Витрати, умови відшкодування, податкова та соціальна система
Оновлено 13.03.2018
Працівники, які несуть особисті витрати як частину своєї професійної діяльності, компенсуються компанією шляхом складання звіту про витрати. Якщо звіт про витрати не зазнає нав'язаного формалізму, підтверджуючий документ (рахунок-фактура) повинен заповнити цей запит про відшкодування. Однак певні витрати, особливо коли вони повторюються, можуть відшкодовуватися щомісяця на основі одноразової суми відповідно до фіксованої суми, визначеної роботодавцем. Зверніть увагу, що для певних витрат адміністрація встановлює поріг відшкодування, за яким виплата не розглядається з метою оподаткування як звіт про витрати, а як вигода в натуральній формі. Звіти про витрати не обкладаються податком на прибуток або внесками на соціальне страхування (на відміну від виплат у натуральній формі).
Звіт про витрати: визначення
Працівнику, який несе особисті витрати в рамках своєї професійної діяльності, компанія повинна відшкодувати через оформлення документа, який називається звітом про витрати.
У звіті про витрати перераховані всі витрати, зроблені працівником від імені компанії протягом певного періоду, зазвичай щомісяця. Ці витрати виправдовуються рахунком-фактурою (за деякими винятками). Вони виправдані здійсненням діяльності та/або інтересами компанії, але будьте обережні, щоб отримати відшкодування, суми, понесені працівником, повинні бути пропорційні реальній потребі.
Звіти про витрати є виключною відповідальністю роботодавця і не можуть зменшити виплачувану зарплату.
Методи відшкодування звітності про витрати
Відшкодування звітності про витрати може здійснюватись компанією за системою фактичних витрат або за єдиною ставкою.
Відшкодування фактично понесених витрат
За допомогою системи фактичних витрат роботодавець відшкодовує точну суму, понесену працівником, пред'явивши рахунок-фактуру або підтвердження оплати, щоб мати змогу скласти звіт про витрати.
Паушальне відшкодування витрат
Метод фіксованої ставки призводить до автоматичного відшкодування виплат працівнику до фіксованої та періодичної суми, що визначається роботодавцем.
В принципі, сума однакова для всіх працівників компанії, які займають однакову посаду, або відповідно до соціально-професійної категорії. Наприклад, в інтересах спрощення для компанії всі продавці, які використовують свої особисті транспортні засоби для своїх ділових поїздок, отримують щомісячну одноразову компенсацію витрат на пробіг.
Податкова та соціальна система звітів про витрати
Для деяких відшкодувань адміністрація встановлює поріг, за яким виплачена сума не розглядається для цілей оподаткування в категорії звіту про витрати, а як виплати в натуральній формі для працівника. Це стосується таких витрат:
харчування в ресторані для працівника, який перебуває в дорозі та не може повернутися до місця проживання
харчування на робочому місці або поза приміщеннями компанії
норми пробігу
витрати на проживання
витрати на поселення в рамках професійної мобільності
витрати, понесені на озброєння новими технологічними інструментами
витрати, понесені для роботи на дистанції
Коротше кажучи, для певних витрат:
нижче межі, встановленої податковою адміністрацією, відшкодування трактується як звіт про витрати
вище порогової суми виплачена сума розглядається як допомога в натуральній формі
Податковий режим відшкодування витрат
Витрати, що відшкодовуються за єдиною ставкою або фактично, не підлягають поступовій шкалі податку на прибуток працівника в межах порогових значень, передбачених, якщо це можливо, податковою адміністрацією. Крім цього, відшкодовані суми розглядаються як виплати в натуральній формі, тобто вони оподатковуються податком на прибуток.
Повернення, здійснене компанією, підлягає вирахуванню з оподатковуваного доходу в межах тих, що надаються, де це можливо, податковою адміністрацією.
Схема відшкодування соціальних витрат
Звіти з єдиною ставкою та фактичними витратами звільняються від соціальних внесків у межах порогових значень, передбачених, якщо це можливо, податковою адміністрацією. Крім цього, витрати вважаються вигодами в натуральній формі, тобто вони підлягають сплаті соціальних внесків.
Правила складання звіту про витрати
Звіти про витрати не мають обов'язкового терміну для їх складання; закон говорить про "розумний термін". На практиці вони встановлюються щомісяця. Також можливо, що компанія авансує працівникові необхідні суми.
Формалізм звіту про витрати є досить безкоштовним. Працівник повинен заповнити документ, який зазвичай має роботодавець, та надіслати його до бухгалтерії для відшкодування, разом із підтвердженням витрат (рахунком-фактурою). У звіті про витрати згадується мета різних витрат, понесених протягом місяця, дата, сума та, можливо, контекст.
Звіт про витрати на витрати в ресторанах
Ці витрати відшкодовуються компанією за умови, що вони обґрунтовані запискою у ресторані (із зазначенням дати та суми). У разі контролю URSSAF на зворотному боці повинні бути вказані імена та посади гостей.
Вартість їжі становить звіт про витрати, але вони розглядаються як виплати в натуральній формі після першого ділового обіду на тиждень та на одного працівника.
Зверніть увагу, що якщо працівник користується ваучерами на обід, роботодавець повинен вирахувати із залишку ваучерів кількість страв, оплачених компанією, за допомогою звіту про витрати.
Звіт про витрати на проживання та проживання
Витрати на проживання компенсуються компанією за умови, що працівник не може повернутися додому через відстань (мінімальна відстань 50 км) або погане обслуговування додому громадським транспортом (мінімум проїзду встановлений на 1 год. 30). Ці витрати повинні бути обґрунтовані рахунком-фактурою.
Норми пробігу
Надбавка за пробіг стосується працівника, який користується своїм особистим транспортним засобом на користь компанії. Працівник може отримати відшкодування за пробіг за фактичні витрати (шляхом підтвердження приватного та професійного пробігу) або за фіксованою ставкою, використовуючи податковий метод, відомий як шкала пробігу.
Щоб скористатися шкалою пробігу, працівник повинен зазначити у своєму звіті про витрати:
причина їх поїздок протягом періоду
місця місій
кількість пройдених кілометрів
плата за автомобільні дороги та їх розмір, якщо застосовується
кількість коней, що підлягають оподаткуванню, у транспортному засобі (доказ реєстраційним посвідченням)
Фіксована ставка, прив’язана до кілометрової шкали, використовується для відшкодування таких витрат: пального, обслуговування автомобіля, зносу автомобіля та страхування.
Помилки не робити, коли справа стосується звітів про витрати
Кілька помилок можуть призвести до відшкодування витрат або до невигідного оподаткування:
відсутність рахунку-фактури (втрата, забудькуватість).
неправильний вибір плану компенсації, зокрема фіксованого відшкодування, коли фактично понесені витрати вищі
відшкодування, яке є занадто високим для працівника, особливо коли адміністрація встановлює максимальний поріг, за який сума підлягає оподаткуванню та підлягає сплаті соціальних внесків у категорії виплат у натуральній формі
Ця стаття написана онлайн-бухгалтерською фірмою L-Expert-comptable.com. Наша спеціальність: допомогти підприємцям розпочати роботу та заощадити їх складну бухгалтерію.
Наші маленькі додаткові послуги: інноваційні інструменти, доброзичливі ціни, постійні посмішки.