Зміна програмного забезпечення DMS Безкоштовний експорт даних компанії
Система управління документами стала необхідним рішенням для компаній з метою ефективного та швидкого управління, редагування та контролю ділових документів та процесів. Всі провайдери DMS рекламують із інтерфейсами перевірених ERP, управління товарами, бухгалтерського обліку, CRM та багатьох інших систем. DATEV, Salesforce та Sage - лише кілька прикладів.
Оцифрування не зупиняється на жодній галузі чи розмірі компанії. Швидко побудована потужна інфраструктура, в центрі якої часто є відповідна система управління документами. Незалежно від того, чи має компанія 20, 100 чи 500 працівників.
На жаль, надто рідко задається питання, що трапляється, коли центр цієї інфраструктури більше не відповідає потребам компанії? У наш час справа вже не лише в чистому діапазоні функцій або відповідних галузевих рішеннях, а скоріше в прийнятті працівниками, зручності використання та прозорих цінах.
Чи можуть компанії експортувати свої дані при зміні програмного забезпечення DMS?
Деякі провайдери DMS все ще продають блокування постачальників програмного забезпечення або ІТ-інфраструктури як гарантію стабільності та інновацій. Програмне забезпечення для управління документами, безумовно, змінюється не так швидко, як постачальник електроенергії та Інтернету, але ці зміни, безумовно, мають бути доступними для клієнта.
Відповідь на питання, чи можна експортувати ваші ділові документи при зміні програмного забезпечення DMS, зазвичай буде "Так". Але обов’язково завжди питайте про «але». У більшості випадків ви не зможете експортувати самостійно. Документи більш-менш заблоковані і не можуть бути повністю експортовані та використані надалі вручну. Експорт стає можливим лише завдяки дорогій послузі постачальника DMS. Запроваджуючи програмне забезпечення для управління документами, чи врахували ви п’ятизначну суму для викупу документів у разі зміни програмного забезпечення?
Приклад із повсякденного життя
Ви знімаєте квартиру. З роками додаються нові меблі. Придбано нову кухню. Партнер переїжджає і приносить більше меблів. Старі меблі перебрані. У якийсь момент з’явиться нове покоління, ваші потреби змінилися або ви хочете розвиватися професійно. Квартира просто більше не вміщується.
Зараз ви скасовуєте договір оренди. Здам нову квартиру. Переїзд неминучий, і виникає така ситуація: Орендодавець старої квартири вимагає 50 000 євро, щоб вам дозволили перенести власні меблі зі старої в нову квартиру. Інакше вони мусять залишитися у старій квартирі.
На жаль, те саме відбувається з багатьма типовими системами управління документами. Програмне забезпечення купується або здається в оренду щомісяця. Ваша компанія щодня імпортує нові документи в інфраструктуру, потреби вашої компанії розвиваються і в якийсь момент більше не відповідають використовуваному програмному забезпеченню DMS.
Або його постачальник збільшує ціни або змінює всю модель розрахунку, продукт більше не розробляється після поглинання або підтримка стає неадекватною. Якою б не була причина, вона просто більше не підходить. Зміна програмного забезпечення DMS очікує на розгляд.
Однак для того, щоб експортувати дані вашої компанії з вашої системи, щоб їх можна було використовувати в новій, деякі провайдери вимагають п'яти- або навіть шестизначної суми для послуг або компонентів експорту, які слід придбати пізніше. У євро. Лише тому що. Надання API для рішення DMS/ECM допомагає вам лише в обмеженій мірі, оскільки ви повинні (розробити) його для експорту, що також несе витрати.
Це законно. І, на жаль, звичайна практика. Технічним терміном для цього є "Блокування продавця". Більшість компаній дізнаються про цей факт лише перед тим, як змінити програмне забезпечення для управління документами, і перед ними постає справжній виклик.
Коли ви переїжджаєте в нову квартиру, ви, природно, вважаєте, що ваші власні меблі також будуть легко доступні в новій квартирі. Без необхідності платити їм вдруге.
Ваші документи та дані є вашими. В любий час.
Ми вважаємо таку бізнес-модель застарілою. У нас ніколи не було. Ми, звичайно, не хочемо використовувати ресурси розробників, щоб фактично заблокувати документи наших клієнтів і штучно збільшити перешкоду для переключення. Якщо компанії більше не задоволені програмним забезпеченням AMAGNO, адміністратори можуть експортувати всі ваші документи та їх версії, включаючи метадані, безпосередньо до структури подання в будь-який час і без нашої допомоги. Без програмування, технічної чи особистої підтримки з боку AMAGNO. Завжди соромно втрачати клієнтів, але це частина бізнесу. Тим не менше, ви все одно повинні мати змогу поглянути один одному в очі, навіть якщо ділові стосунки закінчуються. Ось інструкції щодо експорту документів з AMAGNO.
При виборі програмного забезпечення DMS враховуйте стратегію виходу
Вибираючи програмне забезпечення для управління документами, ви завжди повинні враховувати можливість зміни програмного забезпечення DMS. Детально уточніть у потенційних постачальників, які вимоги та витрати потрібно розрахувати для експорту даних вашої компанії. Дозвольте цим зусиллям та витратам вплинути на весь розрахунок. В іншому випадку необхідна зміна може вам дорого коштувати.