Етикет електронної пошти Це хороша форма I Robert Half Robert Half

Чи знали ви, що електронна пошта є найбільш широко використовуваним засобом спілкування? Щодня у всьому світі надходить 281 мільярд (!) Ділових електронних листів. Не дивно, що дияволи, як неправильний привітання чи орфографічні помилки, закрадають деякі електронні листи. Це здається непрофесійним, і саме тому ми представляємо вам наш дуже особистий етикет електронної пошти.

Тут ви можете прочитати:

Електронні листи для масового виробництва

Якщо ви працюєте в офісі, ви, ймовірно, будете отримувати від 30 до 50 електронних листів на день, іноді навіть набагато більше. Лише в Німеччині кількість надісланих електронних листів зросла на 23% з 2016 по 2017 рік, досягнувши рекорду за весь час - 771 мільярд.

На цьому Маса електронної пошти Насправді вже не дивно, коли страждає етикет електронної пошти. Крім того, все більше працівників отримують і надсилають повідомлення через свої смартфони. Маленький дисплей, цифрова клавіатура та сліпа довіра до функції автокорекції сприяють збільшенню кількості помилок друку. Вкладені файли також часто важко читати. Це фатально, тому що недбалі електронні листи також забарвлюють професійний образ від відправника.

Етикет стосується і нових засобів масової інформації

Орфографія та граматика найбільше страждають від масового виробництва електронних листів: малі та великі літери постійно ігноруються, коми використовуються рідко, а слова часто скорочуються, коли їх сприймає настрій. Це не тільки ускладнює читання, але й повідомляє одержувачу електронного листа, що автор не доклав зусиль.

Насправді дивно, інакше ви намагаєтеся оптимально дотримуватися правил етикету для офісу з шикарним вбранням і серйозною появою в телефоні. Знання того, що це справляє професійне враження на ділових партнерів та колег, уже отримано. Чому те саме не стосується ділової електронної пошти?

Також слід звертати увагу на правила етикету електронною поштою, надсилаючи ділову електронну пошту людям, з якими ви працювали роками і тому більш неформальні у професійних контактах. Активуйте перевірку правопису у вашій програмі електронної пошти. Але перевірте його примітки та запити на зміну, оскільки це програмне забезпечення теж не завжди працює ідеально.

Швидкість, швидкість: як швидко ви повинні відповісти на електронне повідомлення?

Найважливіше питання в цифровому спілкуванні: Як швидко ви повинні відповідати на електронні листи? Або по-іншому: як довго ви можете тримати електронні листи, які чекають у вашій поштовій скриньці, не будучи неввічливими? Деякі вважають, що потрібно негайно відповісти. Але це зазвичай порушує робочий процес.

Замість того, щоб відкривати свою поштову скриньку для кожного вхідного повідомлення електронної пошти, краще зарезервувати 30 хвилин щоранку та вдень, протягом яких ви можете зосередитися на перевірці вхідних повідомлень електронної пошти. Спочатку відсортуйте нагальні запити від менш термінових, а потім вирішіть, на які електронні листи у вас є час.

Що стосується ефективного управління часом, ви відповідаєте на електронні листи, які не вимагають негайного дослідження. Якщо обробка займає більше часу, надішліть одержувачу короткий проміжний звіт про те, що ви маєте справу з цим питанням. У будь-якому випадку це рекомендується, відповісти протягом 24 годин, після того, як електронне повідомлення надійде у вхідні.

Немає занадто великих файлів, як вкладення

Що вас знову і знову дратує при електронному листі, це дуже великі вкладення, об’єм яких перевищує 10 МБ. Вони засмічують папку "Вхідні", і відкриття вкладень займає багато часу. Якщо вам потрібно надіслати більші файли, попередньо уточніть у одержувача розмір, до якого він може отримувати вкладення електронної пошти. При необхідності ви також можете клацнути Хмарні сервіси як Dropbox, Google Drive або медіацентр T-Mobile.

Звичайні формати файлів легше відкрити

Також використовуйте загальні для вкладень в електронні листи Такі формати, як PDF, JPEG або ZIP. Документи Word іноді потрібні, наприклад, якщо одержувач має редагувати документ далі. Якщо формат Word не потрібен, використовуйте формат PDF. Це позбавляє одержувача турбуватися про непривабливо спотворене форматування, спричинене несумісними версіями Word або спеціальними шрифтами. Відповідні програми безкоштовного конвертера PDF можна знайти в Інтернеті.

