Lean Management Що потрібно знати про Lean Management
Глобалізація, економічні кризи, посилення конкурентного тиску та коротший інноваційний цикл становлять основні виклики для компаній. Швидкість оцифрування також неухильно зростає. Тому компанії повинні постійно переглядати свої бізнес-моделі та коригувати їх, якщо це необхідно. Крім того, вони повинні оптимізувати та впорядкувати свої процеси, зменшити витрати та зосередитися на цінності для клієнта у всіх діях. Фактором успіху для цього є ощадливий менеджмент, тобто ощадливий менеджмент. Структурні принципи також можуть бути застосовані до управління ІТ.
Ця стаття відповідає на найважливіші запитання щодо ощадливого управління та особливо ощадливого ІТ-управління.
Що таке бережливе управління?
Lean Management можна перекласти німецькою мовою як "Lean Management" і означає гнучкість. Бережливе управління охоплює всі методи, способи мислення та інструменти, за допомогою яких компанії можуть оптимізувати свої процеси. Худенька компанія в цьому сенсі концентрується на найнеобхіднішому та використовує потрібні ресурси в потрібний час з належною якістю, щоб досягти доданої вартості для клієнта.
"Управління ощадливим управлінням - це визнаний підхід до управління, який дає змогу створити свободу для інновацій, а також гнучкість та індивідуалізацію продуктів", - пояснює Інге Ганшке, керуючий директор з управління та ІТ-консалтингу Lean42. По суті, мова йде про надання індивідуальної продукції з найменшими можливими процесами, каже Ганшке.
Як збірник управлінських практик, ощадливе управління спочатку повертається до виробничої системи Toyota (TPS) і спочатку називалося ощадливим виробництвом автомобілів. У 1980-х Toyota виділялася порівняно з конкурентами вищою якістю, меншою кількістю відмов та більшою кількістю автомобілів, вироблених з меншими ресурсами. Основними елементами TPS були/є синхронізовані та стандартизовані процеси, уникнення помилок, вдосконалення виробничих систем та систематична кваліфікація працівників. За цим стоїть мета постійного вдосконалення (Kaizen).
Які цілі бережливого управління?
"Метою бережливого управління є створення цінності для споживачів без витрат, а також впорядкування та оптимізація процесів та організації", - говорить Ганшке. Прикладами "відходів" є погано підготовлені або проведені зустрічі, непотрібні формальності, тривалі багатоетапні процеси затвердження або перевиробництво. Неправильне використання технологій, непотрібні або перебільшені звіти та незрозумілі обов'язки також коштують багато часу та знижують мотивацію залучених працівників.
Щоб мінімізувати відходи, компаніям слід зосередитись на процесах, що додають вартість. Оскільки це впорядкування економить час і гроші, компанія може діяти ефективніше.
На яких принципах базується ощадливий менеджмент?
Для досягнення очікуваних ефектів, бережливе управління базується на наступних п’яти основних принципах: орієнтація на клієнта, орієнтація на вигоду/вартість, принцип потоку, принцип тяги та принцип нульової помилки.
орієнтованість на клієнта
На початку виникає багато питань: хто такі замовники? Які потреби/вимоги/цілі ви маєте? На що ви готові витратити скільки грошей? Яка вигода від чого замовника? Яка цінність продукції та послуг з точки зору замовника? Чи можемо ми самі або через постачальників доставити продукцію чи послуги у необхідній якості за цією ціною?
По суті, мова йде про визначення вартості товару або послуги з точки зору замовника. Мета полягає в тому, щоб адаптувати продукцію та послуги саме до потреб замовника, щоб він отримував потрібні послуги в потрібний час, у необхідній якості та за відповідною ціною. Окрім функціональності та зручності використання, якість є важливою перевагою споживача.
Але як визначити, які переваги для клієнта і що представляє для них додану вартість? Тут доступні два методи: Gemba Walk і Lean Startup. За допомогою Gemba Walk менеджер або бізнес-аналітик на місці отримує огляд поточної ситуації та процесів у власній компанії або у замовника. Він відправляється туди, де є проблеми або необхідні вдосконалення, і звертається до зацікавлених людей/працівників, щоб визначити причини проблем.
Підхід до ощадливого запуску - це отримання відгуку від клієнтів про товар чи послугу якомога швидше та з мінімально можливою вартістю. Для цього ви спочатку швидко розробляєте основну функціональність (що важливо?), А потім отримуєте відгуки клієнтів (як отримується товар? Як він працює?). Реальні побажання клієнтів та потреби ринку стають очевидними із відгуків. Отримані таким чином уявлення вливаються в подальший цикл розвитку та ведуть до постійного подальшого розвитку продукту.
Орієнтація на користь/цінність
Суть тут полягає у визначенні потоку вартості, а також у виявленні та усуненні відходів. Центральним елементом цього є аналіз потоку вартості. Потік вартості включає всі етапи та процеси, необхідні для виробництва продукту чи послуги - від сировини до готового продукту. Зосередившись на процесах додавання вартості, можна уникнути відходів і, наприклад, уникнути непотрібних функцій або етапів у процесах, щоб покращити пропускну здатність. Це дозволяє компаніям ефективно та оптимально використовувати наявні ресурси.
Принцип потоку
Це означає безперервний виробничий або бізнес-процес, який дозволяє уникнути піків та западин. На виробництві це можна зробити, наприклад, виготовляючи невеликі партії та уникаючи простоїв та проміжного зберігання. В адміністративних процесах можна усунути обмежувальні формальності, що затримують прийняття рішень.
Принцип тяги
Тут послуги надаються лише за потребою та на той час, коли вони вимагаються. Це означає, що виробництво не розпочинається, поки клієнт не зробить замовлення або запаси не досягнуть мінімуму. Мета полягає у використанні потужності за необхідності. Для швидкого реагування зазвичай потрібна тісна інтеграція між бізнес-процесами та партнерами.
