Безпаперовий, виграшна стратегія для компанії

Папір є символом екологічних підходів. Згідно з дослідженням, проведеним Statistica, Франція є восьмим у світі споживачем паперу та картону з майже 9 мільйонами тонн на рік (2018 рік), половина з яких споживається в процесі роботи. Агентство з охорони навколишнього середовища та енергетики (Ademe) зазначає, що кожен працівник споживає від 70 до 85 кілограмів паперу на рік при середньому споживанні на рік та на 167 кг паперу на кожного працівника. Використання паперу є фінансовим, стратегічним, соціальним та екологічним питанням для компанії: стаття витрат, призначена для паперу, становить у середньому від 10 000 до 25 000 євро на рік без урахування допоміжних витрат для компанії зі ста працівниками, тоді як екологічна вага світового споживання паперу та картону еквівалентна 40% вирубки лісів у світі.

програмне забезпечення

Все більше компаній обирають часткову або повну - часто прогресивну - дематеріалізацію своїх баз даних. Держава зі свого боку настійно заохочує дематеріалізація рахунків-фактур зі статтею 56 Закону про фінанси 2020 року що робить електронне виставлення рахунків обов’язковим у відносинах B2B з 1 січня 2023 р. Згідно з дослідженням Iterop, прийнявши дематеріалізований рахунок-фактуру, компанія може заощадити в середньому 6,50 євро за електронний рахунок-фактуру ! Те саме стосується правозахисників, оскільки законодавство про працю Ель Хомрі від 2017 року вимагає редагування розрахункових листів у цифровому форматі. Ви зрозумієте, що дематеріалізація є процесом, властивим політиці нульового паперу, але вона також стає вирішальним питанням з точки зору безпеки, законності, конфіденційності, простежуваності, цілісності та надійності інформації, ефективності та продуктивності.

Що безпаперовий ?

Політика нульовий папір - це свідоме рішення управління бізнесом щодо зменшення використання паперу. Залучення до екологічної політики, такої як нульовий папір, означає проведення більш всеохоплюючої політики якості, відомої як 5 нулів: нульовий запас, нульовий дефект, нульовий збій, нульова затримка та нульовий папір. Ми не можемо говорити про політику нульового паперу, не говорячи про це дематеріалізація. Дематеріалізація це процес, при якому інформація перетворюється спочатку на фізичному носії - паперових документах - у оцифровані носії - оцифровані або електронні документи.

Безпаперовий: переваги

Приріст продуктивності

Приріст продуктивності завдяки оптимізації внутрішніх інформаційних потоків завдяки використанню програмного забезпечення для електронного документообігу (GED). GED - це справжня стратегічна частина вашої інформаційної системи, але вона вже недостатня сама по собі. Він контролює організацію сканованих документів, беручи на себе відповідальність за: отримання, дизайн/модифікацію, зберігання, обробку, розповсюдження та подання. Це дозволяє:

Верхній рівень - використання a ERP (планування ресурсів підприємства) або ERP (інтегроване програмне забезпечення управління) - комбінація програмного забезпечення - що дозволяє щодня управляти та контролювати всю діяльність компанії, централізуючи інформацію, що виробляється різними відділами (бухгалтерія, фінанси, виробництво, закупівлі, маркетинг, людські ресурси тощо) в єдиній базі даних. Інтерес полягає у створенні цифрової екосистеми, що сприяє правильному прийняттю рішень та ефективному управлінню для підтримки вашого бізнесу в його розвитку.

Точка лексикону: що таке робочий процес? Робочий процес французькою мовою "робочий потік" або "операційний потік" - це представлення ряду завдань, що виконуються для досягнення місії; це методичний шлях, обраний для досягнення мети. Застосовуваний до компанії цей інструмент дає змогу моделювати різні бізнес-процеси компанії з метою автоматизації прийняття рішень. Ця автоматизація заснована на ідеї "вибору" найкращого шляху, тобто "хорошої" гілки на діаграмі робочого процесу відповідно до початкового контексту.

Реалізація заощаджень

Не потрібно орендувати місце для зберігання паперових документів, які потрібно архівувати. Оптимізуйте офісні приміщення (більше ящиків, більше підшивок, ...) та зменшіть бюджет на споживання паперу та канцелярських товарів. Прискоріть це процес виставлення рахунків в основі банкрутства багатьох французьких компаній, за словами Les Échos, завдяки онлайн-управлінню, що дозволяє автоматизувати процеси.

Оцінка торгової марки роботодавця та іміджу вашої компанії

Громадськість та молоді випускники дедалі більше усвідомлюють питання екології та КСВ. Показавши, що ви робите свій внесок у екологічні зусилля, ви можете допомогти вам утримати існуючих клієнтів (та співробітників!), Залучити нових партнерів та переконати талановитих людей приєднатися до вашої компанії.

Виграш з точки зору безпеки, конфіденційності, надійності, якості та простежуваності інформації

штамп часу та електронний підпис допомогти забезпечити цілісність та надійність інформації, що зберігається. Більшість GED надає доступ до історії операцій, що відбулися - свого роду журналу активності - протягом певного періоду (сигнали тривоги, сповіщення.) для оптимальної простежуваності у разі конфлікту (несправний продукт, модифікація документа, зацікавлені користувачі, джерело інформації, що використовується для такої операції тощо).

Що стосується юридичного та юридичного прийняття цих документів, необхідно пройти цифрове архівування з доказовою цінністю. Для цього ми посилаємося на нашу статтю в блозі про цифрове архівування з доказовим значенням.

