8 порад, щоб у день події нічого не пішло не так
Настав великий день, і зараз все має значення: кожен крок, кожна доставка, кожне оголошення вашої команди. Але навіть дні безпосередньо перед подією можуть стати бурхливими, так що ви часто не встигаєте структурувати великий день події змістовно. Всі місяці напруженої роботи та підготовки завершуються цим днем, але є ще багато вільних кінців, і годинник тикає.
Хоча в день події все ніколи не буде я згоден пішло за планом (це просто неможливо), але ви можете спати трохи спокійніше, якщо будете залишатися організованими. Ми покажемо вам, як.
1. Впорядкуйте свій графік
Прочитайте ідеальний графік для великого дня: О котрій годині слід вивантажити вантажівки? Коли слід закрити вхід для учасників? Коли все потрібно демонтувати і очистити сайт? Ви повинні мати свій графік на руках протягом усього дня, щоб ви могли одразу побачити, чи не відстаєте ви (або випереджаєте графік). Введіть час початку та кінця, а також назву завдання та ім’я відповідальної особи. Ось приклад:
| Початок | Кінець | завдання | Відповідальна особа |
| 6:00 ранку | 6:45 ранку | Розвантаження вантажівки на ділянці | Ліза |
| 6:45 ранку | 7:15 | Сценічна технологія, тест мікрофона | Грегор |
| 7:10 ранку | 7:20 ранку | Налаштування зони реєстрації | Алісса |
| 7:30 ранку | 7:45 o годинник | Брифінг персоналу служби безпеки | Ліза |
2. Підтвердити розподіл ролей і завдань
Для того, щоб дотримуватися графіка, вам потрібно мати точний огляд того, хто за що відповідає в день події.
Погляньте ще раз на розподіл ролей та завдань у команді. Переконайтеся, що були продумані, здавалося б, дріб’язкові завдання, наприклад, поповнення запасів питної води та льоду. Те, що на даний момент здається дрібницею, може перерости в серйозну проблему, якби не було планування. (Тільки уявіть, що могло б статися, якби у пекучі спеки під час віддаленого фестивалю у вас закінчилися запаси.)
Навіть ризикуючи повторитись, ми хочемо ще раз наголосити: У дні, що передують великому дню, ви не можете повторювати важливу інформацію досить часто. Надішліть розклад, ролі та список контактів із номерами телефонів кожному окремому члену команди, коли подія не за горами. Роздрукуйте цю інформацію, щоб вона завжди була під рукою. Тож ви можете використовувати свій розклад як контрольний список для перевірки виконаних завдань. Навіть якщо у вас є цифрова версія, не завадить мати роздруківку під рукою на всякий випадок.
3. Уточнити комунікативні структури
Говорячи про повторення, переконайтесь, що ваша команда чітко розуміє комунікативні структури в день події. Ви використовуєте для цього радіо або Wi-Fi? І що станеться, якщо з’єднання Wi-Fi втрачено або щось пішло не так?
Складіть план ескалації та вирішення будь-яких непередбачуваних питань. І не забувайте: це не план, якщо ви не записали його письмово та не роздали команді!
4. Складіть "екстрені набори" для вашої команди
Члени вашої команди будуть вдячні вам, якщо ви надасте їм екстрений комплект на день події. Нанизайте пакети з цінним посудом, таким як банки для мобільних телефонів та списки контактів, карта місця, батончики із злаками, вушні пробки або інші дрібниці, які допоможуть вам пережити день.
5. Зверніть увагу на слабкі місця
Перед початком заходу знайдіть 15-20 хвилин, щоб обійти місце події та знайти слабкі місця. Слідкуйте за районами, які можуть бути проблемними: наприклад, є проблема з мережею або громадський заклад не знає, як доставити каву представникам профспілки.
Додайте відсутні елементи до свого основного розкладу та переконайтеся, що кожне нове завдання призначено члену команди. Визначивши потенційні джерела помилок на ранній стадії, ви можете запобігти стресовим інцидентам під час події.
6. Підготуйся до розв’язання задач
Спокуса негайно впоратися з інцидентами є великою, але вам слід затриматися хвилини, щоб відстань, перш ніж давати вказівки своїй команді. Почніть режим вирішення проблем: Як ви можете конструктивно підійти до рішення? Можливо, корисно провести очне співбесіду з членом команди, оскільки ця людина не виконує свої обов'язки ретельно?
Найголовніше правило: якщо щось піде не так - не панікуйте! Журнал "Форбс" пише: "Люди, які успішно справляються з кризовими ситуаціями, здатні спрямовувати свої емоції та направляти їх до бажаної поведінки. Іншими словами: вони перетворюють свою напругу на енергію та прагнення до дії ". Ви можете дізнатися, як це зробити тут:
7. Не поспішайте насолоджуватися вашим заходом
Дайте собі час - і якщо це буде лише на кілька хвилин - взяти дистанцію та насолодитися подією. Швидко трапляється, що ви заблукали в хаосі дня, але не слід забувати, що саме в цей момент ви працювали всі ці місяці: ви повинні бути його частиною! Ця перспектива також дає вам краще уявлення про те, як ваші учасники переживають подію.
Ви також можете використати час, щоб запитати у своїх гостей, чи сподобався їм захід, і чи є щось, що ви можете зробити краще на наступному заході. Завжди носіть із собою блокнот, щоб записати свої висновки.
8. Листи та де-листи: проведіть брифінг
На наступний день після події залиште у щоденнику трохи місця, щоб переглянути, що було успішним - і менш вдалим - поки враження ще свіжі. Зателефонуйте своїй команді для проведення брифінгу та запишіть розмову. Чим більше деталей ви запишете, тим легше вам буде спланувати наступну подію.
Використовуйте час, щоб обговорити враження, які ви зібрали в команді. Зберіть усі фотографії, відео та цитати, які ви можете знайти. Вони стануть у пригоді для створення електронних листів із подяками, підсумків у соціальних мережах та рекламних матеріалів на наступний рік.
Не забудьте проголосити подію в кінці брифінгу з командою. Ти заслуговуєш на це!
Висновок у день події
Золоте правило: Листи, які не дають вам жити, насолоджуйтесь та розривайте їх. Якщо ви запам’ятаєте ці чотири грубі кроки і виконуєте їх, мало що може піти не так. Якщо у вас також є надійна і талановита команда, яка так само пристрасно ставиться до подій, як і ви, то день події стане для вас вітряком! О, і раз у раз глибоко вдихайте, дивіться і насолоджуйтесь! Ти заслуговуєш на це.