Ось як правильно заповнити квитанцію про гостинність

Як засновник, ви скоро переконаєтесь, що ділові обіди та кавові зустрічі є хорошими манерами у повсякденному бізнесі.

Не просто думайте про професійний обмін та гарні манери за столом, а також про квитанцію про гостинність, яку ви повинні були дати вам наприкінці зустрічі для отримання податкових документів.

Що таке квитанція про гостинність?

Квитанція про розваги - це документ, у якому перелічуються та документуються витрати на діловий обід чи подібні збори, наприклад. Як такий, його також можна зрозуміти просто як рахунок-фактуру.

Це необхідно для того, щоб мати можливість вирахувати витрати, понесені з податку.

Важливо знати: звичайна квитанція або квитанція, яку ви отримуєте в кінці відвідування ресторану, не є квитанцією про гостинність.

Ви можете або попросити квитанцію про гостинність окремо від персоналу, або скористатися відповідною формою. Блоки отримання гостинності можна придбати в канцелярських магазинах, а також в Інтернеті.

Яка інформація повинна бути на квитанції про гостинність?

Квитанція про гостинність буде визнана вашою податковою інспекцією, лише якщо вона заповнена повністю та правильно.

Тому ви повинні точно знати, яка інформація потрібна у квитанції про гостинність.

Квитанція про гостинність до 250 євро

Ділове харчування, вартість якого не перевищувала 250 євро, зараховується до рахунків малої вартості.

У цьому випадку на квитанції про гостинність повинна бути вказана наступна інформація:

дата
Місце/адреса та назва ресторану
Нагода гостинності
особи, присутні з іменем та фірмою
Їжа та напої
Вартість їжі та напоїв
чиста сума
Ставка податку з продажу
Загальна кількість
будь-які поради оплачені
Підпис гостя, який заплатив (= господар)

Квитанція про гостинність за 250 євро

Якщо ділова їжа перевищує вартість 250 євро, у квитанції на розвагу повинна бути вказана додаткова інформація.

Це наступне:

Назва та адреса приймаючої компанії
Одержувач рахунку
номер векселя
Податковий номер або ПДВ ресторану

Можливо, ви вже помітили: квитанції на гостинність понад 250 євро в основному повинні відповідати тим самим вимогам, що й будь-яка звичайна накладна. Якщо одна з вищевказаних відомостей відсутня, податкова інспекція може не визнати квитанцію. У цьому випадку ви не зможете вирахувати витрати на розваги з податку.

Подальші вимоги до квитанції про гостинність

Щоб ви могли вирахувати витрати на розваги з податку, вам слід знати, що є кілька інших вимог до квитанції на розваги.

Але не хвилюйтеся, як тільки ви це усвідомили, у вас не буде проблем з податковою інспекцією.

Харчування поза домом

Витрати на розваги можуть бути вирахувані з податку, лише якщо розваги проводяться поза домом - наприклад, у ресторані чи кафе.

Якщо, навпаки, ви запросите їх на діловий обід у своєму офісі чи навіть вдома, ви не зможете нічого отримати з податку.

Пропорційність

Троє гостей, які з’їли сім страв та 14 напоїв?

Така інформація не тільки неправдоподібна, але й швидко призводить до того, що податкова інспекція призначить вам податкову перевірку.

Щоб не спровокувати це і не переконатись, що податкова інспекція приймає вашу квитанцію про розваги, завжди має бути певна пропорційність - тобто витрати на розвагу повинні відповідати відповідному випадку та присутнім людям.

Розваги клієнтів або співробітників

Конферансьє повинно називатись на квитанції про розваги не лише з повними іменами, але і з компанією, в якій працює. Для цього є правдоподібна причина.

Якщо діловий обід призначений для розваги персоналу (тобто присутні лише люди з вашої компанії), тоді витрати можуть бути визнані податком на 100 відсотків.

Якщо, з іншого боку, ви зустрічаєтеся з одним або кількома клієнтами, постачальниками чи діловими партнерами (тут ми говоримо про розваги клієнтів), лише 70 відсотків витрат на розвагу підлягають франшизі. Решта 30 відсотків вважаються "приватним задоволенням" з точки зору податкової інспекції.

До речі: термін “діловий обід” чітко визначений. Це збір людей, які безпосередньо беруть участь у ділових переговорах чи зустрічах. Нагода повинна служити компанії та в ідеалі сприяти її зростанню.

Однак відповідних доказів цього не вимагається. Як тільки ви також (або виключно) розважаєте приватних гостей, зустріч більше не є діловим обідом. На цьому етапі ми настійно не рекомендуємо розраховуватись на приватне харчування за квитанцією про гостинність.

Конкретна інформація з нагоди

Помилки часто допускаються не лише зі списком гостей. Навіть занадто загальні випадки бізнес-ланчів гарантують, що податкова інспекція не визнає квитанцію про гостинність.

Правило тут дуже чітке: висловлюйся якомога конкретніше. Загальна інформація, така як “діловий обід” чи “професійна зустріч”, швидко переконається, що ваша квитанція про розваги є недійсною.

Ми розповімо вам, які рецептури ви можете вибрати замість цього, у розділі поширених запитань про квитанції про гостинність нижче.

