11 найкращих порад щодо вибору ідеального партнера для проведення подій
На додаток до узгодженої концепції та вдалого розповіді, ідеальна подія, яку гості ідеально запам’ятають роками пізніше, також потребує оптимального розташування. Вибір місця події часто визначає успіх або невдачу події. Тому, приймаючи рішення про місце проведення, слід не поспішаючи розглянути кілька важливих аспектів.
Ми зібрали 11 важливих аспектів для вибору ідеального місця події:
1. Розмір місця проведення заходу
Розмір місця в будь-якому випадку повинен бути адаптований до очікуваної кількості учасників. Якщо місце події занадто велике, гості заходу часто здаються загубленими. Якщо, з іншого боку, місце розташування занадто мало для кількості гостей, вся подія швидко здається тісною, і гості тримають негативний образ події в голові. Тому перш за все слід врахувати необхідний простір.
2. Розташування місцезнаходження
Розташування місця проведення також особливо важливо. Залежно від відповідної події, гостям, можливо, доведеться подорожувати на машині чи громадському транспорті. Тому наявність достатнього місця для паркування є обов’язковою умовою. Для розміщення учасників місця для паркування повинні бути по можливості безкоштовними.
Якщо підключення до громадського транспорту недостатнє, бажано забезпечити трансфер від найближчої залізничної станції до заходу. Ще однією послугою для учасників, які подорожують довше, є пошук відповідних місць для ночівлі та їх наявність під час заходу.
3. Інфраструктура місця проведення
Інфраструктура місця проведення заходу включає такі аспекти, як розмір зони на відкритому повітрі та кількість доступних кімнат. Якщо в місці розташування необхідні структурні зміни - наприклад, для встановлення обладнання - це неодмінно слід уточнити у оператора місця розташування заздалегідь. В іншому випадку може статися неприємний сюрприз після події, наприклад, коли вам доведеться покрити витрати на ремонт переліченої стіни.
Стадіони пропонують оптимальну інфраструктуру (Зображення: Grohe AG)
При необхідності слід перевірити, наскільки приміщення можна затемнити. Наприклад, проекція на екран, яка відображається при яскравому світлі, привертає увагу учасників до випробування в довгостроковій перспективі. У протилежному випадку також слід з’ясувати варіанти освітлення та наявність денного світла. Особливо для більш тривалих подій доцільно вибирати місце для проведення заходів з великою кількістю вікон, оскільки атмосфера часто буває приємнішою і надає розслаблюючий ефект на учасників.
Залежно від структури події та використання сцен, екранів тощо. вигляд відповідної презентації повинен перевірятися з різних позицій у залі. Колонки, зокрема, можуть блокувати погляд і привертати негативну увагу.
Якщо для заходу потрібно доставити великі предмети, слід визначити довжину та ширину шляхів доступу до місця проведення заходу, варіанти завантаження та розвантаження та, в процесі цього, висоту приміщень.
Також слід враховувати достатню кількість сантехнічних систем, які бажано перебувають у незайманому стані.
Одним з аспектів, яким, на жаль, часто нехтують, є акустика в місці розташування, і, як частина цього, можлива потреба в мікрофонній системі або звукоізоляції на заходах з імовірними вищими значеннями децибел. Цей пункт веде безпосередньо до нашої наступної підказки:
4. Існуюча технологія подій у місці події
Залежно від типу заходу, оптимальна технологія подій - це не лише питання доброї волі: багато подій мають високі ціни на вхід, тому зобов’язання перед учасниками - не нудити їх неякісно. До речі, цей аспект впливає не тільки на технологію подій (докладніше див. Пункт 8).
Етап премії FAMAB New Talent 2015 (Зображення: Сільвія Кох)
Тож перевірте технічне обладнання місця проведення заходу: За необхідності це включає систему освітлення, промінь, проектори, підключення живлення та звукову систему, включаючи мікрофони або гарнітури. Зараз існує незліченна кількість способів орендувати обладнання для неіснуючого, але терміново необхідного обладнання.
У наш час це звичайно, що кожен учасник заходу повинен мати безкоштовну - в кращому випадку швидку - WLAN.
5. Обстановка місця проведення
Обстановка в місцях часто сильно відрізняється. Більшість місць проведення заходів пропонують базове обладнання та беруть додаткову плату за додаткові меблі.
Перш ніж відвідувати місце події, вам слід чітко зрозуміти, який тип меблів вам потрібен: якщо захід - це, наприклад, конференція, необхідна достатня кількість столів і стільців, а також трибуна з мікрофоном, подіум або, можливо, Перегородки. З іншого боку, під час урочистого випуску або випуску продукту, має сенс забезпечити, наприклад, високі столи або зручні дивани або вітальні меблі для коротких перерв.
Конференц-зал у палаці Херренхаузен
У будь-якому випадку бажано запропонувати гостям зручні місця для сидіння, особливо на довші заходи і особливо взимку, гардероб, щоб можна було зняти товсті пальто.
Для того, щоб оцінити, скільки потрібно місць, доступне складне Управління учасниками за допомогою якої від учасників можна отримати додаткову корисну інформацію в рамках GDPR.
