Організація заходів - ось як це працює Marketing-BÖRSE
Оновлення 08.08.2019
У Німеччині все ще зростають конференції, конгреси та заходи (1). Вони складають важливу складову в маркетинговому плані і можуть чудово використовуватися для лояльності клієнтів, підвищення іміджу та для подальшого навчання. Той, хто їх організовує, повинен багато розглянути. Цей 10-кроковий план призначений допомогти.
1. Визначте ідею, цілі та цільові групи
Основою для планування кожного заходу є ідея з визначенням цілей та цільових груп. Перевірте, чого ви хочете досягти подією. Чи служить це лояльності клієнтів? Ви хочете збільшити свій імідж за допомогою нього? Чи служить це для подальшого навчання та командної лояльності працівників? Запишіть цілі та скористайтеся ними як основою для подальшого планування. Важливо також звузити цільову групу. Це подія для ваших клієнтів, для нових клієнтів, для партнерів або для ваших співробітників?
2. Тип, тема та девіз заходу
Що це за захід? Семінар, конференція, ярмарок, фестиваль, конгрес, вечірній захід, виставка, церемонія нагородження, прес-конференція, роудшоу чи командна подія? За якою темою слід анонсувати подію? Чи можете ви також створити девіз? Dmexco щороку рекламує з новим девізом. Цього року це “Довіра тобі”. Про це навіть повідомляється в прес-релізі.
https://www.marketing-boerse.de/news/details/1921-dmexco-motto-fuer-2019-lautet-trust-in-you/157133
3. Дата, час і місце
Подумайте про підходящу дату події. Також зверніть увагу на інші важливі дати - тут немає перекриттів з важливими торговими ярмарками. Також розгляньте альтернативну дату.
Потім визначте часові рамки, в які відбуватиметься подія: це семінар вранці або семінар в обідній час, церемонія нагородження ввечері, одноденний або дводенний конгрес, п’ятиденне шоу на дорогах Німеччиною чи колективний захід на вихідних?
Де має відбутися подія? У вас є власні приміщення компанії чи вам потрібно знайти відповідний готель для проведення заходів? Чи легко дістатися до місця проведення? Вам потрібен трансфер? Якщо також стосуються стійкості та екології, слід знайти відповідне місце для громадського харчування.
4. Кількість учасників
Хто запрошений на захід? Скільки учасників ви очікуєте? Приїжджають також партнери та діти? Скільки працівників? Залежно від кількості учасників потрібно знайти відповідне місце.
5. Планування бюджету та спонсори
Перед початком детального планування слід уточнити наявний бюджет. Чи сплачують учасники невеликий внесок чи вони повністю покривають витрати? Ви, можливо, знайшли спонсора, або витрати можна перерозподілити між партнерами?
6. Програма та відповідальність
Складіть програму. Хто є ключовими доповідачами та лекторами? Чи є резюме із використанням графічного запису після презентацій? Цю кампанію було дуже добре прийнято на DialogSummit. Тут ви можете побачити вдалий приклад церемонії нагородження електронною поштою.
Визначте, що і де відбувається, коли: привітання та лекції на головній сцені, майстер-класи у кімнатах 1 та 2, дія 1 у фойє, дія 2 у залі 3 та дія 3 під час обіду. Також викладено в брифінгу для всіх відповідальних працівників (перелік), який відповідає за різні дії, а хто відповідає за різних учасників. Нагадайте всім основним доповідачам та ораторам за 1-2 тижні до події. Не те, щоб дату було неправильно введено в календарі, а незабаром вам доведеться знайти відповідну заміну.
7. Сидіння
Існує безліч варіантів сидінь, наприклад, банкетні сидіння, сидіння в блоках, квадратна форма, Е-форма, сидіння з ялинкою, парламентські сидіння, коло стільців, ряди стільців, Т- та U-форма, сидіння в рядах. Якщо ви очікували більшої кількості реєстрацій, ви можете переключитись з рядових на парламентські.
8. Знайдіть постачальників послуг
Залежно від розміру заходу, захід можна організувати та провести самостійно. Але, можливо, вам потрібна підтримка постачальників послуг. Це може бути, наприклад, івент-агенція, яка про все піклується. Можливо, вам знадобиться фотограф, будівельник сцен, художник, експерт з кіно та музики, ведучий та спікер, підтримка програм на відкритому повітрі або для транспортування. Список ви можете знайти тут.
