25 порад щодо освоєння PowerPoint - BDM
PowerPoint - це програмне забезпечення Microsoft для створення презентацій. Він є частиною пакету Office з початку 1990-х років. Хоча сьогодні існують альтернативи PowerPoint для створення Інтернет-презентації, програмне забезпечення залишається найбільш широко використовуваним інструментом, особливо на роботі та в школах. Як і більшість інструментів у наборі Microsoft Office, PowerPoint простий у вивченні, але повний більш-менш прихованих функцій. Отже, ми зібрали тут 25 порад, які потрібно знати, щоб освоїти програмне забезпечення. Ви будете знати, як презентувати віддалене слайд-шоу, зберігати власні шрифти, стискати зображення, включати відео YouTube та конвертувати PowerPoint у документ Word або PDF.
Якщо ви хочете вдосконалити свої навички роботи з цим програмним забезпеченням, ви також можете пройти навчальні курси, присвячені PowerPoint: створення презентації, використання переходів та анімації, створення слайд-масок ...
Комбінації клавіш для керування слайд-шоу PowerPoint
У PowerPoint можна виділити два етапи: режим «створення» та режим «слайд-шоу». Перший відповідає створенню слайд-шоу, другий - його презентації. Щоб розпочати показ слайдів, просто натисніть клавішу F5. Потім, щоб перейти від одного слайда до іншого, просто використовуйте стрілки, пробіл, клавіші Enter або мишу. Ви також можете:
- Перейдіть до певного слайда: 42 + ENTER, щоб перейти до слайда 42.
- Призупинити автоматичну презентацію: S
- Зупиніть презентацію: ВТЕКНІТЬ
- Поверніться до початку презентації: одночасне клацання лівою та правою кнопками протягом 2 секунд
- Показати курсор: A або =
- Редагувати курсор: CTRL + P, A або E.
- Відобразити список слайдів: CTRL + S
Як відтворити слайд-шоу, не купуючи PowerPoint ?
PowerPoint - це платний інструмент. Якщо ви є власником програмного забезпечення, ви можете створювати чудові презентації. Але що, якщо інша людина не має PowerPoint? Не хвилюйтеся, вашим глядачам не потрібно купувати програмне забезпечення - просто перейдіть на веб-сайт Windows, щоб завантажити PowerPoint Viewer. Це абсолютно безкоштовно і дозволяє переглядати всі слайд-шоу, створені за допомогою Microsoft PowerPoint 97 і пізніших версій. Зручно !
Налаштування слайдів за допомогою майстрів слайдів
У PowerPoint, на вкладці Домашня сторінка стрічки, ви можете додати новий слайд. Доступно декілька шаблонів: слайд заголовка, заголовок та зміст, заголовок розділу, два змісти, порівняння тощо. Не соромтеся використовувати ці шаблони для швидкого стилювання презентації! Ще одна перевага: за бажанням ви можете змінити моделі згодом. Зрозуміло, що після створення презентації натисніть на вкладку Вигляд, а потім на Майстер слайдів: ви зможете змінити всі слайди за кілька кліків.
Вставте діаграму або блок-схему в PowerPoint
Вставити діаграму дуже просто: якщо ви знаєте, як це зробити в Word або Excel, вам не слід турбуватися. Клацніть на вкладку Вставка, а потім на одну з обраних вами ілюстрацій:
- Фігури: квадрат, прямокутник, стрілка, зірка ... Коротше кажучи, прості фігури для ілюстрації вашого документа PowerPoint
- SmartArt: більш складна графіка, що дозволяє представляти список, організаційну діаграму, ієрархію, піраміду або цикл.
- Графіка: гістограма, крива або стовпчаста діаграма ... PowerPoint навіть дозволяє використовувати дані Excel для форматування ряду даних !
Читати також
Знайдіть своє навчання для опанування PowerPoint
Додайте текстове поле в PowerPoint
Якщо шаблон, що використовується не зовсім підходить, ви можете додати текстове поле. Просто використовуйте вкладку Вставка, а потім Текстове поле. Ви можете налаштувати розмір цієї області, додати верхній або нижній колонтитул.
Вставте сьогоднішню дату чи час у презентацію
Знайомство з презентацією PowerPoint дуже просто. Перейдіть на вкладку Вставка, а потім Дата та час. Доступно кілька варіантів. Ти можеш:
- Включити сьогоднішню дату (фіксоване або автоматичне оновлення)
- Включіть час (фіксоване або автоматичне оновлення)
- Додайте номер слайда
- Додайте виноску
Ці налаштування можна застосувати до всіх слайдів або до активного слайда.
