Інвентаризація фондів або колекцій (зберігання фондів або колекцій) - XWiki

Експорт

Формати офісу

Автор Карін Пуйон
Останнє оновлення: грудень 2018 року

Наукова інвентаризація колекцій є одним із обов’язкових критеріїв затвердження музею Міністерством, що відповідає за культуру (Дирекція музеїв Франції). Це стосується всіх колекцій, незалежно від галузі та техніки виготовлення.

1.1. Що таке інвентар ?

Метою інвентаризації є забезпечення адміністративної консервації та збереження ідентичності предметів, придбаних музеями або депонованих там.

Інвентар безперечно встановлює, що предмет належить музею або що він отримав його на зберігання від третьої сторони.

Завдяки надходженню до публічної колекції, цей об’єкт потрапляє під загальне надбання - правовий режим, характерний для суспільної спадщини.

Таким чином, ця спадщина підпорядковується двом основним правилам:

невідчужуваність: колекції не можуть бути продані або передані, що відповідає музейній етиці (консервація творів);
неприступність: у разі втрати або крадіжки роботи, що належать до суспільного надбання, можуть бути відновлені без обмеження у часі в руках нового власника, навіть якщо він діє добросовісно.

Інвентар також є специфічним адміністративним документом, який дозволяє власнику громади ідентифікувати та управляти своїми колекціями в хороших умовах.

Інвентар також є обов'язковим довідковим документом для будь-якого дослідження чи класифікації, проведеного музеєм. Інвентарний номер дозволяє точно ідентифікувати будь-який предмет, що належить до колекцій музею, без ризику помилок або плутанини. Отже, він є гарантом ідентичності об’єкта.

1.2. Що ми повинні інвентаризувати ?

Інвентар застосовується до предметів усіх видів у колекціях музею: картини, скульптури, малюнки, гравюри, медалі, етнографічні предмети, рухомі предмети мистецтва, археологічні предмети, техніки, фотографії тощо.

В принципі, це виключає зліпки, але ті, що відтворюють оригінал, який зник або знищений і, таким чином, набув значення оригіналу, можуть бути лише з цієї причини та за умови, що зазначена точна природа відлиття, включені в інвентар.

У музеї потрібно встановити два типи інвентарів:

для придбання (з номером придбання);
для депозити (із номером депозиту).

Якщо об'єкти, що інвентаризуються, отримують вигоду від охорони як пам'ятки історії, доцільно в інвентарі вказати їх характер та дату.

1.3. Хто займається інвентаризацією ?

Інвентаризація - робота куратора.

Це завдання вимагає великої строгості та міцних знань, щоб точно ідентифікувати об’єкти та описати їх у найбільш відповідних наукових термінах.

Кілька етапів супроводжують та завершують процес інвентаризації:

написання а вхідний квитанція дані (або інвентаризаційна хвилинка);
інвентар фотографічний (загальні фото та деталі, якщо потрібно);
конституція Росії папку об’єктів, включаючи всю документацію, яка могла бути зібрана на об’єкт, зокрема публікації, де він згадується, а також елементи порівняння, які можна було виявити, листування з дослідниками, рахунки-фактури, замовлення на придбання, креслення тощо .;
створення додаткові файли, такі файли, включаючи імена авторів, назви місць походження, представлені теми, імена донорів чи продавців тощо.;
перевірка є завершальним кроком. Дійсно важливо перевірити транскрипції в реєстрі товарно-матеріальних цінностей, щоб випадково помилка не потрапила.

2.1. Інвентарний номер

Інвентарний номер можна розбити на кілька елементів:

рік в'їзду: три цифри року року вступу починають число; таким чином, номер 994 буде присвоєно всім предметам, що ввійшли до колекцій музею в 1994 році;
номер колекції: буде стільки цифр, від 1 до х, скільки є об’єктів або серій об’єктів, придбаних протягом року;
порядок номерів об'єкта в серії: таким чином 994.3.56 буде 56-м об'єктом 3-ї колекції, придбаної в 1994 році.

Приклад: коли предмет складається з декількох частин (наприклад, супної супниці та її кришки), після номера предмета додається цифра в дужках (наприклад: 56 (1) для супниці, 56 (2) для обкладинка).

Щодо депозитів, нумерація підпорядковується тим самим правилам, що і для придбань, додаючи перед номером букву D (= депозит).

Ретроспективний інвентар стосується об’єктів, які раніше входили до колекцій і не були інвентаризовані.

Тоді правило таке: об’єкт береться в інвентар на поточний рік. З іншого боку, номер колекції буде замінено на 0.

