Зведена таблиця - Як створити зведені таблиці в Excel! IONOS

Той, хто повинен оцінювати великі обсяги даних, швидко досягає своїх меж за допомогою звичайних таблиць Excel - вони занадто негнучкі. Рішення - інтелектуальні зведені таблиці. Коли справа доходить до, Оцініть та обробіть дані, Зведені таблиці в Excel демонструють увесь свій потенціал: їх можна використовувати для стиснення даних та адаптації презентації відповідно до конкретного випадку. Що важко зробити за допомогою традиційних таблиць, зведених таблиць можна досягти всього за кілька кліків. Але як створити таку таблицю і для яких цілей підходить формат?

зведені

Excel з Microsoft 365 та IONOS!

Впорядкуйте дані в Excel і швидко створіть таблиці. Входить до всіх пакетів Office!

Що таке зведена таблиця?

Зведені таблиці дозволяють користувачам змінювати спосіб подання інформації без зміни бази даних. Основою цього завжди є окрема, дуже просто розроблена таблиця, що містить повний набір даних. Pivot - від французького слова точка повороту - пропонує додаткові функції, за допомогою яких Дані можна пересортувати, відфільтрувати або відобразити по-різному може. Важливо розуміти Pivot в Excel, що дані просто подаються по-різному. Зміни в зведеній таблиці не створюють нових даних (наприклад, дублікати), а також не видаляють наявні дані (наприклад, якщо дані фільтруються).

Для чого потрібні зведені таблиці?

Скажімо, у вас є велика електронна таблиця з важливими датами. Для певна оцінка вам не потрібні всі стовпці. Традиційно ви копіюєте дані, щоб створити нову таблицю. Якщо ви додаєте нові дані, вам доведеться оновити кілька таблиць. Крім того, ви можете створювати формули, які автоматично переміщують дані з однієї таблиці до іншої - дуже громіздкі та схильні до помилок. Зведені таблиці роблять те саме, але з набагато меншою кількістю клацань і абсолютно без використання формул.

Створіть зведену таблицю

Створити зведену таблицю в Excel не так складно, коли ви розумієте, як працює зведена таблиця. Зведена таблиця завжди базується на записі даних, який складається з декількох колонок. Ім'я відповідної категорії має бути в першому рядку стовпця. Зведена таблиця автоматично черпає свою інформацію з цього. Крім того, має сенс відформатувати таблицю як таку (за допомогою функції «Форматувати як таблицю») та призначити назву таблиці. Це полегшує роботу в подальшому, особливо з кількома наборами даних.

Основою зведених таблиць в Excel є запис даних. Відформатуйте його як таблицю, щоб полегшити роботу.

Два способи ведуть до зведеної таблиці в Excel: Ви можете використовувати вкладку "Вставити", функцію Зведена таблиця або ви можете скористатися інструментами таблиці. Ви отримаєте це, лише якщо ви також відформатували свій запис даних як таблицю. Там ви можете вибрати функцію “Підсумувати за зведеною таблицею”. Відкриється те саме вікно, що і в іншому випадку, але ви вже вибрали тут відповідну область. У масці ви також можете вирішити, де повинна з’являтися нова зведена таблиця: в межах існуючого або нового робочого аркуша.

Зведену таблицю можна створити швидко: як тільки ви присвоїте своєму запису дані ім’я, ви не втратите відстеження кількох таблиць.

Запис даних, який ви хочете включити у зведену таблицю, не обов'язково повинен бути в одній книзі. Ви також можете витягувати дані з інших файлів.

Обробка зведених таблиць у Excel

Зведені таблиці надають численні функції, які допомагають оцінити дані. На прикладі, Різновид стовбура добре описати в Excel. Ми вже створили саму зведену таблицю. Він базується на наборі даних, що містить перелік продажів за рік. Сюди також входять залучені працівники, а також товарообіг та тип реалізованої продукції. Слід зазначити, що набір даних являє собою просту таблицю з лише позначеними стовпцями. Самі лінії не маркуються.

Новий аркуш, на якому дані тепер повинні відображатися у зведеній таблиці, спочатку повністю порожній. Однак вікно отримало нову бічну панель: Поля зведеної таблиці. Там відображаються всі категорії, які ви визначили для стовпців запису даних. На бічній панелі також є чотири області, в які можна перетягнути поля зведеної таблиці:

  • фільтр
  • колонки
  • Рядки
  • значення

Після створення зведеної таблиці вона все ще порожня. Заповніть таблицю, перетягнувши поля зведеної таблиці у відповідні області.

