1.4 Як ефективніше керувати електронною поштою
1. Інформаційний потоп
Завдяки різному використанню Інтернету, циркуляція інформації стала багатою та легшою. Ієрархічна компанія замінюється на «мережеву» компанію. Ця нова інформаційна реальність має багато переваг, але стикає всіх із "потоком інформації", до якого їх розум не завжди готовий. Насправді, зіткнувшись з цим безліччю, стара модель міркувань, яка полягає у бажанні прочитати все, зробити все, швидко виявляє свою провину. Сьогодні проведені дослідження підтверджують, що обсяг інформації, що охоплює гравців, значно перевищує їх реальну здатність поглинати.
Цифри підтверджують це:
- Цього року по всьому світу обмінюється 10 000 мільярдів електронних листів.
- Кожен двоє французів підключений до Інтернету (25 мільйонів користувачів Інтернету у вересні 2005 року).
- 92% французьких працівників щодня використовують електронну пошту.
- Керівник отримує від 200 до 1200 електронних листів на тиждень.
- 23% повідомлень з професійних поштових скриньок - це особисті повідомлення (включаючи спам 50% електронних листів компаній, не пов'язаних з роботою (дослідження Mirapoint).
- 86% французів читають електронні листи, щойно отримують їх, порівняно з 50% для британців та італійців (дослідження PalmOne).
Перед таким достатком, стає необхідним змінити спосіб обробки інформації фокусування міркування за пріоритетом. Для оптимізації цього процесу можна запропонувати кілька простих інструментів.
2. Потреба в нових когнітивних інструментах: система ACTE
Інформація не є однорідною. Вона одразу може знати кілька напрямків:
- Подібний АКТ: Йдеться про збереження інформації для перетворити це на ДІЮ. У цьому відношенні найкраща система класифікації є тоді хронологічна система. мова йде про класифікацію інформації, щоб знайти її на дату, коли вона повинна бути оброблена.
Outlook дозволяє вам призначити як кольоровий код, який вказує на ступінь терміновості та важливості дії, так і встановити дату нагадування. Тоді кольорові коди становлять візуальне сповіщення і дозволяють користувачеві отримувати візуальне сповіщення.
Після наведення миші на повідомлення воно стає синім, і можна використовувати дві функції:
- натиснувши на вкладку "дії" ми маємо можливість присвоїти кольоровий код відповідно до ступеня терміновості дії та можливість призначити дату для дії.
- натисканням правої кнопки миші з'являється випадаюче меню. Виберіть вкладку "Параметри", яка дозволяє присвоїти задачі рівень пріоритету низький, нормальний або високий.
Щодня звертаючись до його поштової скриньки, ми знайдемо в частині "День" завдання, які були попередньо вибрані для виконання у визначений день. Призначення дати дії, пов'язаної з повідомленням, перетворює повідомлення на завдання, яке потрібно виконати, і може спричинити нове сортування під час узгодження з "програмою" частини дня Outlook.
- C для КЛАСИФІКАЦІЇ: Певна інформація може негайно породити тематична класифікація. У цьому випадку мова не йде про класифікацію інформації за датою, але за темою. Для цього важливо, щоб кожен користувач спочатку визначив список ключові файли що відповідає його функціям, проектам, цілям. Цей список ключові файли повинні бути безпосередньо пов’язані з файлами, фізично встановленими в кабінеті тематичних файлів, де також бажано використовувати так звані буквено-цифрові коди та/або кольори для ідентифікації тематичних сімей та підсімейств.
Ті, хто володіє організатор системи часу буде зацікавлений у складанні контрольного списку ключових файлів, менеджерами яких вони є в даний час.
Для менеджери Окрім конкретних тематичних файлів, ми рекомендуємо відкривати по одному файлу на кожного працівника. Це дуже ефективний інструмент для моніторингу делегацій.
- T для передачі: Певна інформація повинна бути поділилися. Потім вони передаються зацікавленим особам. Добре знання функцій та діяльності кожного з них може покращити актуальність передачі. Для цього ми можемо циркулювати в команді a контрольний список ключових файлів проводиться усіма членами його команди. Керівник навіть одного разу представив нас організаційна схема з усіма ключовими файлами, що зберігаються людьми в його організації. Він сказав, що це інструмент, який справді полегшує потік інформації у його компанії.
- E як ЕЛІМІНАТ: Деякі поштові скриньки залиті небажаними повідомленнями. Окрім "антиспаму", дивовижних рішень на цю тему немає, але деякі поради заслуговують на відомість, такі як:
] lВідкрийте другу електронну адресу, яка буде використовуватися лише для професійної діяльності і ніколи не повідомлятиметься у відповідь на рекламу.
[Помаранчевий обмін повідомленнями дозволяє включити заборонені ключові слова та негайно перетворити відповідні повідомлення на небажані. Для цього перейдіть до розділу Антиспам і ви отримуєте доступ до свого червоного або зеленого списку.
Outklook також пропонує цікавий варіант блокування "спаму". Вам потрібно перейти на вкладку Інструменти та натиснути функцію "організувати", щоб пов'язати функцію "небажана пошта" з певними електронними листами.
3. Матриця Ейзенхауера: безпечна ставка
Функція арбітражу та встановлення пріоритетів є важливою когнітивною функцією в управлінні обміном повідомленнями. Матриця Ейзенхауера, вже представлена в листі 2, залишається надійним вибором для розумного управління складністю.
Ейзенхауер пропонує використовувати два критерії для визначення пріоритетів:
- Критерій терміновості що стосується поняття часового обмеження і яке може бути підсумоване питанням "Коли це?"; який термін виконання завдання? Який термін його виконання ?
- Ступінь важливості дія, яка пов’язана із наслідками дії стосовно місії та цілей, носієм яких є актор. Важливим завданням є завдання, яке має значний вплив на суть його місії.
З цими двома критеріями набагато легше впоратися, коли організація компанії була уточнена вище. Когнітивна здатність людей керувати складністю залежить не лише від їхнього когнітивного апарату. Це безпосередньо залежить від з’ясування їхньої особистості. Якщо особистість акторів заплутана, їх аналіз та можливості прийняття рішень, як правило, серйозно порушені. Вони залишаються в "все" а потім часто потрапляють у свого роду шаленість який мобілізує багато енергії і дає мало результатів.
4. Автоматизми Outlook
Outlook і поштові скриньки цього типу також пропонують опції автоматизації, які дозволяють автоматично зберігати повідомлення, як тільки вони надходять у спеціальні папки ключів. Поки вони не читаються, повідомлення залишаються напівжирним шрифтом, що дозволяє не плутати їх з прочитаними.
Щоб скористатися цією функцією, просто натисніть на повідомлення, щоб відкрити його, а потім перейдіть до " Дії ", потім створіть правило.
5. Призначайте зустрічі з собою протягом дня
Існує велика спокуса жити з прямим зв’язком. Це забезпечує напруженість життя, яка може здатися спочатку час, страждає. Але деякі дослідження показали, що час на виконання завдань можна помножити на 4, коли перебої часті. Основне завдання, що вимагає глибшої концентрації, інтелектуального реінвестування знадобиться довше, щоб знайти нитку думки.
Метод Темплус рекомендує приділити собі зарезервовані часові інтервали, щоб знайти свою голосову пошту. 2 - 3 рази на день може бути достатньо, щоб знайти спокій і ефективність при консультуванні електронної пошти.