Реєстрація цих об'єктів, ситуація яких таким чином поступово регулюється, проводиться в кінці року після поточних придбань.

Якщо в муніципалітеті існує кілька різних музеїв, ми можемо запропонувати, щоб узгодити кадастри, заповнити інвентарний номер номером, що позначається кожною установою і який буде стояти на чолі раніше визначеного інвентарного номера.

2.2. Конкретний реєстр

Реєстр запасів - блокнот італійського формату, 315 х 240 мм, із стійкою картоновою обкладинкою.

Інструкції повинні бути написані індійським чорнилом, а важкі для читання назви (назви місць, людей, слова, що рідко використовуються) повинні бути написані з великої літери, щоб забезпечити ідеальну читабельність.

Пагінація робиться, як тільки реєстр відкривається, по сторінках (а не по аркушах) без пробілів та без біс.

Загальна кількість сторінок вводиться в заголовку реєстру за такою формулою:

Цей реєстр містить… сторінки;
Відкрити…;
Закрито ... (підпис куратора).

Будь-які подряпини, скраби або хімічне стирання заборонені. Дозволені лише виправлення - це ті, які куратор визнає важливими.

Написані червоним чорнилом, вони доповнюються для регуляризації ініціалами куратора або головного куратора.

Не рекомендується використовувати абревіатури у всьому тексті. Хоча вони вам зрозумілі, їх не обов’язково зрозуміють люди, які працюватимуть над записами інвентаризації. Однак, якщо їх використання було необхідним, точне значення слід вказати на початку реєстру.

Згадка про ° або dito може бути використана за умови, що назви розділів повторюються вгорі кожної сторінки, щоб уникнути помилок під час подальших пошуків.

Кожне придбання або депозит відокремлюється від наступного горизонтальною лінією, проведеною по всій довжині двох сторінок реєстру.

На обкладинці є ідентифікаційна етикетка реєстру:

Музей…;
Інвентарний реєстр No ...;
Придбання або депозити.

Особливо обережно слід вести облік інвентаризації. Бажано зберігати їх у надійній, замкненій шафі, яка витримує вогонь мінімум часу (якщо можливо, зберігайте їх у сейфі, бажано за межами музею, щоб у разі пожежі уникнути одночасного знищення інвентарю та колекції).

Крім того, якщо файли повинні бути доступними для всіх, консультації з інвентаризацій повинні бути зарезервовані для наукових працівників та дослідників, належним чином уповноважених куратором.

2.3. Детальні розділи

Реєстр товарно-матеріальних цінностей представлений у вигляді граф, кожна з яких відноситься до елемента ідентифікації об’єкта, що інвентаризується. Важливо заповнити їх усі ретельно.

3.1. ІТ та інвентар

Обчислювальна техніка стала привілейованою допомогою для вивчення та реєстрації музейних колекцій.

Національні бази даних існують з 1970-х років, об'єднуючи об'єкти за технікою (картини, відбитки тощо) або за цивілізацією (єгипетські, грецькі, римські колекції тощо).

Мета подвійна:

внутрішні: інвентаризація колекцій музею, з метою досягнення повного опису фондів;
зовнішні: дозволяють обмінюватися інформацією про ці колекції та сприяють їх вивченню, а також їх комунікації для широкої громадськості (наприклад, за допомогою відеодиску).

З моменту публікації розпорядження від 25 травня 2004 р., Що встановлює технічні стандарти щодо ведення інвентаризації, реєстру товарів, що зберігаються у музеї Франції, та перевірки, реєстр інвентаризації, відредагований за допомогою комп'ютерного інструменту, має таку ж юридичну цінність, що і паперовий реєстр.

Юридичну цінність завжди має паперове видання, а не сама ІТ-підтримка. Таким чином, комп’ютеризоване видання реєстру інвентарних запасів музею у Франції повинно проводитися відповідно до чітких процедур, що гарантують надійність та неможливість фальсифікації інформації.

Музей може вибрати комп’ютеризувати свій інвентар та відмовитись від паперового реєстру.

Однак раніше використовувані паперові реєстри все ще мають повну юридичну цінність; лише вони діють для вписаних там предметів, завдяки чому вони повинні бути абсолютно збережені музеєм.

Перераховані там об’єкти можуть бути комп’ютеризовані лише у формі документальних повідомлень.

3.2. Контроль

Коректура складається з періодичної перевірки наявності предметів, зареєстрованих в інвентаризації.

Це дозволяє визначити, чи зникли предмети після крадіжки чи знищення, і це повинно стосуватися як експонованих, так і тих, що зберігаються в резерві.

За необхідності необхідно складати протоколи про знищення або крадіжки.