6 порад для непереборного запрошення секретаріату
Як ви пишете ділове запрошення, яке залишає бажати більшого? Це не так важко. Наприклад, зарекомендував себе наступний фокус: Не одразу розкривайте все у супровідному листі. Натомість вам краще викликати цікавість гостей! Ви побачите: відповідь тоді зростає сама собою.
Наші поради та приклади речень, а також шаблон у кінці допису допоможуть вам знайти потрібні слова та викликати інтерес.
Ділові запрошення: краще надсилайте їх у письмовій формі!
Запрошення по телефону стають все більш популярними не тільки в приватному секторі, але і в діловому житті. Однак багато подій зазнають краху саме з цієї причини. Запрошення по телефону неточні. Гість не може ніде прочитати такі ключові дані, як місце проведення та час. Письмові запрошення, навпаки, передають прихильність ваших гостей та містять усі важливі деталі:
- Нагода запрошення
- Місце та дата події
- Вказівки для подорожей
- Дрес-код
- Запрошуються супроводжуючі особи?
- Коли очікується зобов'язання?
Тож це окупається двічі, якщо ви витратите час і сформулюєте письмове запрошення: З одного боку, ви подбаєте про те, щоб кожен, кого запросили, отримав всю важливу інформацію. З іншого боку, ви позитивно виділяєтесь і сигналізуєте, що ваші гості для вас важливі.
Додаткова порада: не включайте всі деталі у своє запрошення. Зазвичай саме моменти несподіванки роблять захід незабутнім.
Тема: Про яку нагоду йдеться?
Причину запрошення можна вказати в рядку теми:
"Вас щиро запрошують на день відкритих дверей!"
Інша можливість полягає у зверненні до змісту події, наприклад:
"Погляньте за лаштунки".
Хоча це менш конкретно, воно працює як реклама і викликає цікавість.
Привітання: Станьте особистим
В основному, якщо це можливо, звертайтесь до одержувача по імені. Ви можете зробити це за допомогою стандартної форми звернення, тобто “Шановний пане Мустер” або “Шановний пане Мустер”, залежно від того, як Ви оцінюєте стосунки зі своїми діловими партнерами.
Або ви також можете вибрати варіант реклами тут, в якому ви особисто повідомте своєму клієнту, чого очікувати:
"Ми хотіли б провести вас у подорож за лаштунками нашої компанії, шановний містере Мустер!"
"Подивіться на нашу компанію очима працівника, шановний містере Мустер!"
Текст запрошення: Запрошення взяти участь
Завжди пишіть позитивно, формулюючи своє запрошення. Тож використовуйте свій вибір слів, щоб передати відчуття, що ваша пропозиція настільки гарна, що ваш клієнт неодмінно повинен її прийняти. В ідеалі, ви повинні закрити зв’язок між темою та запитом у своєму формулюванні:
"Ми раді бачити, які нові сторони ви відкриєте в нашій компанії".
"Познайомтесь із усіма працівниками, з якими ви зустрічались лише по телефону".
“Ми вас зацікавили? Тоді ми вже з нетерпінням раді вітати Вас особисто у нашому дні відкритих дверей! "
Ви також можете висловити свою впевненість, просто використовуючи відповідні формулювання:
"Ми з нетерпінням чекаємо вашого візиту".
"До зустрічі 15 серпня!"
Привітання: Встановіть акценти
Ви не помилитеся зі звичайними "найкращими побажаннями". Але ви також можете використовувати привітання, щоб додати акцент у своє запрошення, напр. Б. завдяки більш дружньому підбору слів:
"З добрими побажаннями"
"Гарного дня ..."
Або ви можете знову звернутися до теми вашого запрошення:
"Бажаю вам багато цікавих вражень ..."
"Ми з нетерпінням чекаємо приємного та насиченого з вами дня ..."
"Ми з працівниками з нетерпінням чекаємо вашого візиту".
"Ви можете розраховувати на багато сюрпризів та смачний фуршет".
Заохочуйте взяти на себе зобов’язання: заманюйте в запрошенні спеціальними цукерками
Звичайно, коли ви надсилаєте запрошення, ви хочете досягти лише одного: прийняття від запрошеного. Тому, шукаючи правильну формулювання, запитайте себе, що може завадити вашим діловим партнерам прийти. Це z. Б. страх перед офіційною подією, на якій вони не почуваються комфортно?
"Будь ласка, візьміть із собою свою сім'ю, тому що ми також підготували щось для дітей".
Багато хто також уникає заходів з високопоставленими особистостями: "Відкриття керівником економічного департаменту Максом Мустером". Поясніть своїм діловим партнерам, що вони є найважливішими учасниками заходу.
Спростіть гостям відповісти на запрошення
Спростіть гостям відповісти на ваш лист і додайте до запрошення підготовлену листівку-відповідь. На цьому одержувачі повинні лише встановити, чи і з якою кількістю супроводжуючих осіб вони з’являються. Це також практично для вас самих, якщо ви використовуєте запрошення таким чином для збору інформації: лише якщо ви отримали тверді зобов'язання, ви будете знати, скільки відвідувачів можна очікувати, і можете оптимально спланувати окремі точки події.
Зразок: Запрошення на ювілей компанії
Ви можете використовувати наступний зразок тексту для запрошення на річницю компанії як шаблон для власних листів із запрошеннями.
У нас є причини для святкування - будь там!
Шановна місіс Рідель,
ми хотіли б поздоровити з вами, адже цього року ми святкуємо свій день народження. Ми успішно працюємо на ринку з компанією Meier GmbH протягом 25 років.
Ми сердечно запрошуємо Вас на наше святкування ювілею:
20 травня 2021 року о 18:00.
в штаб-квартирі нашої компанії
на Mühlenplatz 1 в Мюнстері.
Насолоджуйтесь особливим вечором з нами та зустрічайте керівництво та всіх працівників в особистій атмосфері!
Ми раді, що керівник економічного органу д-р. Хеннінгер буде там, щоб привітати нас особисто та сказати кілька слів привітання.
Однак найважливішими гостями є наші клієнти та ділові партнери: наш довгостроковий успіх не був би можливим без вас, шановна пані Рідель. Ось чому ми хотіли б побалувати вас чимось особливим. Вам може бути цікаво.
Візьміть з собою партнера і приходьте у стильному вбранні, в якому вам буде комфортно.
Щоб вам було легше туди-сюди знову потрапити, ми додали вам карту.
Чи можемо ми з нетерпінням чекати святкування з вами? Будь ласка, повідомте нас про це до 20 березня 2021 року, використовуючи додану картку відповіді! Дуже дякую!
Бажаю вам розважального та приємного вечора.