Налаштуйте свою презентацію PowerPoint за допомогою тем
Вкладка "Дизайн" на стрічці дозволяє налаштувати зовнішній вигляд презентації. Доступно багато тем, які дозволяють адаптувати стиль презентації до контексту та аудиторії. Щоб піти далі, ви також можете змінити кольори, шрифти та використані ефекти. Якщо ви хочете, ви також можете зберегти активну тему для подальшого використання в якості шаблону. Зручно, коли ваш бізнес регулярно проводить презентації !
Налаштування слайд-шоу PowerPoint
Багато опцій дозволяють налаштувати показ слайдів у PowerPoint. Просто використовуйте вкладку Панорама, щоб переглянути доступні опції. Зокрема, ви можете запустити слайд-шоу з поточного слайда, створити персоналізовану панораму (яка відображає не всі слайди), налаштувати слайд-шоу (відсутність переходу, повноекранний чи віконний режим, основний або вторинний монітор тощо).
Презентуйте слайд-шоу PowerPoint віддалено
Якщо ви хочете презентувати слайд-шоу PowerPoint віддалено, існує кілька рішень. Безпосередньо через програмне забезпечення існує два шляхи. Ви можете використовувати вкладку "Слайд-шоу", потім "Потік", або через вкладку "Файл", "Зберегти та надіслати", а потім "Потік". Зручна функція для віддаленого мовлення слайд-шоу !
Вставте знімок екрана інструмента «Зйомка» в Powerpoint
Інструмент Capture - дуже зручна функція Windows, вбудована в системи Windows з семи років. Доступний через меню «Пуск», потім «Усі програми», інструмент «Захоплення» дозволяє робити цільові знімки екрана. Щоб використовувати ці знімки екрана в PowerPoint, перейдіть на вкладку Вставка, а потім Захопити. Там перелічені знімки екрана, зроблені з моменту запуску ПК. Ви також можете створити новий знімок екрана.
Переходи в PowerPoint
Вкладка "Переходи" дозволяє вказати, як буде виглядати ваше слайд-шоу між двома слайдами. Доступно багато переходів, від ефекту згасання до обертання через альвеоли. Ви також можете встановити тривалість переходів і застосувати однаковий ефект до всіх слайдів.
Анімація PowerPoint
У тому ж ключі ви можете вибрати анімацію для кожного елемента кожного слайда. Просто перейдіть на вкладку «Анімація», виберіть елемент і дозвольте собі керуватись. Доступно багато анімацій, і ви можете вибрати, як виглядатимуть елементи (варіанти ефектів): як окремий об’єкт, всі одночасно або в абзаці. Не забудьте відобразити область «Анімація»: вона дозволяє реорганізувати порядок появи елементів і переглянути попередній перегляд.
Перетворіть слайд-шоу PowerPoint у відеопрезентацію
Віддаєте перевагу передавати відео, а не слайд-шоу PowerPoint? Це цілком можливо! У PowerPoint, як тільки ваша презентація буде готова, перейдіть на вкладку Файл, Збережіть та надішліть, а потім Створіть відео. Доступні кілька форматів та якості (HD: 960 × 720 для мобільних пристроїв: 320 × 240). Ви можете вибрати час, проведений на кожному слайді, і вибрати, чи слід записувати хронометраж та записані розповіді.
Стискайте зображення, щоб зменшити розмір PowerPoint
Часто багато презентацій включаються в презентації PowerPoint. Це добре, але ці файли дуже великі. Щоб подолати цю проблему, PowerPoint пропонує рішення: виберіть будь-яке зображення у вашому документі та клацніть на вкладці Формат, а потім відобразиться праворуч від стрічки. Зліва натисніть "Стиснути зображення". Ви можете вибрати параметри, що стосуються розміру файлу (друк 220 dpi, екран 150 dpi або електронна пошта 96 dpi). Стиснення може вплинути на зображення або всі зображення в документі, і ви можете видалити області обрізання, щоб піти далі.
Використовуйте слайд з іншої презентації
Повторне використання слайда зі старої презентації іноді корисно. Просто відкрийте два файли (нову та стару презентації), клацніть на вкладці Перегляд однієї з двох презентацій, а потім - на "Переставити всі". Потім з’являться два вікна поруч (корисно для порівняння двох файлів). Потім, просто «клацання та перетягування» між двома вікнами (через ліву панель) дозволяє переносити слайди. Ви також можете вибрати їх перед копіюванням.
Запишіть звук та інтегруйте його у свою презентацію
Якщо ви хочете прокоментувати презентацію своїм голосом, ви можете включити аудіофайл за допомогою вкладки Вставка. Ви також можете записати свій голос безпосередньо або додати звуковий ефект із фонотеки.