6. Харчування в локації
Деякі локації мають договори з певними підприємствами громадського харчування або пропонують власні послуги харчування. У цьому випадку ви обмежені у виборі харчування. Тому ви повинні переконатися, що пропоноване харчування відповідає вимогам та ідеям.
Lemempie управління подіями та харчування
Однак зазвичай можна найняти зовнішнього громадського харчування. У цьому випадку слід перевірити, чи достатньо для громадського харчування приміщення для охолодження та місця для зберігання своїх творінь. Якщо громадське харчування приносить власне обладнання, слід переконатись, що електромережа локації призначена для цього і не викликає короткого замикання в поєднанні з існуючою технологією подій.
Залежно від розміру заходу, ви можете розглянути, чи має сенс підрозділ громадського харчування, щоб уникнути довгих черг - голодний шлунок не є хорошим знаком і, безумовно, негативно запам’ятається учасникам.
>> Ви можете знайти тут натхнення для громадського харчування та сучасних тенденцій харчування.
7. Персонал на місці
Правильний персонал так само важливий для заходу, як і правильне харчування. Привітний та ввічливий персонал гарантує, що гості почуваються комфортно і створюють приємну атмосферу.
Наскільки смачна найсмачніша коричнева форель, коли її невинно кидає на тарілку погано вдалий працівник? Навіть детальна презентаційна папка набагато менш цінна, якщо її необережно ляпають на стіл учасників заходу. Тому перед розгортанням персонал повинен бути достатньо проінформований про правила поведінки щодо гостей.
FR Кейтеринг, приклад для здійснення комунікаційного завдання для кадрових служб, предмет Адам та Єва
Окрім того, ви повинні чітко розуміти, для яких приміщень потрібен персонал - наприклад, громадське харчування, інформація, гардероб, туалет, ... - і скільки потрібно персоналу. Одяг персоналу також може бути легко пристосований до теми заходу і, подібно до оздоблення місця, може забезпечити розважальну та значну додану вартість.
У багатьох місцях є власний персонал, який працює на заходах. Для забезпечення безперебійної організації слід пояснити, чи достатня кількість персоналу, для яких районів потрібен персонал і хто відповідає за організацію персоналу.
8. Якість заходу
З цього приводу потрібно говорити не так багато: якість є вирішальним фактором на кожній події. Особливо якщо участь у заході пов'язана з витратами, організатор зобов'язаний забезпечити якісну якість у кожній області. Погана якість точно буде помічено негативно.
Полуденок на зовнішній терасі Циркового цирку в курорті Скаларія (Фото: Йорг Кюстер)
У разі сумнівів, погану презентацію або неповноцінний асортимент товарів слід повністю видалити: гості, які платять за це, цього заслуговують.
9. Безпека подій
Аспект безпеки на заходах стає все більш важливим, але все ще часто недооцінюється або розглядається як неважливий. Однак безпека гостей та персоналу повинна бути пріоритетом: ніхто не отримує травм та подальших вимог про відшкодування збитків.
Подія захищена бар'єрами від eps
У місці, де вам слід дізнатися, де знаходяться евакуаційні двері та маршрути, вогнегасники, аварійне освітлення та аптечка.
Для забезпечення безпеки слід дотримуватися законодавчих норм безпеки. Наприклад, евакуаційні двері та евакуаційні шляхи не повинні бути заблоковані або перекриті та мають бути належним чином позначені. Існуючі вогнегасники не мали закінчитися, і вони повинні бути в достатній кількості.
>> Ви можете знайти вичерпний огляд безпеки подій із відповідними статтями про концепції безпеки, управління учасниками та охорону праці тут.
10. Нормативні акти в місцях розташування
При оренді місця події - як могло бути інакше - необхідно дотримуватися незліченних норм, таких як постанова про місце зборів. Залежно від штату, указ уточнює будівництво та експлуатацію місць. Тому слід заздалегідь уточнити у оператора місцезнаходження, чи потрібно і в якому обсязі оформляти страховку.
Куріння в Кельні XPOST
Слід також пояснити правила дому з власником. У цьому контексті особливо цікаві аспекти загального обсягу та існування заборони на паління або окремої зони для паління.
11. Оренда місця та додаткові витрати на місце проведення
Знайдено ідеальне місце, бюджет відповідає, і подія в межах досяжності! Але зупинка: Як і при звичайній оренді квартири, є додаткові витрати, які необхідно враховувати при оренді приміщення. Перед заходом слід уточнити у оператора місця, чи включаються додаткові витрати, такі як електроенергія, опалення, утилізація відходів та остаточне прибирання, а також існуюча технологія заходу в оренду місця. В іншому випадку після події можуть бути фінансові сюрпризи!
Якщо харчування здійснює оператор локації, заздалегідь слід провести чіткі домовленості щодо розміру та ціни. Пакет напоїв настільки ж важливий, як і рішення, чи буде харчування невеликими закусками, фуршет чи ціле меню з трьох страв.
Пошук оптимального місця події часто тривалий і важкий і включає багато аспектів, які потрібно враховувати. Наші поради повинні підтримати вас на шляху до ідеального місця події.