Облік касових операцій

Опубліковано в категорії Готівка

В бухгалтерському обліку готівка - це позиція, яка присутня у багатьох компаніях. Однак рух грошових коштів там, як правило, погано перекладається.

Ось чому Compta-Facile вирішив зробити підсумок у цій статті щодо обліку касових операцій.

1. Загальні відомості про готівку в бухгалтерії

Власне кажучи, касовий апарат дозволяє відстежувати рух готівки. Він збільшується на суму отриманих готівкових коштів (продаж) і зменшується на суму виданих готівкових коштів (покупок, грошових переказів до банку). Його балансовий баланс повинен бути дебетовим або нульовим. Він жодного разу не може бути кредитором: це означало б, що з каси було вилучено більше грошей, ніж було.

На практиці для зручності (особливо в роздрібних магазинах) касовий апарат може включати всі квитанції за день, незалежно від засобів оплати (чеки, банківські картки, готівка). Це має місце в більшості бізнес-рахунків. Це означає, що на готівковий рахунок зараховуються чеки, фактично доставлені банку, і що кожен рух коштів є предметом окремого облікового запису.

Квитанції повинні бути обґрунтовані з використанням різних засобів:

касові стрічки (на стрічці повинні бути вказані дата продажу, опис товару, що продається або надана послуга, ціна та ПДВ);
ящик туман (рукописний документ із переліком деталей щоденних продажів, який повинен містити ту саму інформацію, що і касові стрічки);
касовий апарат: коли є багато щоденних рухів продажів, касовий апарат можна використовувати, щоб згадувати лише зведення щоденних надходжень. Інші документи, що використовуються для розрахунку щоденних надходжень, повинні зберігатися (касові стрічки та касовий туман).

2. Облік руху грошових коштів

Касовий апарат списується із суми отриманих готівкових коштів і зараховується із сумою виданих готівкових коштів.

А. Облік грошових надходжень

Таким чином, коли продажі здійснюються готівкою і оплачуються готівкою:

рахунок 53 "Каса" списаний,
і ми зараховуємо рахунки:

Коли оплата продажу здійснюється іншим способом оплати (кредитною карткою, чеком), рахунок 531 слід замінити на:

рахунок 5112 "Чеки для готівки",
рахунок 511X "Блакитні картки, що підлягають обміну" (підрозділ рахунку 511).

Методи запису квитанцій залежать від того, чи складається рахунок-фактура продажу:

Якщо продажі підтримуються рахунками-фактурами:

Компанія має вибір: вона може або щоденно реєструвати операції окремо, або вводити щомісячний зведений звіт. В останньому випадку рахунки не будуть деталізовані. Тому доцільно вести спеціальну книгу з пронумерованими сторінками, на яких кожна операція буде перелічена в хронологічному порядку рахунків-фактур (вона повинна містити численні відомості, зокрема: дату, опис товару, що продається, або надану послугу або ціна. продаж). Цей реєстр не повинен містити жодних стирань чи пробілів.

Якщо продажі не підтримуються рахунками-фактурами:

Кожна операція повинна бути детально врахована. Однак для спрощення податкових процедур дозволено застосовувати міру спрощення: операції з готівкою з низькою вартістю (менше 76 євро, включаючи податок) можуть бути занесені до книги в цілому в кінці кожного дня. Усі операції підсумовуються в кінці місяця та проводяться.

У разі податкової перевірки компанія повинна, зокрема, представити всі тумани та стрічки каси.

B. Облік витрат

Під час продажу компанія накопичуватиме готівку, чеки та кредитні картки, які будуть перераховані на її банківський рахунок для інкасації.

Для чеків та кредитних карток, зарахованих на професійний банківський рахунок:

рахунок 512 "Банк" дебетується
і ми зараховуємо рахунки:

Коли готівка здається на зберігання в банк, вона знімається з каси:

рахунок 58 "Внутрішні перекази" дебетується,
і зараховуємо рахунок 53 "Каса".

І ми бачимо квитанцію на банківському рахунку:

рахунок 512 "Банк" дебетується,
і зараховуємо рахунок 58 "Внутрішні перекази".

Нарешті, у випадку, якщо компанія платить одному або декільком своїм постачальникам готівкою:

рахунок 401 "Постачальники" дебетується,
і зараховуємо рахунок 53 "Каса".

Зверніть увагу: оплата готівкою регулюється (існують обмеження, які не слід перевищувати).

C. Перевірка щоденного залишку готівки

Наприкінці кожного дня необхідно здійснити примирення між:

теоретичний баланс фонду (стартовий баланс + надходження - виплати),
фактичний залишок, фізично зарахований до каси.

При виявленні розбіжностей слід проаналізувати причину (помилка через зміну повернення зміни, крадіжка в касі, помилка введення на касі).