Крізь Розподіл полів у цих районах створити фактичну зведену таблицю. Загалом, має сенс визначити одне поле для імен стовпців та одне для рядків. У розділі "Фільтр" ви визначаєте категорії, які ви хочете використовувати в курсі, напр. Б. хочуть поглянути на це ізольовано. Однак найцікавіша область знаходиться в розділі "Цінності". Поля, які ви туди вводите, роблять фокусом таблиці фокус.

У нашому прикладі ми вводимо місяці в рядки, а працівників у стовпці. Зведена таблиця автоматично аналізує інформацію, який вона отримує із набору даних і визначає, що задіяні дванадцять різних місяців та чотири різні працівники. Ми оснащуємо фільтр двома типами продуктів, що дає нам можливість фільтрувати оцінку таблиці відповідно до упаковки A або упаковки B.

Нарешті, ми зберігаємо продажі в розділі "Цінності". Excel автоматично створює таблицю: із вихідної таблиці з чотирма стовпцями у записі даних є одна Таблиця з назвами стовпців та рядків значення яких пов’язані з категорією.

Excel самостійно аналізує значення та пропонує цікаві оцінки з самого першого доступу.

Не обов’язково вказувати лише одну категорію на стовпець або рядок. Кілька полів також можна перетягнути в області. Що неможливо: поставте категорію в кілька полів.

У нашому випадку Excel самостійно визначає обсяг продажів на місяць і співробітника. Замість вихідних грошових значень розміщення в розділі «Цінності» призводить до прямого «числа продажів» від продажів. Це дає користувачеві можливість використовувати поставити оголені числа в контекст і оцінити їх: Лора здійснила два продажі в квітні. Зведена таблиця також відображає загальні результати незалежно: було три продажі в червні та 24 протягом усього року.

Якщо ви більше дбаєте про те, скільки було продажів у кожному випадку, а не про те, скільки операцій з продажу відбулося, ви можете легко це змінити. Для цього натисніть у полі "Значення" в полі "Продажі" та перейдіть до "Налаштування поля значення". Тут, у розділі «Об’єднати поле значення за», переключіться з «Кількість» на «Всього». Як бачите, ви також можете вибрати багато інших типів відображення (типи обчислень відповідають функціям Excel).

У випадку грошових цінностей має сенс також відображати їх у відповідній валюті. За допомогою кнопки "Формат чисел“Виводить вас у вікно, в якому ви можете форматувати комірки (це також доступно при нормальній роботі з Excel). Там ви можете вибрати різні формати чисел, включаючи валюту.

Ви можете використовувати налаштування поля значення, щоб по-іншому аналізувати ваші дані.

Однак у вас все ще є додаткові опції щодо відображення значень: У налаштуваннях поля значень перейдіть на "Відображати значення як". Там ви можете отримати Дані у відсотках багатьох різних інших значень, напр. Б. порівняно із загальним результатом. Це говорить нам, наприклад, що Лора та Тім відповідали приблизно за 40 відсотків загального обсягу продажів.

фільтр можна регулювати безпосередньо в зведеній таблиці за допомогою маленького символу фільтра: Відображати лише продажі для пакету А. Рядки та стовпці також мають фільтри. Тут ви можете приховати серії, які вам не потрібні для поточного аналізу. Ви також можете автоматично сортувати рядки та стовпці (наприклад, за алфавітом).

Також варто поглянути Параметри зведеної таблиці, тому що там ви можете додатково налаштувати подання своїх даних. Ви можете знайти область, клацнувши правою кнопкою миші в таблиці. Параметри дають вам, наприклад, можливість приховати загальні результати або відрегулювати макет. Зведеній таблиці також можна дати заголовок та опис. Це дозволяє пропонувати додаткову інформацію майбутнім користувачам, особливо тим, хто не бачить або бачить лише погано.

Якщо ви зміните оригінальний набір даних, Excel не налаштовує зведену таблицю автоматично. Натомість вам доведеться оновити таблицю вручну. Кнопку для цього можна знайти в інструментах зведеної таблиці на вкладці "Аналіз".

За допомогою всього лише декількох клацань миші ви можете перетворити свою зведену таблицю на значущу діаграму.

Варіанти оцінки йдуть ще далі: с Зведена діаграма у вас є простий спосіб графічного відображення результатів. Всього за два кліки ви можете, наприклад Наприклад, створіть стовпчасту діаграму зі сводної таблиці. Ці діаграми відрізняються від звичайних тим, що їх, як і саму таблицю, можна динамічно адаптувати. Фільтри також доступні тут. Якщо ви внесете зміни в діаграму, це також вплине на таблицю (і навпаки).

Інші електронні таблиці, такі як LibreOffice або Google Spreadsheet, також можуть обробляти зведені таблиці.

Excel з Microsoft 365 та IONOS!

Впорядкуйте дані в Excel і швидко створіть таблиці. Входить до всіх пакетів Office!