Вставте відео YouTube у презентацію Powerpoint
Отже, PowerPoint дозволяє вставляти аудіофайл. Але ви також можете вставити відео, навіть якщо воно розміщене на YouTube. Просто використовуйте вкладку Вставка, а потім Відео. Потім клацніть Відео з веб-сайту (ця функція доступна не у всіх версіях PowerPoint). Введіть URL-адресу свого відео на YouTube, і все готово.
Перетворити файл PowerPoint у документ Word
Щоб перетворити файл PowerPoint у документ Word, перейдіть на вкладку Файл, Зберегти та надіслати, а потім Створити документи (унизу). Потім ви можете перетворити документ у файл Word кількома способами: лише контур, коментарі поруч із слайдами, рядки біля слайдів ... Зручно для студентів !
Перетворити PowerPoint у документ PDF
Тому дуже легко перетворити презентацію PowerPoint у документ Word. Але якщо ви хочете, ви також можете перетворити свій файл у документ PDF. Все залежить від версії:
- Microsoft PowerPoint 2010 та 2013: натисніть на вкладку Файл, а потім Зберегти як. Потім виберіть PDF як тип файлу, щоб зберегти презентацію як PDF.
- Microsoft PowerPoint 2007: Вам слід заздалегідь додати цю надбудову для PowerPoint: Збережіть як PDF або XPS в Microsoft і виконайте ту ж процедуру.
Використовуйте екзотичні шрифти на іншому ПК
Для персоналізації PowerPoint ми іноді використовуємо екзотичні шрифти: їх за замовчуванням немає на комп’ютері. Але якщо ви поділитеся своєю презентацією з іншим комп’ютером, інша людина не побачить цих шрифтів, якщо вона не встановила їх сам. На щастя, PowerPoint дозволяє вбудовувати ці шрифти. Зберігаючи файл, натисніть "Інструменти", потім "Зберегти параметри". Унизу встановіть прапорець, щоб вставляти шрифти у файл. Ви можете включити лише використані символи або включити його повністю, щоб дозволити вашим співавторам редагувати файли. Зручно !
Перетворення тексту на зображення в PowerPoint
Не хочете включати екзотичний шрифт у файл PowerPoint? За бажанням ви також можете перетворити відповідні тексти на зображення. Тож усі можуть переглядати ваші слайд-шоу незалежно від ПК або Mac вашого співавтора. Для цього просто скопіюйте вставте області для перетворення. Але не використовуйте класичний колаж; вибрати "вставити як зображення", доступне через контекстне меню (клацніть правою кнопкою миші).
Створіть шаблон PowerPoint
Наприклад, якщо ви регулярно створюєте презентації від імені вашої компанії, ви можете створити шаблон. Вам просто потрібно налаштувати свій PowerPoint (тема, шрифти, кольори тощо). Далі перейдіть на вкладку Файл, а потім Зберегти як. Потім змініть тип файлу та виберіть "Шаблон Powerpoint". У той час як файли Powerpoint використовують розширення PPT або PPTX (починаючи з Powerpoint 2007), шаблони використовують розширення файлів POT або POTX.
Створіть фотоальбом за допомогою Powerpoint
Це не основна функція PowerPoint: але, зрештою, інструменти призначені для використання як завгодно. Якщо ви хочете створити фотоальбом, для цього є особливість. На вкладці Вставка просто натисніть Фотоальбом. Ви можете вибрати розташування ваших зображень, додати текстове поле або підпис. Ви можете помістити зображення на слайди або вставити кілька зображень на слайд. Ви також можете редагувати свої фотографії, перш ніж вони будуть вставлені у ваш файл Powerpoint.
Налаштуйте друк документа PowerPoint
Друк одного слайда на сторінці не дуже естетичний. Щоб налаштувати друк презентації PowerPoint, можна виконати ці два кроки:
- Перейдіть на вкладку Вид, а потім Маска документа. Потім налаштуйте дисплей відповідно до бажаного враження (орієнтація сторінки, слайди, кількість слайдів на сторінці, верхній колонтитул, нижній колонтитул, дата, номер сторінки тощо).
- Другий крок: деактивуйте режим маски, клацніть на вкладці Файл, а потім Друк. Виберіть кількість слайдів на сторінці та за потреби налаштуйте інші параметри.
Параметри PowerPoint: автоматичний запис ...
Як і все програмне забезпечення пакета Microsoft Office, налаштування PowerPoint знаходяться на вкладці Файл, а потім - Параметри. Ви можете налаштувати миттєвий попередній перегляд, своє ім’я користувача, автоматичне виправлення, автоматичне збереження ... Ви також можете налаштувати стрічку, панель інструментів швидкого доступу та додати надбудови.