У вас є пошта! "- Як можна зупинити повену електронних листів"
«Постійно можна дістатись лише до рабів» - ви, можливо, вже чули цю приказку. Що стосується залежності від стільникових телефонів та облікових записів електронної пошти, вона є актуальною як ніколи.
Або ви не з тих людей, які постійно перевіряють ваш смартфон або вхідну електронну пошту, говорячи будь-яким сигналом "Гвинтівка біля ноги"? Якщо ви не хочете, щоб вас погрожував повен електронних листів, прочитайте наші поради, як мінімізувати кількість пінгів лише за кілька кліків і стати помітно вільнішою людиною.
Електронна пошта відволікає від роботи
Мине близько 15 хвилин, перш ніж ви зможете повністю сконцентруватися на своїй оригінальній роботі після прочитання електронного листа або дзвінка. Можна вжити протидії - простими засобами.
По суті, насправді слід припустити, що нашу роботу можна зробити більш ефективною, оскільки ми маємо електронні листи та Інтернет-інструменти, такі як вікі. Опитування, проведене американською тренерською компанією Apex Performance, суперечить цьому очікуванню. Результат показує, що багато працівників дозволяють відволіктися від інших завдань численними перервами на робочому місці. Електронна пошта стала тут важливим фактором
Реорганізуйте трафік електронної пошти
Об'єктивно кажучи, існує різниця між "повстяним" обсягом електронної пошти, включаючи час, який ви витрачаєте на нього, і реальними цифрами.
Якщо ви працюєте в управлінні, ви можете знайти 300 листів на день цілком нормально. Однак деякі з ваших співробітників вважають нормальним отримувати та відповідати від 20 до 30 листів на день.
Автори опитування, згадані вище, дотримуються думки, що той, хто отримує більше 100 електронних листів на день, "Це, безумовно, перевищує допустимі межі". Жодна управлінська робота не вимагає щодня отримувати інформацію про понад 100 фактів. Якщо ви не вірите цьому, ви робите щось не так.
1. Якщо ви дійсно хочете зробити що-небудь для мінімізації щоденної квоти електронної пошти, перевірте, скільки списків розсилки ви знаходитесь. Нехай вас стирають у всьому, що вам терміново не потрібно. Якщо, наприклад, ви потрапили до списку розсилки колегою без запитання, поговоріть з ним про це.
2. Використовуйте функцію "Видалити автоматично" - напр. B. для електронної пошти від конкретних людей або визначених ключових слів. Ваш поштовий клієнт може бути запрограмований таким чином, що вхідні повідомлення або негайно видаляються, або потрапляють у певну папку.
3. Навіть інформаційні бюлетені, які варто прочитати, зазвичай надходять не в той час - найкраще зберігати інформацію у певній папці та читати, коли є час. Вам слід скасувати підписку на розсилки, які ви лише архівуєте, але ніколи не переглядаєте.
4-й. У деяких компаніях підтвердження отримання та прочитання становлять 30 відсотків від загального обсягу електронної пошти. Позбудьтеся цих інструментів, вони насправді не надійні і дратують більшість одержувачів.
5. Ви все ще отримуєте спам? Тоді повідомте своєму ІТ-відділу - давно можна працювати без спаму.
6-й. Слідкуйте за своїми основними завданнями, що особливо важливо на керівних посадах. Перевірте поштову скриньку електронної пошти - не більше 40 відсотків повідомлень стосуються ваших основних завдань.
7-й. Функція CC може стати справжнім тягарем. Якщо ви менеджер, ви можете кожного разу просити своїх співробітників не отримувати CCed, оскільки ви не можете прочитати всі численні копії. Якщо ви використовуєте функцію CC самостійно, пам’ятайте, що жодне повідомлення електронної пошти не повинно мати більше двох одержувачів.
Інший аспект - це ієрархія у вашій компанії: Хоча раніше співробітникам доводилося витрачати багато часу на підготовку інформації для свого начальства, копія CC зараз означає нульові зусилля для працівника, але багато для начальника. Крім того, не кожен автоматично зберігає в голові копію вмісту електронного листа. Це звучить трохи просто, але у багатьох компаніях очікується, що кожен примірник буде прочитаний і зрозумілий - не думайте, що ні ваші колеги, ні ваш начальник.
Але це ще не все: Майже кожна електронна пошта CC генерує нові електронні листи, оскільки одержувачі знову пишуть одержувачу CC. Єдиний спосіб вирішити проблему - чітко зрозуміти, як ви хочете бути поінформованими. Якщо ви просите позбавити вас копій CC, це не означає, що ви хочете відмовитись від інформації. Це можна зробити лише у випадку, якщо ви створили систему звітності, попросили анотовані копії інформації та демотивували зовнішні установники ЦК, передавши їх відповідальним працівникам.
8-й. Окрім своїх основних завдань, співробітники на керівних посадах також повинні робити те, що відповідає поняттю необхідне зло. Багато з них приходять в електронному вигляді. Можливо, ви не можете повністю цього уникнути, але можете зменшити. Розрізняйте необхідні погані електронні листи та ті, які марно витрачають час. Ви будете вражені, наскільки висока їхня частка.
