Уникайте та зменшуйте витрати - управління витратами -

Збирайте та оцінюйте інформацію про вартість

Які витрати насправді зайві? Що можна зменшити? Для того, щоб відповісти на ці запитання, необхідно зібрати та оцінити дані та інформацію про ситуацію із витратами. Нижче наведено деякі сфери, які потрібно розглянути більш детально. Це часто приховує потенційну економію. Для того, щоб їх виявити, а потім уникнути або зменшити там витрати, потрібно провести аналіз витрат. Потрібно розробити наступне:

Хто або що веде до цього пулу витрат? Що є тригером?
Що сталося б, якби тригер або пул витрат були виключені (короткострокові, довгострокові)?
Що саме потрібно змінити, щоб зменшити витрати?

Існує ряд методів та інструментів, за допомогою яких можна побачити, які непотрібні витрати. Деякі з них представлені та пояснені нижче.

Перевірте функції та функції виробу

Що взагалі потрібно замовнику? Витрати виникають, коли клієнт купує товар або користується послугою. Це добре. Але клієнт не завжди отримує саме те, що йому потрібно або те, що він хоче. Часто він отримує більше - занадто багато. Продукти мають функції та функції, які споживачі не оцінюють. Їх можна схуднути, і однакова кількість клієнтів все одно купуватиме за ту саму ціну.

Для того, щоб визнати, які функції та особливості товару чи послуги є зайвими, вони повинні бути проаналізовані з урахуванням вимог замовника. Методи для:

Про те, як вони працюють, ви можете прочитати у відповідному розділі посібника.

Очистіть товарний асортимент

Але не тільки окремі функції або функції можуть бути зайвими, цілі товари чи пропозиції послуг також можуть бути вилучені з програми, не зазнавши збитків. Вони спричиняють великі витрати на виробництво, зберігання та адміністрування, але все ще (настільки добре), що більше не продаються.

Індикатори, пов’язані з товарами, такі як:

Частка від загального обсягу продажів
маржинальний прибуток
Оборотність товарних запасів

Деякі з цих продуктів можуть залишатися в програмі зі стратегічних причин. Наприклад, якщо компанія позиціонує себе як постачальника послуг із повним спектром послуг у конкурентній боротьбі та як така визнана і оцінена споживачами.

Приклад: різноманітність продукції

Окрім м’яса та ковбаси, м’ясник Мейєр також продає хліб та булочки. Часто ввечері залишається хлібобулочна продукція, яку м’ясник повинен викинути. Для презентації випічки йому також потрібна частина його торгового залу.

Але він знає: багато клієнтів приїжджають, щоб купити бутерброд під час їх перерви. І багато з них є новими клієнтами, які часто приходять до нього за покупками м’яса та ковбас. Рівень внеску бутерброда розраховується дуже точно. Якщо він припинить продавати булочки та хліб, щоб заощадити витрати?

Перевірте клієнтську базу та значення клієнтів

Деякі клієнти лояльні і прив’язані до компанії, як лопух. Але це не обов'язково означає, що вони вигідні. Клієнти також повинні ретельно вивчити: чи заробляєте ви достатньо грошей із клієнтом, щоб покрити ваші витрати? Важливою метрикою, яка виявляє це, є цінність для споживача. Клієнт привабливий лише в тому випадку, якщо це позитивно і досягає мінімального рівня. Усі інші клієнти зазвичай спричиняють більше витрат, ніж приносять. Вам слід розлучитися з цими клієнтами.

Визначальною для вартості споживача є прибуток або маржа внеску, яка генерується з клієнтом протягом його терміну служби. Якщо вони постійно негативні або занадто низькі, клієнт є кандидатом на видалення. Але також можуть бути вагомі причини прийняти низьку або навіть негативну маржу внеску, а також тримати і доглядати за клієнтом. Наприклад, якщо клієнт:

є важливим контрольним замовником,
- новий клієнт, вартість якого ще може зростати,
- новаторський клієнт, з яким можна розробляти та продавати нові продукти,
є мультиплікатором, який можна використовувати для охоплення багатьох інших клієнтів або
- це ринок, за допомогою якого можна досягти нових ринків.

Тоді, незважаючи на низьку маржу внеску, це може означати, що цього клієнта слід утримувати. Ви повинні вирішувати в кожному конкретному випадку, чи частка продажів, яку ваша компанія генерує з клієнтом, є вирішальною для утримання клієнта. Наступна ілюстрація на рисунку 1 показує, як клієнтів можна оцінити відповідно до обсягу продажів та рентабельності внесків у так званому портфелі дохідності клієнтів.