9. Безпека та співпраця.
Повинні бути дотримані такі вимоги, як протипожежна охорона, медичні послуги, GEMA та комендантська година. Це точно не піде погано, якщо музика повинна різко зупинитися після 22:00, бо біля дверей порушує міліція.
10. Реклама до, під час та після заходу
Запросіть до участі на заході за допомогою електронної пошти та електронної пошти. Вся важлива інформація повинна бути на веб-сайті. Не забувайте про оголошення в різних соціальних мережах та через прес-реліз. Ось список PR-фахівців.
Під час заходу вам може знадобитися папка для конференції з програмою та прес-набором. Не забувайте про знаки динаміків та ярлики з іменами. Ви також можете привернути увагу до себе за допомогою згорнутих дисплеїв.
Після заходу ви можете провести опитування щодо задоволеності клієнтів і навчитися з відповідей на наступну подію. Таке опитування дає відповіді на те, що було особливо добре прийнято: це були основні лекції, майстер-класи, церемонія нагородження або танцюристи самби? Ви також можете використовувати позитивні заяви для реклами наступної події. Потім надішліть показані слайди PowerPoint учасникам та подякуйте за участь. Якщо ви це знаєте, не забудьте вказати дату наступного року.
Висновок
Завдяки вдалому та добре організованому заходу вас запам’ятають ваші клієнти, партнери та працівники.
джерело
1 - Німецький ринок подій залишається динамічним - GCB German Convention Bureau e.V. Meeting- & EventBarometer 2018/2019 GCB
Чергова стаття за темою, опублікована 21.03.2018
Ідеальне планування подій - 12 порад
Заходи ідеально підходять для залучення нових клієнтів та утримання клієнтів. При вдалій постановці вас запам’ятають.
Маркетинг подій ідеально підходить для залучення та утримання нових клієнтів. Ви зустрічаєтесь з особами, які приймають рішення в галузі, на ярмарку або конгресі і можете переконати клієнта в безпосередній розмові.
Планування заходів - важлива частина маркетингового плану. Потрібно уточнити такі питання, як: На яких ярмарках ми виставляємося? Ми робимо дорожнє шоу? Якщо так, з партнерами чи без? Яке місце нам підходить? З якими професійними постачальниками послуг ми працюємо? Привід задуматися про планування подій. Ці 12 порад повинні вам допомогти.
1. Визначте мету та цільову групу
Перш ніж розпочати власне планування заходу, спочатку слід уточнити, яку мету ви переслідуєте разом із заходом. Чи слугує це залученню нових клієнтів, догляду за клієнтами чи ви хочете зробити заяву та полірувати свій імідж? Або ви тренер/організатор, а семінари та семінари - це ваша бізнес-модель?
До яких цільових груп слід звернутись: B2B, B2C, любителі собак, тисячоліття, люди старше 60 років, любителі мотоциклів, архітектори чи шанувальники будівельної техніки? Задокументуйте свою ідею заходу та цілі, які з нею переслідуєте, незалежно від того, це виставка, майстерня, виставка чи ювілей компанії.
2. Встановіть бюджет
Перш ніж розпочати власне планування, бюджетне питання слід уточнити. Який бюджет доступний? Чи повинна подія фінансуватись сама - тобто учасники платять - або подія безкоштовна? Клуб маркетингу Карлсруе запросив своїх членів у Палаццо Галле в Карлсруе до свого 50-річчя. Це був незабутній вечір, який був задокументований на відео.
3. Організація
Мета визначена і встановлено бюджет. Тепер настав час організації та планування. Якщо ви покладаєтесь на організацію заходів та організацію заходів, ви знайдете її тут. Блог управління подіями дає хороший приклад “контрольного списку” в області планування.
Хороше програмне забезпечення для управління подіями може допомогти вам спланувати.
4. Терміни
5. Місце і місце розташування
Де має відбутися подія? Наприклад, у Франкфурті є залізнична станція та міжнародний аеропорт. ICE зупиняється в Мангеймі, а регіональний поїзд зупиняється у Вагхаузелі. Подумайте добре, яке місце найкраще підходить для вашої події та вашої компанії. Місцезнаходження також має важливе значення. Замок, замок, бійня чи це має бути класичніше - готель? Наприклад, у готелях Marcel Wanders не тільки архітектори почуваються як вдома. Зоряний дизайнер збирає призи, і в січні в Кельні, за день до міжнародної виставки меблів, відомий журнал про архітектуру та життя визнав його "Дизайнером року". Він обладнав майданчик Камехи в Бонні.
