

Щоденне планування

Існує загальна скарга на те, що занадто часто щоденний графік виконується лише частково через несподівані події, а потім перетворюється на велике розчарування. Деяким людям щоденні плани здаються лише чимось, що насмішки нагадують вам про те, що ще не зроблено.

Однак ви повинні розуміти, що надзвичайно важливо щодня приділяти деякий час плануванню своєї діяльності. Деякі вважають за краще робити це наприкінці робочого дня, інші вранці перед чим-небудь ще. Щоразу - ви можете використовувати свій щоденник, щоб записувати свої щоденні завдання.

Для того, щоб виконувати щоденне планування ефективно та швидко, вам слід створити свій щоденний план за тижневим планом. Використовуючи цей більший план, розподіліть роботу тижня на керовані частини керованого щодня, і ви будете щодня знати, що працюєте задля досягнення більшої мети.

Щотижневе планування

Раз на тиждень ви повинні перевіряти свої джерела роботи: ваші робочі файли, включаючи ваші проекти, ваш графік, заплановані заходи та нагадування, вашу систему контролю за речами, які з’являться протягом найближчого тижня, ваші поточні справи (кошик та файли для поточних справ - включаючи ваш E - Поштова папка, в якій ви збираєте всі електронні листи, на які ви не можете відповісти, і книгу завдань, яку ви можете зберегти, щоб записати те, що вам потрібно зробити.

Наприклад, припустимо, що ви зараз працюєте над вісьмома проектами, два з яких можуть зайняти багато часу, а решта шість з яких може не вимагати такої великої уваги. У вашому щоденному графіку є інші питання, включаючи плани відрядження, і у вас на календарі цього тижня шість зустрічей з різними керівниками відділів та клієнтами.

Ваша папка повторного подання містить речі, які вам потрібно перевірити на певні дати, щоб вони були гарантовано готові вчасно. Навколо вас також є численні аркуші паперу, які нагадують вам про різні справи. (Ви також можете мати комп’ютерну програму або книгу завдань, яка служить стисненим допоміжним засобом, щоб вам не довелося працювати з усіма маленькими аркушами паперу.

Отже, коротше, вам потрібно проконсультуватися з півдюжини джерел, щоб не відставати від усього, що вам потрібно зробити. Має сенс переглядати всі ці джерела раз на тиждень. Роблячи це, розставляйте пріоритети у роботі та плануйте тиждень.

Перевірте свій календар, щоб побачити, скільки часу в минулому було зайнято несподіваною, незапланованою роботою. Деякі з них будуть завданнями, які ваш начальник або хтось інший на найвищому рівні поставив вам на око в самий невідповідний час (день, тиждень, місяць), інші будуть просто непередбачуваними завданнями, які вимагають вашої уваги та з’їдають ваш час. що ви насправді хотіли присвятити іншій роботі.

Незалежно від причини, ви не зможете уникнути необхідності проводити частину робочого дня або тижня, роблячи подібні речі - можливо, двадцять п’ять відсотків, а може, більше п’ятдесяти відсотків.

Будь то багато чи мало, ви повинні планувати свій робочий тиждень, виходячи із середнього часу, який у вас є. Якщо вам знадобиться половина з них для несподіваних справ, ви можете присвятити лише інші п’ятдесят відсотків власній справді продуктивній роботі.

Ви зберігаєте свою гнучкість, дозволяючи час на ці несподівані, але, безумовно, раптові речі (навіть якщо ви заздалегідь не знаєте, що це буде), і не обтяжуєте себе неможливими графіками. Ви запланували заздалегідь незаплановане і можете чітко і розумно визначити роботу до кінця тижня.

Ви спрощуєте щоденне планування, визначаючи завдання, які потрібно виконати на наступний тиждень, і встановлюючи пріоритети. Це також полегшує встановлення пріоритетів. Якщо щось важливе, це буде у вашому щотижневому графіку, інакше - ні. Потрібно лише один раз вирішити, під час щотижневого планування, що робити першим.

Щомісячне планування

Британський тренер, який роками успішно працював у топ-менеджерах численних великих англійських компаній, розробив дуже ефективний метод щомісячного планування, який він описує як "коригування календаря". В рамках загального планування він просить своїх бізнес-клієнтів коригувати свої щоденники раз на місяць, приблизно в середині місяця, на наступний місяць. Для керівників щомісячне планування має набагато більше сенсу, оскільки вони зазвичай планують свої зустрічі заздалегідь і мають менше спільного з щоденними справами та несподіваними подіями. І це його вказівка:

1. Візьміть чистий аркуш паперу і створіть таблицю.

2. Тепер введіть максимум вісім відносно неспецифічних видів діяльності, які охоплюють 100 відсотків робочого часу. Наприклад, ваша таблиця може виглядати так:

  • Зустріч з керівною командою
  • Підготовка звітів
  • Кадрові питання
  • Бюджети
  • Екскурсії по компаніях, відвідування філій, відвідування клієнтів
  • Огляд кошика
  • Проектна робота
  • Інші

А тепер подумайте, скільки часу ви приділяєте в даний час діяльності, яку ви почали. Введіть час у відсотках від загального робочого часу у стовпці "Зараз" таблиці. Неважливо, якщо ви не отримаєте рівно 100 відсотків за перший пробіг, просто оцініть час, відчуваючи. Коли ви введете емоційний відсоток робочого часу для кожного виду діяльності, виправляйте інформацію згодом, поки не отримаєте загальну суму 100 відсотків.

4. Запитайте себе, чи не існує у вашій таблиці певної сфери діяльності, якою, на вашу думку, ви нехтуєте (наприклад: час подумати, переглянути або спланувати). Додайте ці точки до своєї таблиці.

5. Подумайте, за якими видами діяльності ви б найбільше хотіли витрачати свій робочий час у майбутньому. Наступний приклад може вам допомогти:

  • Ви щось додали на кроці 4? Скільки відсотків робочого часу ви хотіли б витратити на це? Введіть це значення в стовпець "Пізніше" в таблиці.
  • Поступайте так само з іншими сферами діяльності та відсотками.
  • Залишайтеся на місцях з фактами! Наприклад, якщо ви в даний час витрачаєте 25 відсотків робочого часу на зустрічі, було б абсолютно нереально ввести нульовий відсоток як ціль у стовпці "Пізніше". Зустрічі з керівною командою є частиною вашої роботи, і в майбутньому нічого не зміниться.

6. Зарезервуйте спеціальні часові інтервали на наступний місяць (або наступний, але один, якщо ви вже повністю заплановані), щоб ви могли присвятити себе виключно тим заходам, для яких у стовпці "Пізніше" введено більший відсоток, ніж у стовпці "Зараз".

Це збільшує ймовірність того, що ви насправді встигнете виконати ці дії, що може суттєво змінити ситуацію. Однак не резервуйте встановлений час для всіх видів діяльності. Ви повинні бути досить гнучкими, щоб мати можливість реагувати на непередбачені події.

Джерело: Інститут порад та тренінгів - Почніть працювати з PEP, ISBN: 3593370948