4 правила, яких слід дотримуватися, щоб писати чіткі та ефективні електронні листи - Temps Action
Коли ви щодня використовуєте електронну пошту для своєї роботи, дуже важливо використовувати її ефективно.
Особливо, якщо ви спілкуєтесь таким чином зі своїми колегами, партнерами або клієнтами.
У цій статті ми побачимо, як писати електронні листи, які є однозначними та ефективними, витрачаючи при цьому мінімум часу.
Легко, як електронна пошта !
Ми бачимо кумедних птахів у електронних листах
Ви, напевно, вже помітили, що форма електронного листа, який ми отримуємо, багато в чому залежить від того, хто його надсилає.
Деяким подобається лаконічність і пишіть повідомлення, гідні телеграми, тоді як інші надсилають вам справжні бруківка без жодного розриву рядка, де їх читання займає 1/4 години (навряд чи перебільшено).
Коли ви отримуєте докладний звіт від одного з колег про модифікацію спіральної газової турбіни, яку міг зрозуміти навіть 8-річний малюк, ваш колега на 3 поверсі болить у голові, намагаючись пояснити вам, як надіслати електронний лист.
І іноді ми відмовляємось читати листа, бо це насправді боляче і втомлює.
Словом, кожен йде своєю дорогою. Кожен прийняв цей інструмент і використовує його по-своєму.
Однак ми б багато чого виграли час і в легкість розуміння, просто дотримуючись кількох основні правила що будь-який електронний лист “повинен”, як правило, містити.
Я кажу "повинен", тому що я не беру до уваги інформаційні бюлетені, які надсилають статті в блогах, навчання електронною поштою або повідомлення, які потребують більше місця для належної обробки.
Я повернусь до цього далі в цій статті.
Але, приблизно, 80% електронних листів у загальному користуванні може використовувати одне або декілька з наведених нижче правил.
Короткі та ефективні електронні листи
Коли ви пишете електронний лист, ви не знаходитесь на терасі кафе, щоб випити з друзями, розповідаючи один одному всі речі. Ні.
Ви знаходитесь перед своїм комп’ютером (або смартфоном), перед текстом із досить елементарним розташуванням, який, залежно від теми, що охоплюється, не завжди захоплює.
Тож ви могли б також не пройти 4 шляхи.
Коли ви натискаєте кнопку відправити, це для поважна причина, і лише один.
Ми хочемо отримати інформацію про тему, відповідаємо на запитання чи задаємо, дякуємо, запрошуємо, пояснюємо ... Але ми не розповідаємо своєї історії життя.
Тут повинен бути кожен рядок корисний.
Чи знаєте ви, що вони говорять про жарти? Коротші часто є найкращими. Ну, і з електронними листами це те саме.
Отже, як написати короткий і точний електронний лист? Ось 4 правила, яких слід дотримуватися.
1. Акуратна тема електронної пошти
Тема електронної пошти схожа на заголовок газети.
Це тут Перша річ що людина побачить, з ім'ям відправника. Тому важливо лікувати його і робити достатньо ясно щоб вона відкрила електронний лист.
Якщо ви надсилаєте електронний лист потенційному клієнту чи клієнту, цікава та інтригуюча назва публікації викликає у читача цікавість і спонукає їх натиснути на нього.
Назви, такі як:
- Що ви плануєте на наступні 3 дні ?
- Чесно кажучи, ти в це віриш ?
- Не вистачає лише одного ...
- Заощаджуйте 2 години на день у 3 простих кроки
Хто запитує, хто виявляє недолік, що викликає у вас бажання знати більше.
У разі звичайного відправлення - титул конкретні і бетон дозволяє тому, хто його отримує, одразу зрозуміти, що це таке.
Замість того, щоб вставляти рядок теми "У мене проблема", віддайте перевагу "Мій принтер більше не друкує кольорові сторінки".
Між "Новим" та "Завантажте туристичний путівник у Квебеку" або "Якщо ви мрієте відвідати Квебек цього року ...", який із цих предметів дає вам не хочу більше клацнути ?
Інші приклади заголовків електронних листів або рядків тем, які ви можете надіслати як частину своєї роботи:
- Доопрацювання файлу ATE-30
- Реєстрація на маркетинговий семінар 2019 року
- Запит на доступ до інтрамережі
- Заява на посаду інженера з якості
- Підтвердження замовлення Час Дія
- 16:00 скасування засідання
- Обслуговування веб-сервера 3 травня
- Новини та розробка продуктів
У будь-якому випадку, ви розумієте ідею. Бездоганні, прямолінійні теми електронної пошти.
2. Повідомлення, обмежене найнеобхіднішим
Перш ніж писати, задайте собі таке запитання:
Якби у мене було лише одне речення для написання електронного листа, що б я сказав ?
Знайди головна причина для якого ви пишете, і висловіть це просто і зрозуміло кількома словами.
Деякі вирішили обмежити свої електронні листи 5 речень щоб заощадити час, незалежно від теми або одержувача.
Чому б не зробити те саме ?
Ти теж закінчився час щоб відповісти на ваші електронні листи ?
Якщо це ваш випадок, я запрошую вас зробити це вашою особистою політикою.
Це хороший приклад для наслідування у звиканні писати коротко. І це також працює з 3 реченнями, або навіть з 2.
Це буде набагато більше ефективний писати електронні листи таким чином.
- Для вас це швидше і легше
- Ви поважаєте час тих, хто їх отримує
- Ви переходите до суті та полегшуєте їм розуміння вашого повідомлення
- Швидше за все ви отримаєте відповідь і швидше
3. Не надто багато запитань одночасно
Чим менше запитань у вашій електронній пошті, тим більша ймовірність отримати відповідь. швидко.
Тож краще обмежитися 1 або 2.
Крім цього, було б краще зателефонувати людині безпосередньо або задати їм свої запитання за столом.
4. Чіткий заклик до дії
Коли ми запитуємо людину і очікуємо конкретної дії, ми говоримо їй, що робити.
Тут, коли ви повертаєтесь до пекаря у вашому районі, ви запитуєте його, що ви хочете: хрусткий багет, гарячі круасани, Париж-Брест.
Пекар не є ворожителем. Він не говорить собі «гм, він, на мій погляд, він хоче 4-частинний кондитерський фланець і 2 недостатньо оброблені нарі».
Ми часто забуваємо це так очевидно. Для діяти, нам потрібнокеруватися.
Уявіть, як ви пояснили у своєму електронному листі, що принтер не працює або ви не можете завантажити замовлений продукт.
Якщо ми зупинимося на описі проблеми, щось не вистачає, і одержувач повідомлення може не чітко зрозуміти, що від нього очікують, і залишити речі тусованими .
Це як машина. У нас може бути надійно встановлений ключ запалювання, якщо ми не повернемо його, він не запуститься.
Кажу чітко що ви чекаєте від нього:
- “Як надрукувати сторінку? ?
- Чи помилився я під час завантаження ?
- Чи можете ви допомогти мені вирішити цю проблему? "
Ви частіше отримуєте допомогу.
Просте речення може полегшити ситуацію. Подумай над цим.
І якщо нам знадобляться більше деталей ?
Деякі електронні листи все ще потребують деталізації та детальнішого вивчення.
І там ви можете втратити шалений час розробити якісні відповіді, якщо ви їх не знаєте маленька підказка Я розповім тобі про завтра.
- як розділити на 2, 3 і більше часу, витраченого на написання якісних детальних відповідей,
- коли використовувати цей трюк та різні способи скласти все це разом.
Тож я даю тобі зустріч завтра, щоб дізнатись про решту ...