Етикет електронної пошти: 9 найцінніших правил

Функція CC: Подумайте, кого розмістити в копії електронного листа. Чи справді одержувачу потрібна копія цієї інформації? Це допомагає не надто обтяжувати поштову скриньку одержувачів та економить дорогоцінний час. (Маленькі вправи: подивіться, щоб побачити, скільки ваших електронних листів насправді для вас не стосуються.)
Сюжетна лінія: The Ядро вашого запиту повинні відображатися в предметі. Це допомагає одержувачу швидко оцінити актуальність повідомлення електронної пошти. Це виглядає професійно.
Привітання: Одне з найважливіших правил електронної пошти: зверніть увагу на одне правильний привітання та ввічливе привітання. Якщо в назві не вказано, це жінка чи чоловік, допоможе перевірка на порталах соціальних мереж або на контактній сторінці веб-сайту компанії. Відповідно, в кінці електронного листа має бути відповідне повідомлення Прощальне привітання вставлений.
зміст: Приходьте коротко кажучи до суті. Якщо ваше занепокоєння не може бути коротко підсумоване, вам слід запропонувати або віддати перевагу телефонному дзвінку або особистій розмові. Якщо ваші електронні листи є запитами на зустріч, виділіть зустріч за розміром шрифту, жирним шрифтом або кольором. У деяких програмах електронної пошти можна навіть вбудувати функцію нагадування для одержувача.
Просто немає смайликів: Уникайте використання смайликів тощо у ділових електронних листах. Смайлики виглядають грайливими та непрофесійними. Краще працювати над своїм текстом, поки в ньому не буде сказано саме те, що ви маєте на увазі.
Уникайте скорочень: Не використовуйте скорочень, якщо вони не знайомі у вашому діловому середовищі. Такі привітання, як VG, з “найкращими побажаннями” здаються такими, що ви не витрачаєте достатньо часу для одержувача, щоб вимовити слова. Крім того, ви не можете бути впевнені, що особа, якій ви пишете, зможе розшифрувати використані вами скорочення.
Коректура: Для важливого або важливого вмісту ви завжди повинні використовувати електронну пошту коректура колеги або когось, кому ви довіряєте дозволяти. Вміст часто надходить до одержувача електронного листа не так, як передбачалося. Щодо важливого вмісту чи інформації, завжди зважуйте, чи є сенс більше зв’язуватися з вами особисто, ніж електронною поштою.
контроль: Додайте Електронна адреса одержувача (одержувач) завжди лише в кінці a. Це запобіжить надсилання електронної пошти занадто рано чи випадково. Ретельно перевіряйте правопис останній раз, привітання, включаючи привітання, чи всі важливі факти згадуються в тексті, вказана дата і чи додаються файли.
час: Як правило, слід термінові запити спочатку отримати відповідь. Є один дуже важливий виняток: Якщо вас дратує читання електронного листа, тому що, наприклад, колега чи начальник звинувачує вас у чомусь - невиправданому з вашої точки зору - тоді це застосовується спочатку, Зберігай спокій. Якщо це не спрацює, спочатку відкладіть своє розчарування. Однак не надсилайте цей електронний лист ні за яких обставин! Збережіть це як чернетку або, в ідеалі, негайно видаліть. Потім проспіть це одну ніч і сядьте відповідна відповідь наступного дня на.

У напруженому повсякденному офісному житті маленькі неакуратні компанії закрадаються в усіх нас. Це по-людськи. Тим не менш, вам слід обов’язково писати електронні листи професійно.

Особливо це стосується заявок електронною поштою: за допомогою онлайн-заявки ви складаєте перше враження про свого потенційного нового роботодавця. Тому перед відправкою перевірте, чи дотримувались ви вищезазначених правил (наскільки вони є актуальними). Ви можете знайти більше порад щодо онлайн-заявок у Центрі кар’єри Роберта Халфа.

І якщо ви ще не знаєте, кому надіслати свою заявку - ви знайдете тут велику Підбір робочих місць у галузі фінансів та бухгалтерії, ІТ та комерційного сектору: