Добре підготовлений органічним контролем
Підготовка органічного контролю: що потрібно врахувати?
Плануйте рано
Компанія вже закладає основу для оптимального управління в своїй щоденній роботі. Зусилля значно зменшуються, якщо всі документи, необхідні для контролю, постійно оновлюються та архівуються чітко.
Співробітники, яким доручається підготовка та здійснення органічного контролю, повинні мати достатньо часу для відповідних завдань. І не тільки перед призначенням огляду. Всім працівникам, необхідним для обстеження, слід своєчасно повідомити про дату. Це єдиний спосіб переконатися, що вони доступні для інформації або що вони можуть організувати рівноцінне представництво. Якщо працівники не відволікаються на інші завдання в день перевірки, це допомагає забезпечити безперебійну перевірку.
Спостерігайте за інформаційними матеріалами контролюючого органу
Для того, щоб підготуватися до безпосередніх перевірок, варто поглянути на інформаційний матеріал, надісланий відповідним органом екоконтролю не пізніше із повідомленням про призначення. Перелічені там документи повинні бути організовані на день інспекції та максимально централізованими. Якщо з організаційних міркувань документи доступні лише в різних місцях компанії, їх слід подати там без тривалого пошуку.
Наступні документи та записи завжди повинні бути готовими до перевірки під час органічного контролю:
Опис компанії
Важливою основою процесу органічного контролю є операційний опис компанії. У ньому, серед іншого, описана структура компанії, продукти харчування, вироблені компанією, та її заходи щодо дотримання законодавства ЄС про органічні продукти харчування. Орган екоінспекції завжди повинен негайно інформуватися про будь-які суттєві зміни в описі. До них належать, наприклад:
- Введення в експлуатацію нового експлуатаційного місця
- Введення в експлуатацію субпідрядників
- Кадрові зміни в корпоративному управлінні
Тоді компанія може повідомити про менш значні зміни під час органічного контролю. Сюди входять такі переліки з додатка до опису компанії:
- Список постачальників
- Список клієнтів
- Перелік сировини
- Список предметів
Накладні та рахунки-фактури
Вся вхідна сировина та вихідна готова продукція повинні бути засвідчені оригіналами накладних та накладних. На рахунках-фактурах повинно бути видно, що вони були належним чином заброньовані.
Документи перевірки вхідної перевірки товарів
Нормативні акти ЄС вимагають, щоб органічні компанії проводили документальну перевірку документів на вхідні товари та органічної сировини, що постачається. Ці тестові документи повинні бути готовими до органічного контролю. Сюди також входять діючі органічні сертифікати від постачальників. Крім того, має бути можливим зрозуміти, як розглядались відхилення, виявлені під час перевірки вхідних товарів.
Рецепти та ярлики
В експлуатаційних документах використовувані в даний час рецепти та відповідні етикетки повинні бути чітко відокремлені від застарілих версій.
Документація споживання сировини та обсягів виробництва
Центральним пунктом органічного контролю є порівняння споживання сировини з виробами, виготовленими з них. Для цього всі дані про використовувану сировину, обсяги виробництва, обсяги реалізації, поточні запаси та запаси, починаючи з контролю попереднього року, повинні бути доступними у чіткій формі.
Чистка документації
Основним заходом захисту органічної їжі від заборонених речовин або змішування зі звичайною їжею є очищення складських та виробничих приміщень. Доказ очищення, який слід перевірити, повинен підтверджувати, що прибирання завжди проводилося до того, як органічні товари були збережені та до початку органічного виробництва. Крім того, успіх очищення повинен бути задокументований.
Документація боротьби зі шкідниками
Журнали заходів боротьби зі шкідниками та використовуваних методів повинні бути в хронологічному порядку. Якщо вони архівуються в Інтернеті уповноваженою компанією з боротьби зі шкідниками, доступ до бази даних повинен бути можливим у день інспекції.
Аналіз забруднюючих речовин
Наприклад, якщо компанія проводить аналізи пестицидів на свою органічну сировину та органічні вироби, вони також повинні бути доступні для органічного контролю. Сюди входить, якщо необхідно, огляд заходів, вжитих для усунення відхилень.
Запис скарги
Скарги клієнтів слід сортувати відповідно до дати їх отримання та причини скарги. Важливо також задокументувати заходи, вжиті для вирішення скарги.
Якщо всі контрольні препарати приймати близько до серця, це не тільки позитивно впливає на контрольну атмосферу, але більш просте і швидке впровадження також в кінцевому рахунку зменшує витрати на органічний контроль.