Або як щодо події у Берліні, безпосередньо біля Бранденбурзьких воріт, в престижній будівлі Axica архітектора зірки США Френка О. Гері? Ви можете отримати пропозицію в Інтернеті тут.
6. Концепція запрошення
Хороша організація запрошень може заощадити вам багато часу та грошей. Багаторівнева кампанія, персоналізований підхід із вмістом, що стосується цільових груп (наприклад, різні підходи до вмісту для клієнтів та зацікавлених сторін), призводять до більшої реакції. Елке Клаузен дає численні поради щодо оцифрування в маркетингу подій у своїй книзі "Цифрова трансформація - як зробити революцію у своєму лідерському поколінні".
7-а програма
Існує багато способів розробити програму. Події та церемонії нагородження відбуваються напередодні виставки. Відомі спікери запрошуються на саму виставку та залучають відвідувачів ярмарку або відвідувачів конгресу. Наприклад, dmexco 2017 у Кельні запропонував програму суперлативів для цифрової економіки: 570 провідних міжнародних спікерів дали нову підставу для роздумів на важливому показі цифрових інновацій та сприяли творчості, інноваціям та мережевим зв'язкам. Але менші заходи можуть запропонувати це: дорожнє шоу з партнерами та хорошими спікерами, сніданок для обміну.
Супровідна виставка також добре сприймається відвідувачами. Ярмарок Карлсруе демонстрував стару будівельну техніку на подвійній виставці Recycling Aktiv/Tiefbau Live у Карлсруе на виставковій території. Гусеничний навантажувач Hanomag K5b, Dolberg 300 з екскаваторним ковшем, катки Vibromax та дві бетономішалки від Асоціації історичного будівельного обладнання порадували відвідувачів.
Інший приклад: на Цифровому саміті, окрім лекцій та церемонії нагородження електронною поштою, відмінні кампанії електронної пошти також були представлені на виставці плакатів.
Порада: Подумайте про теми, які цікавлять вашу цільову групу, а потім створіть свою програму.
8. Основна доповідь
Основна лекція часто відкриває подію ключовим повідомленням події та дає учасникам нові імпульси та ідеї. Основну доповідь зазвичай дає відомий спікер або професійний доповідач. Ви точно повинні спланувати тут частину свого бюджету. Це не повинен бути Білл Клінтон відразу. За одну промову він заробив 500 000 доларів. 2013 року вам довелося заплатити 5000 євро за екс-міністра (Welt.de).
9. Мережа
Запропонуйте можливості для створення мереж. Наприклад, ярмарок конгресу CCW у Берліні пропонує круглі барні столи у виставковій зоні. Кавова машина знаходиться поруч, а на перервах подають маленькі солодкі тістечка. Це чудове місце для спілкування з іншими відвідувачами ярмарку. Інша можливість - швидкісні побачення. Вони дають можливість швидко зв’язатися з більшою групою людей.
10. Реклама, соціальні медіа та PR про подію
Веб-сайт події є обов’язковим. Запросіть особисто листівкою, поштою та електронною поштою. Анонсуйте подію на спеціалізованих порталах. Уточніть, чи потрібен додаток для подій. В оголошенні не повинно бути дати та місця. Ви також можете надати вказівки, як дістатися на громадському транспорті та на машині.
Робота преси навколо заходу сприяє підвищенню обізнаності. Список професіоналів з PR, відсортований за галузевими напрямками, ви можете знайти тут.
Порада: Не забудьте анонсувати подію в різних соціальних мережах. Можливо, цікава також знижка для партнерів або розіграш квитків.
11. Опитування гостей
12. Презентаційні документи
Ви можете надіслати відвідувачам лекційні документи та посилання на відеозаписи відвідувачам після заходу. Будь ласка, відразу вкажіть дату на наступний рік.
Група інтересів історичної будівельної техніки e.V.: Http://www.ighb.de
Габріеле Браун - керуючий директор служби маркетингу каталогів постачальників послуг - BÖRSE GmbH. Вона є ІТ-експертом більше 25 років.