Проаналізуйте процеси

Найбільший потенціал для економії полягає у процесах, процедурах та діяльності в самій компанії, однак їх важко виявити в багатьох окремих процесах та на окремих робочих місцях. Для того, щоб виявити потенційну економію витрат, процеси повинні бути детально перевірені. Це може зайняти багато часу. Корисно проводити кілька етапів:

1. Огляд основних процесів

Спочатку перевіряються основні процеси зверху вниз. Що може мати великий потенціал економії?

2. Перевірка процесів

Потім він переходить до окремих процесів, щоб визнати, що можна видалити, скоротити, стандартизувати або автоматизувати.

3. Перевірити діяльність на робочому місці

Нарешті, перевіряються також окремі заходи на робочому місці: Що зайвого, бо це нікому не потрібно? Або тому, що це робиться двічі?

Ви можете використовувати методи управління процесами для аналізу процесів. На рівні індивідуального робочого місця всі працівники зазнають викликів. Згідно з філософією Кайдзен, їм слід постійно перевіряти свої завдання та процеси, щоб побачити, що можна вдосконалити, спростити або уникнути.

Збереження персоналу

Критерієм тесту для аналізів є: Чи можуть зміни в процесі насправді заощадити витрати? Це насправді зменшить витрати та виплати? У більшості випадків це зводиться до питання: чи може це заощадити робочий час і чи робить працівників зайвими? Зміни процесу, як правило, спрямовані на економію витрат на персонал. Це може мати різні форми:

Посади, які стали вакантними, більше не будуть заповнюватися;
Співробітники переведені на інші посади, де вони справді потрібні, так що там немає необхідності приймати нових працівників;
Працівники звільняються (з вихідними виплатами);
Робочий час та зарплата зменшуються (наприклад, також завдяки роботі за сумісництвом).

Проблема: Контроль витрат на робочому місці

Якщо робота працівника на його робочому місці спостерігається протягом певного періоду часу, часто можна швидко побачити, які завдання та дії можна пропустити або зменшити, не завдаючи шкоди в іншому місці. Проблема полягає в тому, що працівники швидко бачать власну роботу під загрозою і тому не беруть участі в таких аналізах. Представники працівників (робоча рада) також часто критикують ці заходи контролю.

Такі організаційні та кадрові зміни, як правило, не обходяться без тертя і, отже, лише з додатковими витратами. Коли процеси автоматизовані, це, як правило, призводить до інвестицій та витрат на необхідні машини, системи або ІТ-обладнання. Усі ці витрати потрібно порівнювати із заощадженими.

Економія матеріальних витрат

Окрім витрат на персонал, аналіз процесу та діяльності також виявляє потенційну економію матеріальних витрат або витрат на послуги. Сюди входять космічні витрати або енергоносії. Інші матеріальні витрати можна заощадити за рахунок вдосконалення технологічного процесу без необхідності скорочувати працівників. Приклад: телефонні та відеоконференції, а також електронне навчання можуть заощадити транспортні витрати.

Порада: Порівняйте та правильно оцініть потенційну економію коштів

Економія витрат в одному місці часто пов’язана з додатковими витратами в іншому. Для того, щоб мати можливість правильно порівнювати та оцінювати зміни процесу, автоматизацію та важливість матеріальних витрат, ви повинні включити до розгляду всі витрати на окремі альтернативні напрямки дій. Скористайтеся інструментами та інструментами розрахунку з розділів посібника, що стосуються собівартості процесів та загальної вартості володіння.

Процеси аутсорсингу та переміщення

Багато компаній хочуть заощадити за рахунок передачі цілих процесів або підрозділів підрядникам та придбання відповідних послуг у зовнішніх постачальників. Метою аутсорсингу є передача завдань, які не є частиною вашого власного основного бізнесу, спеціалізованим постачальникам, а потім їх придбання у них. Часто це також пов'язано з переїздом до країни, яка має менші факторні витрати (наприклад, щодо персоналу). Прикладами корпоративних підрозділів та підрозділів, які передаються підрядникам, є: окремі етапи виробництва від виробництва, бухгалтерії, автопарку, їдальні або ІТ-відділу.

У цьому випадку розрахунок порівняння витрат повинен надавати інформацію про те, чи приносить аутсорсинг переваги у витратах. Усі витрати, що мають відношення до рішення, повинні бути враховані. Проблеми зі порівнянням витрат такі:

Коли процеси передаються в аутсорсинг, дуже важко оцінити багато витрат. Деякі витрати можуть бути узгоджені з партнером за контрактом (і, отже, обґрунтовано обчислювані), а інші - ні.
Послуги та якість партнера не завжди можна точно оцінити. Якщо вони не відповідають вимогам, компанія понесе додаткові витрати, які раніше не були розраховані; наприклад, під час перевірки вхідних товарів.
При прийнятті рішення альтернатива «Продовжуй робити це самостійно» використовує загальні витрати для порівняння; тому враховуються всі накладні витрати. Однак, якщо процес перенесено, немає жодних гарантій того, що ці загальновиробничі витрати насправді будуть збережені. Ось так закрадаються помилки при порівнянні витрат.