Принцип нульового дефекту
Важливим принципом ощадливого управління є прагнення до вдосконалення та постійне вдосконалення (Кайдзен). Ганшке пояснює: "Оскільки кожна помилка розглядається як зрив процесу, ті, хто відповідає за них, досягають суті проблем на місці і негайно, шукають причини та усувають їх у корені. Результатом є збільшення ефективності та якості за рахунок зменшення Збої та швидке реагування на помилки, витрати на відмови зменшуються ". Постійно розпізнаючи та усуваючи помилки, компанії також стають навчальною організацією.
Яким чином можна ощадливий менеджмент перенести на ІТ?
ІТ можуть освоїти цю рівновагу, якщо вона базується на принципах ощадливості. "Ми називаємо це" м'яким "ІТ", - пояснює консультант Ганшке. 2З опроміненням компанії швидко та систематично визначають вихідні точки для збільшення вартості споживачів та для впорядкування та мінімізації відходів. Ви шукаєте цілеспрямовані рішення та впроваджуєте відповідні заходи, що базуються на швидкому виграші. ІТ-відділ повинен аналізувати бізнес-процеси. Важливо впровадити ощадливий менеджмент із використанням методів гнучкої розробки або DevOps у розумінні тісного взаємозв'язку розробки додатків та ІТ-операцій.
Які виклики та підводні камені тут?
Основні ідеї Lean Management стосуються вирішення проблем у поєднанні з постійним вдосконаленням. Тому мова йде про те, щоб бути чесними, невпинно аналізуючи поточну ситуацію та роблячи проблеми видимими, замість того, щоб їх приховувати. Це працює лише з корпоративною культурою, яка не судить про помилки, а розглядає виявлені проблеми як можливість подальшого розвитку та вдосконалення. Багато компаній тут ще мають щось наздогнати.
Оскільки аналіз потоку вартості охоплює всі виробничі процеси, починаючи від сировини і закінчуючи готовою продукцією, компаніям доводиться долати відомчі межі та оптимізувати їх для різних організацій, починаючи від закупівель, закінчуючи продажами та виробництвом. Отже, передумовами успіху є відкрите спілкування та культура роботи в компанії, відмова від силосного мислення, а іноді і подолання ієрархічних структур. Йдеться про управління змінами, оскільки часто необхідний тривалий, контрольований процес змін. Це часто вдається лише в тому випадку, якщо керівництво підтримує тих, хто відповідає за ощадливе управління.
Які переваги бережливого управління в ІТ?
Оцифровка змушує компанії переосмислювати та адаптувати свої бізнес-моделі через все коротші проміжки часу. Такі методи, як бережливий стартап з акцентом на основні функції, зворотній зв'язок із клієнтами та подальший розвиток, є визначальними для успіху, особливо в часи оцифрування, для коротшого часу виходу на ринок. Впорядкувавши, компанії також можуть краще опанувати зростаючу складність та створити свободу для необхідних інновацій.
На що компанії повинні звертати увагу при впровадженні ощадливого управління ІТ?
Ось ключові моменти тут:
Комплексний аналіз для розуміння поточної ситуації в компанії (де проблема?). Тут також опитування керівництва та ключових користувачів. Це про те, щоб зробити себе "чесним".
Визначте сфери дій, щоб мати змогу підійти до потрібних речей за допомогою правильних інструментів
Покроковий і спритний підхід
Пошук швидких виграшів, орієнтованих на вигоди: як бізнес-процеси краще працюють з ІТ? Як працює комунікація між відділами та ІТ-відділом? Хто і де має користь? Де проблеми?
Необхідна тісна співпраця між ІТ-відділом та департаментами
Відкрита культура продуктивності та помилок
Керівництво повинно бути прикладом відкритої корпоративної культури та створити умови для гарної роботи команди
Варіанти використання: Як можна впровадити ощадне управління в ІТ?
Два приклади ощадливого управління в ІТ:
1) Розробка нових груп споживачів та впорядкування адміністративних процесів у CRM
Компанія використовувала кілька CRM-систем і планувала замінити їх хмарним рішенням. Зовнішній консультант спочатку проаналізував бізнес-модель, зокрема групи споживачів та їхні канали контактів. Після цього був проведений комбінований потік вартості/наскрізний аналіз процесу, який виявив такі сфери дій, як незрозумілі обов'язки або надмірність даних. В рамках пісного запуску консультанти реалізували пілотний проект та протестували його з представниками відповідних груп споживачів. Після зворотного зв'язку рішення було змінено, поступово впроваджено з використанням гнучких методів розробки та закріплено в існуючій організації та ІТ-інфраструктурі. Результат: компанія змогла розпочати більш цілеспрямовані маркетингові кампанії завдяки кращій базі даних.
Однак під час проекту постала низка проблем. Потрібно було подолати опір середнього рівня управління, який мав проблеми з міжвідомчою співпрацею. Крім того, необхідні ноу-хау для гнучкої розробки в рамках проекту бережливого стартапу були доступні лише частково. Спочатку потрібно було накопичити знання.
2) Закріплення управління попитом в організації
Одна компанія вже запровадила управління попитом, але не "жила" ним. З цієї причини консультант спочатку визначив у комбінованому аналізі потоку вартості/наскрізному аналізі процесу, хто отримає користь від управління попитом: Хто використовує які результати в рамках яких процесів? Хто забезпечує які результати за якими процесами?
Таким чином, швидко з’явилися такі сфери діяльності, як незрозумілі обов'язки чи нечіткі процеси. Приклад: Оскільки управління попитом не брало участі у процесі подання заявок на проект або в управління портфелем проектів, це не мало жодного впливу.