Як написати ефективний електронний лист (і отримати відповідь)

ІНТЕРВ'Ю - Слова ввічливості, "тема" електронного листа, вступні речення. Енн-Марі Гейнар, автор Коучинг для отримання ефективної та бездоганної електронної пошти, пропонує поради щодо написання ідеального електронного листа.

ефективний

Опубліковано 06.04.2019 о 07:00, оновлено 06.04.2019 о 10:15

Чи варто віддавати перевагу "привітанням", а не "сердечно"? "Привіт сер" або "шановний сер"? Написати електронне повідомлення важко. На жаль, ми щодня натираємося проти цієї жорстокої вправи. І кожного разу ми вагаємось щодо написання слів, «об’єкта», який потрібно поставити, ввічливих виразів, щоб писати. Енн-Марі Гейнар, автор книги "Коучинг для ефективного та бездоганного електронного листа" (що буде опублікована 17 червня), дає нам кілька порад.

LE FIGARO. - Як написати ефективний електронний лист людині, яка отримує близько п’ятдесяти на день?

Енн-Марі ГЕЙНАР. - По-перше, вам слід подумати над тим, що ви хочете сказати їй. Це допомагає бути більш лаконічним. Моїм методом є QQOQ: Хто? Коли? Або? Чому (про що ми говоримо)? Як? 'Або' Що? Запитайте себе: з ким я розмовляю? Чому я йому пишу? Як я це зроблю?

Ми знаємо, що в середньому ваш читач запам’ятовує 30% повідомлення, яке ви їм надсилаєте. Отже, ви повинні бути ефективними: припиніть робити довгі речення з "тому що" або "тому". Якщо вам хочеться використовувати ці сполучні слова, замініть їх крапкою. Зберігайте речення короткими. Не перевищуйте чотирьох абзаців. А потім, починайте! "Привіт", це все ще працює. Якщо ви знаєте людину, її ім’я та прізвище, ви можете написати “Привіт Павло”. Що стосується "дорогого", будьте обережні: воно потрапляє під афективну сферу. Ми пишемо “Шановні батьки”. Коли ви пишете "дорогий", ви можете поговорити з людиною, з якою спілкуєтесь.

"Уникайте орфографічної помилки в рядку теми: це може стати для вас фатальним! "

Для чого потрібна "тема" електронного листа?

Він відповідає на запитання "Чому я йому пишу?" То чому ви пишете цей електронний лист? Це для дати, яку потрібно перенести? Питання про доставку? У цьому випадку просто напишіть "Наша зустріч 4 червня" або "Доставка відмовлена". Не складайте речень з дієсловами чи підметами та не включайте будь-які розділові знаки. Вдари! Уникайте орфографічних помилок у рядку теми: це може бути фатальним для вас. Ми знаємо, що у великих ящиках орфографічна помилка поміщає електронний лист безпосередньо в "спам". Ви розумієте? Вас кладуть у смітник перед тим, як вас прочитають!

»ДИВІТЬСЯ ТАКОЖ - Формули, яких слід уникати в електронних листах

Чи справді можна написати електронний лист як офіційний, так і персоналізований?

Звичайно. Чарівне - це те, що я називаю T.G.V.O.O: дотик, смак, зір, нюх, слух. Хочете запросити свого шефа на обід? Закрийте очі, розміркуйте над вашим запитом у ресторані, в якому ви хотіли б бути. Якщо ви вибрали індійський ресторан, цілком можливо надіслати їм: "Привіт, (рядок) Як щодо трохи каррі на тарілці?" Треба наважитися!

Я завжди даю таку пораду: перед написанням електронного листа намалюйте годинник. Розмістіть там години. Перша половина цього годинника, з полудня до 6 години, відповідає питанню "чому я йому пишу?" і як?". Другий, з 6 ранку до 11 ранку, - "T.G.V.O.O". Через шість годин зателефонуйте в праву півкулю мозку, де мешкають мрії та фантазія.

Як передати "емоцію" в електронному листі?

Не заперечуйте бажання розміщувати прислівники чи прикметники. Доброта завжди вітається. Якщо у вас побачення, ніщо не заважає вам написати: "до зустрічі у вівторок, з радістю". Звичайно, персоналізація обмежується типом стосунків, які ми маємо з одержувачем. Ви повинні були бути біля нього, поблизу чи далеко, достатньо разів, щоб дозволити собі певні речі.

"Понад 40% надісланих електронних листів містять одну або дві орфографічні помилки"

Як красуватися в електронному листі?

Перш за все, вам слід уникати негативних оцінок! Видаліть апостроф "n" та "n". Це справить погане враження. Ми повинні бути позитивними. Так само забудьте формули "Я дозволяю собі писати вам" або "Вибачте, що заважаю вам, але. "! Це не потрібно. Сьогодні, в епоху цифрових технологій, ви повинні бути прямими, реальними. Пропустіть свої речення комами! Кома все змінює. "Я кладу книги в свій кабінет" - це не те саме, що писати "Я кладу книги в свій кабінет".

Яка орфографічна помилка непростима?

Є кілька: по-перше, розірвана угода. "Знайди тебе" замість "ти знайдеш". Це калічить. Зверніть увагу, що понад 40% надісланих електронних листів містять одну або дві орфографічні помилки. В очах вашого читача це ознака нікчемності. Існують також займенникові акорди на кшталт: «Двоє моїх помічників телефонували» замість «телефонувати». Коли ми помиляємося, нас негайно класифікують. Скільки разів я чув: «Ах, цей, він чудовий торговець. Але не дозволяйте йому писати електронний лист! " Ми схожі на когось дурного.

Знайдіть поради, як запам’ятати написання певних слів. Ми часто вагаємось зі словом “ласкаво просимо”. Коли ви привітаєте когось, ви робите це своїми руками: два "с" представляють ці руки. Потім ви пропонуєте йому чашку кави або чаю: "і" має форму келиха. Знайти цей вид мнемоніки означає, що написання слова стає частиною вашої довготривалої пам’яті.

А як щодо скорочень на кшталт "cdt" замість "сердечно"?

Це заборонено. На жаль, деякі люди вважають, що електронна пошта має таку ж цінність, як і текст. Є навіть такі, кого дивує той факт, що ми повинні писати "призначення" повністю, а не "призначення". Але сьогодні HR оцінює профіль відповідно до рівня його написання. І це, ще до прочитання резюме! Так само ті, хто підписують кінець свого електронного листа ініціалами свого імені та прізвища, демонструють відсутність поваги. Справді складається враження, що вони не знайшли часу, щоб вказати, хто вони.

Що ви скажете тим, хто вважає ввічливі вирази непотрібними?

Люди, особливо молоді люди, повинні розуміти, що світ праці - це не світ друзів. Ці формули є важливим знаком ввічливості. Крім того, ви повинні знати, як ними розумно користуватися. Для першого підходу дуже хороші “найкращі побажання” чи “найкращі побажання”. Я багато читаю "сердечно". Але в "сердечно" є слово "серце". Ви мусите запитати себе: чи слід посилати «серце» цій людині? Щодо "доброго/прекрасного дня" чи "доброго вечора", слід визнати, що він трохи порожній. Якщо ви на роботі, віддайте перевагу «Удачі. ": це мило! Уникайте фраз, які, на вашу думку, є "важкими", наприклад "Я розраховую на вас" - це трохи приголомшливо. Віддайте перевагу "Я знаю, що ти будеш там". Подумайте про терміни, якими ви користуєтесь: ми популяризували дієслова, забуваючи, що вони насправді означають, тому що погано поводимось з французькою мовою.