Порівняйте витрати та послуги під час покупок

Витрати можна негайно заощадити, якщо є можливість знайти постачальника, який пропонує той самий товар, ту саму послугу та однакову якість за нижчою ціною. Обов’язковою умовою є: відсутність договірних зв’язків із існуючим постачальником.

Усі постачальники та всі придбані товари, матеріали або послуги також повинні регулярно перевірятися в рамках управління витратами:

Чи все ще потрібні придбані деталі, матеріали чи послуги?
Чи пропонують їх інші постачальники за нижчою ціною?
Чи еквівалентні чи принаймні достатні послуги можливого нового та дешевшого постачальника?
Чи можна змінити постачальника?
Які витрати на зміну?
Чи існують інші причини для перебування у існуючого постачальника?
Чи є причини в будь-якому випадку змінити постачальника (наприклад, якщо існує ризик банкрутства)?

Приклад: Необхідна зміна постачальника

Компанія купує важливі литі деталі у постачальника в Угорщині протягом багатьох років. Для цього компанія надала постачальнику дуже дорогі інструменти, які він використовує для виготовлення литих деталей. Зараз постачальник втратив ще одного важливого замовника і знаходиться на межі банкрутства. Як результат, компанія змушена своєчасно вилучити свої інструменти, щоб вони не були включені до процедури банкрутства. Тож він також повинен змінити постачальника.

При придбанні продуктів та послуг також слід враховувати всі витрати, що стосуються прийняття рішень. При оцінці існуючого постачальника та виборі відповідного нового постачальника важливу роль відіграють додаткові критерії, які стосуються, зокрема, якості роботи постачальника. Це стосується:

Якість поставленої продукції
Управління якістю та процеси у постачальника
Логістичні процеси
Обробка замовлень
Послуги
Терміни оплати
Ризик відмови постачальника

Можливо, існує також можливість створювати товари чи послуги, які раніше були придбані самостійно (залучення ресурсів). Якщо це реалістично, цю альтернативу слід включити до порівняння. Деякі компанії реінтегрували процеси та відділи, оскільки аутсорсинг виявився занадто дорогим.

Порада: оцініть постачальників

Процедура та можливі аспекти та критерії оцінки постачальників детально описані в розділі посібника з оцінки постачальника та вибору постачальника.

Економія капітальних витрат

Компанії потребують капіталу для інвестицій та для постійних операцій. Постачальники акцій хочуть повернення (дивідендів), постачальникам боргового капіталу повинні бути виплачені проценти. У цій галузі також можна заощадити витрати, якщо можна укласти відповідні домовленості з інвесторами.

Часто варто домовитись про процентну ставку з банками. Позики та їх умови слід регулярно перевіряти. Якщо ваша компанія знаходиться під контролем, що також дає зрозуміти банкам і може застосувати альтернативні варіанти фінансування, ви можете тут багато чого досягти, щоб зменшити вартість капіталу.

Порада: зменшіть вимоги до капіталу

Компанії потрібен капітал для оплати машин, обладнання, закуплених деталей та персоналу - до тих пір, поки клієнти не придбають продукцію та не оплатять рахунки. Для того, щоб зменшити кількість капіталу, пов’язаного в компанії, ви знайдете методи та інструменти в розділі посібника з управління оборотним капіталом. Це може зменшити вимогу до капіталу.

Зменшити складність продукту

Проаналізуйте свій асортимент товарів та послуг:

Які функції та функції продукту непотрібні?
Які функції виробу, вузли або деталі виробу можуть бути стандартизовані та уніфіковані?

Порівняйте між собою вимоги замовника та характеристики продукту. Для цього використовуйте методи та інструменти розгортання функцій якості та аналіз вартості.

Зменшіть асортимент та різноманітність продукції

Перегляньте свій спектр послуг:

Які товари вже майже не продаються?
Які причини відмовляються від них?
Що говорить про те, щоб залишити їх на пропозиції?

Визначте розмір внеску та інші важливі ключові показники для цих товарів - і використовуйте їх для визначення кандидатів та варіантів товарів, які можна вилучити з каталогу послуг вашої компанії. Ви також можете використовувати для цього такі шаблони.