9. Деякі працівники мають звичку залучати керівників до повсякденного бізнесу за допомогою електронної пошти. Це може бути ознакою того, що ви перевантажені, вам бракує важливої інформації або ви хочете захистити себе. Вирішіть ці проблеми, і ви гарантовано отримаєте на десятки менше електронних листів.
Мінімізуйте порушення роботи електронної пошти
Повернемося до опитування ефективності Apex: із 300 респондентів близько 70 відсотків отримують щонайменше 21 електронний лист на день. Більше 50 відсотків перевіряють свою поштову скриньку щонайменше одинадцять разів на день, а кожен третій перевіряє свою поштову скриньку після кожного повідомлення. 21 електронний лист - це не багато в порівнянні зі 100-300 повідомленнями на день, які отримує кожен третій керівник, який приймає рішення. Але навіть із 21 електронною поштою потрібний час значний - зрештою, ви залишаєте свою роботу 21 раз. Дві третини респондентів сказали, що їх перебивали кожні 20 хвилин.
Згідно з опитуванням Microsoft, ці постійні перерви мали значний вплив на продуктивність праці працівників. Там було визначено, скільки часу потрібно працівникам, перш ніж вони зможуть зосередитися на своїй фактичній роботі після електронних листів, дзвінків або повідомлень чату. Це займає в середньому 15 хвилин. Сюди не входить той факт, що працівники вже надіслали електронну відповідь, якщо це необхідно. Чоловіки відповідають на діловий електронний лист через одну-чотири години, жінки зазвичай роблять це протягом години з моменту отримання.
Постійна електронна пошта не тільки відволікає увагу, але і викликає стрес. Вчені з Каліфорнійського університету та армії США відрізали співробітникам їхні електронні рахунки. Після цього їх пульс став більш природним, і вони працювали більш цілеспрямовано і продуктивно.
Продуктивність на ПК можна легко збільшити - наприклад, деактивуючи сповіщення про нові повідомлення або використовуючи спеціальні інструменти, такі як JediConcentrate, щоб допомогти.
Не робіть себе рабом свого облікового запису електронної пошти
Рука на серці: Ви теж щодня будете отримувати купу електронних листів, які світові не потрібні - і вам, звичайно, не потрібно. Автор та "цифровий терапевт" Анітра Еглер пояснює в ефірі SPIEGEL ONLINE, як може працювати цифрова дієта. Вона стверджує, що електронна пошта робить вас дурним, хворим та бідним. Це також назва однієї з її книг, інша називається "Facebook робить вас дурним, сліпим і невдалим"
Ми дізнаємось, що автор визначає фіксований час перемикання у своєму підписі електронної пошти та послідовно ігнорує кнопку отримання у своїй програмі електронної пошти. “Я звик до цього. Раніше я це завжди робив, коли не знав, що робити далі ... "
Вона також має дуже тверду думку про людей, які весь час заглядають у свої поштові скриньки, і висловлюється так: «Чесно кажучи, я думаю, що ти натискаєш, щоб побачити, чи є електронний лист, який ще не відображався вже сумнівний. Потрібно лише уявити, як це може виглядати аналогічно: якщо хтось заходить до поштової скриньки кожні 15 хвилин або завжди стоїть унизу, щоб перехопити листоношу, він опиниться в пастці. Раніше жодна компанія не вимагала від працівників охорони папки "Вхідні" з 7 ранку до 21 вечора ".
Анітра Еглер також наголошує, що середня людина має дванадцять годин оргазму протягом 75-річного життя, але витрачає вісім місяців на видалення небажаних електронних листів. Вона підрахувала: з 12 років вона «надсилала» півтора з половиною «серфінгу», отже, чотири роки вона не жила в реальному світі. Вона сприймає це як "паршиву історію". І це призводить до запитання: "Що я повертаю, коли вкладаю гроші в електронні листи?"
Сьогодні вона читає свої повідомлення електронної пошти двічі на день - о 10:00 та 16:00. Вона критикує людей, які завжди очікують негайного зворотного зв’язку і які телефонують через п’ять хвилин, щоб зателефонувати для отримання відповіді електронною поштою. Окрім лікаря невідкладної допомоги, ніхто не зобов’язаний бути постійно доступним, каже Анітра Еглер.
Вона також консультує компанії і іноді знаходить там дивні практики - напр. Наприклад, працівники пишуть електронний лист о 17:00 і не дозволяють програмі надсилати його до 23:00. Начальник повинен подумати, що вони працюють так довго. Загалом, вона спостерігала падіння ефективності та падіння продуктивності. Що свідчить їх теза, що електронні листи роблять вас бідними та хворими.
Але чому електронні листи роблять вас дурними? За допомогою цього ключового слова Anitra Eggler також посилається на постійні перебої, що пошкоджують концентрацію. Вона робить підрахунок, що кожні одинадцять хвилин нам заважають на роботі - з електронних листів, з мобільних телефонів, від колег. Кажуть, дослідники мозку виявили, що наш мозок стає залежним від нього.
Висновок: Замість того, щоб думати, ми просто шукаємо новий стимул і натискаємо кнопку отримання.