Використання GED дозволяє прогресувати в контролі якості інформації: управління версіями одного добре названого документа більше не є проблемою, програмне забезпечення гарантує вам існування лише однієї хорошої версії - більше немає дублікатів, триплонів, або квадроцикли з різними назвами - що постійно оновлюється. Оновлення зберігаються в журналі активності програмного забезпечення. В підсумку, ви виграєте в читабельності та зручності використання інформації.

З точки зору безпеки, дематеріалізація сприяє фізичному нерозповсюдженню інформації, що зменшує ризик втрати та погіршення стану при обміні інформацією між різними зацікавленими сторонами (польовими групами, оперативними групами, замовниками) та різними етапами повторного входу (звіт, виставлення рахунків, подвійний запис тощо). Крім того, більшість GED дозволяють вибрати дані, якими ви хочете поділитися, та визначити людей, яким ви надаєте доступ.

Покращена задоволеність клієнтів

Прийняття EDM дозволяє застосувати на практиці політику прозорості та встановити довірчі відносини з вашими клієнтами, які можуть безпосередньо отримати доступ до інформації, що їх стосується (отримання інформації в режимі реального часу, моніторинг тощо) або навіть спільне пред'явити з собою певні документи. Вони є невід’ємною частиною життєвого циклу їхніх документів: обробка, перевірка, передача тощо.

Як реалізувати політику нульового паперу у вашому бізнесі ?

Виберіть електронне архівування та електронний підпис

Цифрове архівування - від простого зберігання до архівування з доказовим значенням - полягає у збереженні документів компанії в електронному форматі за допомогою програм або програмного забезпечення для управління. Щодо підпису, ми посилаємось на нашу статтю про електронне архівування, яка розглядає питання електронного підпису як інструмент затвердження, що має юридичну цінність.

Інвестуйте в програмне забезпечення електронного документообігу (EDM)

Більшість GED пропонують ідеальну простежуваність інформації, синхронізовану з автоматизацією електронного архівування, ви надаєте своїй компанії продуктивну екосистему за бажанням !

Підвищуйте обізнаність та тренуйте свої внутрішні команди з цих тем

Підвищте обізнаність своїх співробітників, надаючи їм належні практики в офісі: не друкуйте їх електронні листи, використовуйте цифрові рішення для зустрічей та роботи, використовуйте зворотний бік паперу, що використовується для створення чернеток, переробляйте папір у сортувальних сміттєвих баках - які ви попередньо розміщені в межах їх досяжності. Є також пристрої для збору паперу та інших корпоративних адміністративних відходів.

Найкращі практики не обмежуються офісними приміщеннями, але їх також слід застосовувати під час поїздок у рамках професійних завдань.

Щодо квитанцій, більше не питайте квиток і попросіть свого продавця більше не видавати паперову квитанцію, що також допоможе йому заощадити гроші (касовий апарат, оснащений принтером, чорнилом, котушками, кардрідером, обслуговування,). Однак попросіть електронну квитанцію для відстеження зроблених витрат. Багато брендів вже роками надають безнадійну квитанцію на прохання споживача; наприклад, це стосується Apple, E.Leclerc або Décathlon.

Те саме стосується рахунків-фактур і котирувань, цифрових. Надсилайте та отримуйте свої рахунки-фактури та котирування у форматі PDF електронною поштою або безпосередньо для перегляду в Інтернет-програмному забезпеченні. Переваги численні: економія місця (більше немає територій, спеціально збережених для архівного зберігання), заробіток грошей (більше немає зношеного принтера, ...), економія часу. Використовуючи програмне забезпечення для управління документами, методично архівуйте свої цифрові документи, ви знайдете їх набагато швидше, коли вони вам знадобляться - наприклад, у разі податкової перевірки або аудиту Urssaf.

Ви можете зіткнутися з опозицією з боку внутрішніх команд до дематеріалізації. В такому разі,

  • Виділіть існування безпосередньо застосовних альтернативних рішень;
  • Виділіть суттєві конкретні результати, що випливають з політики, що не стосується паперів, з точки зору комфорту, економічності, приросту продуктивності, - краще - внутрішнього спілкування тощо.
  • Налаштуйте індикатори для відстеження вашого прогресу: встановити щомісячне спостереження за кількістю надрукованих/ксерокопійованих паперів, щомісячними витратами, пов’язаними із придбанням канцелярських товарів/принтерів/чорнильних картриджів,. Важливим є наявність видимості до і після політики нульового паперу.

Деякі ключові цифри, що узагальнюють достоїнства політики нульового паперу в офісі:

Без паперового підтвердження, як скласти звіти про витрати ?

У ваших співробітників може виникнути страх: без квитанції та підтвердження, як перевірити свої звіти про витрати ? Дійсно, їм завжди казали, що відшкодування не буде здійснено, якщо відсутній супровідний документ, що підтверджує витрати, описані у звіті про витрати. Без доказів, немає більше доказів. Однак існують такі рішення, як Mooncard.

Mooncard пропонує корпоративну платіжну картку для управління звітами про витрати. Він може бути використаний для всіх професійних витрат ваших співробітників, прийнятих у всіх торговців, в Інтернеті чи фізично. За кожні здійснені витрати ваші продавці розпізнають Mooncard, і електронний доказ автоматично надсилається нам у форматі PDF через наші API. Отримані супровідні документи архівуються цифровим способом у нашому програмному забезпеченні та мають доказову цінність.