Як скласти діаграму Ганта

На цій сторінці ми пояснюємо, як створити діаграму Ганта. Опис концепції діаграми Ганта можна знайти тут: Що таке діаграма Ганта?

Діаграми Ганта створюються за допомогою програм PMIS (Інформаційна система управління проектами), таких як Primavera Project Planner®, Microsoft Project® або MindView®. Типовим підходом до створення графіка є проведення зустрічей з обраними членами команди проекту та визначення заходів. Хоча цей підхід дає графік, це може бути не повний графік. Повний графік містить усі заходи, необхідні для забезпечення дотримання правила 100%. Правило 100% вимагає, щоб базовий рівень площі охоплював 100% обсягу проекту. Основні компоненти сфери є основними джерелами для визначення графіку діяльності. Якщо базовий рівень району відповідає 100% обсягу проекту, то графік діяльності також стосується 100% обсягу проекту. Отже, дотримання цих кроків забезпечить, що остаточний план проекту насправді є повним графіком

6 кроків до діаграми Ганта

Крок 1 - Перевірте базову лінію обсягу

Скликайте команду та перегляньте затверджений базовий рівень, який складається з трьох компонентів: 1) заява про область, 2) структура розподілу робіт (PSP) та 3) словник PSP. Член команди проекту повинен підтвердити, що базовий рівень охоплення охоплює 100% обсягу проекту.

Крок 2 - визначте діяльність

Використовуючи техніку, яка називається «демонтаж», команда проекту розподіляє кожен робочий пакет ПСП на окремі заходи. Так само, як і під час створення робочих пакетів WBS, команда повинна встановити правила для створення розкладу дій. Остаточний графік повинен бути результативним та дієвим. Занадто багато видів діяльності може бути настільки ж негативним, як і занадто мало. Важливо також визначити терміни та етапи, коли ви розбиваєте проект.

Діаграма Ганта, що проходить терміни

Крок 3 - порядок дій

Кожна діяльність пов’язана з однією або кількома іншими видами діяльності. Кожна діяльність, крім першої та останньої, має стосунки з попередником і наступником. Порядок діяльності означає, що діяльність розміщується у правильному порядку, використовуючи правильні відносини. Існує чотири типи відносин:

1. Кінець - початок - Діяльність наступника може бути розпочата лише тоді, коли попередник закінчений.
2. початок - початок - Діяльність наступника не може бути розпочата, поки попередник не буде запущений.
3. Початок - кінець - Діяльність наступника не може бути закінчена, поки попередник не розпочнеться.
4. Кінець - кінець - Діяльність наступника може бути закінчена лише після закінчення попередника.

Найчастіше використовуються відносини 1 і 2. Кінець-початок - це послідовні відносини, початок-початок - типові паралельні або перекриваються відносини.

Крок 4 - оцініть ресурси

Перш ніж можна оцінити тривалість, необхідно визначити та оцінити ресурси. Ресурси включають робочу силу, матеріали та обладнання. Використовуються різні методи оцінки, включаючи аналогові, параметричні, триточкові та знизу вгору. Навички, компетенції та технології є ключовими факторами, які слід враховувати при складанні кошторису. Після оцінки ресурсів вони завантажуються в графік відповідних заходів. Також створюється календар ресурсів, який показує, коли ресурси потрібні та доступні.

Крок 5 - Приблизна тривалість

Тривалість - це час між початком та закінченням дії. Перегляньте ресурси, взаємозв’язки та послідовність та оцініть тривалість кожного виду діяльності. Ті самі методи оцінки, які використовуються для оцінки ресурсів, можуть бути використані для оцінки тривалості. Однак обов’язково визначте умови, які є обмеженнями або обмеженнями діяльності.

Крок 6 - Розробіть графік

Створіть діаграму Ганта, завантаживши всю інформацію в програмний засіб управління проектами. Перегляньте графік і переконайтесь, що всі ризики графіку були враховані. Переконайтеся, що він включає плани реагування та умовні зобов’язання. Типовим способом вирішення непередбачених ситуацій у розкладі є додавання буферів на рівні активності, на рівні проекту або на обох. Буфер - це діяльність, яка не має ресурсів або обсягу, щоб забезпечити додатковий час та зменшити ризики за графіком. Для створення реалістичних графіків використовуються такі методи оптимізації ресурсів, як згладжування або вирівнювання ресурсів. Перегляньте та затвердіть графік. Затверджений план діаграми Ганта стає базовою лінією графіка.

Як працювати з діаграмою Ганта

Базовий графік діаграми Ганта - це офіційний документ, що використовується для запуску, моніторингу та контролю виконання графіку проекту. Членам команди проекту були призначені робочі пакети у структурі розподілу робіт. Члени відповідної групи оцінюють свою діяльність у робочому пакеті дисциплінованим методом. Є два загальновживані методи визначення статусу: 1) Відсоток виконаної роботи та 2) Система управління заробленою вартістю (EVMS). Перший простий у використанні, але може бути суб’єктивним. EVMS, з іншого боку, вимірює виконання графіка на основі вартості виконаної роботи.

Фактична ефективність розкладу порівнюється із запланованою, щоб виявити будь-які відхилення. Особлива увага приділяється діяльності критичного шляху. Критичний шлях - це найдовший шлях за розкладом і не має буфера. Це називається критичним, оскільки будь-яка затримка активності критичного шляху призводить до відповідної затримки дати завершення проекту. Критичний шлях зазвичай забарвлюється в червоний колір, коли він показаний на діаграмах Ганта. Якщо відхилення перевищує встановлений поріг, команда проекту повинна розглянути можливість вжиття профілактичних чи коригувальних заходів. Лише якщо ці відхилення не можуть бути належним чином враховані цими заходами, команда проекту повинна надіслати запит на зміну, щоб офіційно змінити базову лінію.

Критичний шлях показаний червоним кольором

Для виправлення невідповідностей доступний ряд методів. Команда проекту може додавати потенційних клієнтів або відставання. Ведучий - це навмисне коригування діяльності шляхом встановлення дати початку раніше запланованого. Для прискорення розкладу може бути використаний потенціал. Однак зазвичай графік ризику збільшується. Так само затримка - це навмисне коригування діяльності, яка затримує дату початку. Під час роботи з потенційним клієнтом або відставанням співвідношення розкладу залишається незмінним. Коли потрібне лише прискорення розкладу, застосовуються дві методики без зменшення обсягу. Ці дві техніки: 1) швидке відстеження та 2) збій. Швидке відстеження збільшує накладання видів діяльності та може призвести до підвищеного ризику. Збій вимагає більше ресурсів і може призвести до збільшення витрат.

Іншим використанням діаграми Ганта є прогнозування виконання графіку. Діаграми Ганта - чудові інструменти для прогнозування планів проектів. Багато з них пропонують методи прогнозування для розрахунку кошторису до завершення. Методи заробленої вартості також включені до багатьох програм планування прогнозів.