Термін зберігання та розбірливість

Квитанції про гостинність, як і всі рахунки-фактури, повинні зберігатися принаймні десять років.

Оскільки їх часто друкують на спеціальному термопапері, вони з часом можуть зникати. Щоб гарантувати їх читабельність протягом усього періоду зберігання, рекомендуємо також відсканувати всі квитанції та архівувати їх у цифровій формі.

Часті запитання

У вас ще є запитання щодо квитанції про гостинність? Тоді погляньте на поширені запитання.

Дуже ймовірно, що ви знайдете тут відповідь.

Як виглядає квитанція про гостинність?

Квитанція про гостинність, видана рестораном чи іншою їдальнею, часто виглядає як розширена квитанція. Іноді рукописна частина також друкується на звороті звичайної квитанції.

Принципово не існує обмежень щодо дизайну для шаблонів, які можна придбати в канцелярських магазинах або в Інтернеті, наприклад.

Коли потрібна квитанція про гостинність?

Щоразу, коли ви хочете вирахувати витрати на розваги як витрати з податку, вам потрібна відповідна квитанція про розваги.

Без квитанції діловий обід не може бути включений до вашої податкової декларації.

Коли потрібно заповнювати квитанцію про гостинність?

Завжди гарною ідеєю є своєчасне заповнення квитанції про гостинність - зрештою, ви тоді все одно точно знатимете, хто був присутній на бізнес-ланчі та яка була нагода.

В принципі, квитанцію потрібно заповнювати найпізніше, коли вона вам потрібна для вашого бухгалтерського обліку - наприклад, наприкінці місяця або кварталу.

Хто повинен підписати розписку про гостинність?

В Інтернеті завжди є інформація, що "господар" повинен підписати квитанцію про гостинність. Часто його неправильно розуміють і тлумачать таким чином, що квитанція дійсна лише після того, як її підписав власник ресторану.

Однак це неправильно, оскільки термін «господар» слід розуміти як господаря - тобто особу, яка запрошує на діловий обід і платить за нього. Отже, якщо ви витягнете свій гаманець наприкінці зустрічі або переговорів, вам також доведеться підписати квитанцію про гостинність.

Як можна вирахувати квитанцію про гостинність із податку?

Квитанція про гостинність розглядається як будь-який інший рахунок-фактура та відображається як комерційні витрати.

Якщо у вас немає квитанції, виданої рестораном, але ви використовуєте порожній шаблон, важливо додати до цього оригінал рахунку-фактури та подати їх разом.

А як щодо підказок про отримання гостинності?

Помилково вважають, що не слід давати чайові на ділових обідах.

Якщо ви хочете вшанувати послугу в ресторані чи кафе, немає нічого поганого в округленні суми рахунку-фактури. Однак відповідна різниця (впізнавана як підказка) повинна бути зазначена на квитанції про гостинність.

Корисно знати: чайові збільшують ваші витрати - що, як правило, добре. Однак це не підлягає оподаткуванню.

Чи можете ви отримати розписку про гостинність для однієї людини?

Якщо ви виходите їсти поодинці чи випити кави, це не діловий обід.

Це, в свою чергу, означає, що ви не можете отримати квитанцію про гостинність, а витрати можуть бути вирахувані з податку.

Алкоголь також можна відняти як витрати на розваги?

Досить часто вино, пиво та інші алкогольні напої вживаються під час ділового обіду. Однак у цьому випадку переконайтеся, що існує пропорційність.

Якщо з квитанції про гостинність чітко видно, що ви зустріли (імовірних) клієнтів та/або працівників, щоб випити, податкова інспекція може стати скептичною.

Наведіть приклади цього випадку, які необхідно вказати у квитанції про розваги?

Як уже згадувалося вище, податкова інспекція дуже прискіплива, коли справа стосується розваг.

Щоб з цим не потрапити в халепу, ви можете отримати натхнення з таких формулювань:

Перша зустріч за проектом XY
Фінансові переговори та узгодження деталей щодо XY
Професійний обмін на тему XY
Спільний обід як допоміжний захід для нових співробітників

Що робити, якщо мені не вистачає квитанції про гостинність?

Правило дуже просте: без квитанції про гостинність немає податкової декларації.

Якщо відповідний документ відсутній у ваших записах або ви втратили квитанцію, згодом можете заповнити пустий шаблон.

Однак це передбачає, що ви, принаймні, все ще маєте квитанцію, яка розбивається та підтверджує вартість ділового харчування.

Резюме

Квитанція про розваги є важливим документом для ваших податкових записів.

Для того, щоб ви могли відрахувати бізнес-ланч із податку, ви завжди повинні переконатися, що квитанція заповнена повністю і правильно.

Однак після того, як ви узагальнили обов’язкову інформацію, це завдання - дитяча гра.

Я Джессіка, з 2015 року блогер-фрілансер та автор, що спеціалізується на кар'єрі та підприємництві. Мене особливо цікавлять креативні та стійкі стартапи, які вирізняються з-поміж основних і наважуються відрізнятися від інших. Я люблю включати власний досвід - наприклад, коворкінг - у свої статті. У цьому інтерв’ю ви отримаєте ще більше розумінь про мою професійну кар’єру.